人事檔案管理的信息化建設(shè)研究

李穎瑜

摘要：近年來，科學(xué)技術(shù)水平的提高推動了社會的不斷發(fā)展，人們的生產(chǎn)和生活方式也產(chǎn)生了重大改變。在現(xiàn)實生活中，各種各樣的新型技術(shù)層出不窮，例如計算機(jī)技術(shù)，為人事檔案管理工作的開展提供了更多的可能性。人事檔案管理工作在企事業(yè)單位的管理工作中占據(jù)重要地位，人事檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到相關(guān)單位的生存與發(fā)展。因此，人事檔案的日常管理中，需要利用計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性，來開展人事檔案管理的信息化建設(shè)。本文從人事檔案管理信息化建設(shè)中的問題出發(fā)，再提出具體的信息化建設(shè)策略，希望能夠為相關(guān)人員提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;信息化建設(shè)

目前，隨著市場經(jīng)濟(jì)化和經(jīng)濟(jì)全球化的共同作用，我們已經(jīng)步入了新的信息化建設(shè)時代。不僅人事檔案管理行業(yè)如此，每個行業(yè)或多或少的都充斥著信息化建設(shè)的濃厚氣息。在新的時代需求下，人事檔案管理的方式應(yīng)當(dāng)由人工轉(zhuǎn)移到信息化手段上來，這樣不僅能夠節(jié)省更多的人力資源，還可以促進(jìn)檔案管理工作的高效化。但是，由于現(xiàn)階段人事檔案管理的信息化建設(shè)正處于起始階段，所以還存在著很多不足，我們需要正視這些問題，制定出合理的策略予以解決。

一、人事檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員的素質(zhì)水平低下

人是檔案管理工作開展的主體，在人事檔案管理的信息化建設(shè)中扮演著重要的角色，起到了十分重要的指導(dǎo)作用。人事檔案管理離不開人，也決定了檔案管理人員素質(zhì)的高低決定了檔案管理工作的質(zhì)量[1]。現(xiàn)階段，由于人事檔案管理中缺乏高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才，使得人事檔案管理的信息化建設(shè)腳步得以停滯不前。人事檔案管理人員自身素質(zhì)低下，已經(jīng)跟不上時代的步伐，已經(jīng)與檔案管理的信息化建設(shè)之間形成了嚴(yán)重的矛盾。此外，很多檔案管理人員的技術(shù)水平不到位，自身認(rèn)知水平低下，導(dǎo)致對檔案管理工作常常不夠重視，使得在實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)一些不必要的錯誤，為檔案管理工作帶來嚴(yán)重的損失。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位

巧婦難為無米之炊，沒有好的基礎(chǔ)設(shè)備，管理人員技術(shù)能力再高也不會難以取得良好的管理成果。人事檔案的管理不但要以人為主體，還要將基礎(chǔ)設(shè)施作為載體來共同服務(wù)于人事檔案管理的信息化建設(shè)工作。在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)中，一些新型的技術(shù)設(shè)備是很有必要配備的，比如電腦、掃描儀等，這些對于人事檔案管理的信息化建設(shè)都有基礎(chǔ)性的影響[2]。但是，通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多人事檔案管理單位或部門，仍然存在設(shè)施不到位的情況，給人事檔案管理的信息化建設(shè)帶來了嚴(yán)重阻礙。

（三）沒有制定統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

沒有規(guī)矩不成方圓，因此在人事檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，必須制定一套行之有效的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，來規(guī)范相關(guān)人員的行為和操作，從而保證人事檔案管理信息化建設(shè)能夠高效有序地開展。現(xiàn)實情況中，很多人事檔案管理部門信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量堪憂，他們通常把自身的利益放在首位，對于人事檔案管理的信息化建設(shè)并沒有足夠的重視，也沒有制定一套有效的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案管理過程中的行為，造成檔案信息管理的與世隔絕，檔案資源的嚴(yán)重浪費，信息化建設(shè)在檔案管理中的作用也沒有得到應(yīng)有地發(fā)揮。

二、人事檔案管理的信息化建設(shè)具體策略

（一）建設(shè)高水平的基礎(chǔ)設(shè)施

上面提到，很多單位的基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善，導(dǎo)致人事檔案管理的信息化建設(shè)質(zhì)量和效率低下。鑒于此，人事檔案管理的信息化建設(shè)一定要建設(shè)高水平的基礎(chǔ)設(shè)施，這不僅包括在管理過程中的硬件配備，還要包括軟件技術(shù)的供給上。尤其是軟件技術(shù)，是人事檔案管理開展信息化建設(shè)的重要前提，一定要落實好這方面的工作。檔案管理人員要通過高水平的硬件和軟件，來建立一套系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效化、信息化。

（二）注重人事檔案信息的安全

在人事檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，不可避免的會出現(xiàn)信息資源共享現(xiàn)象。在信息資源共享中，應(yīng)把檔案信息的安全放在首位，杜絕檔案信息在共享過程中出現(xiàn)泄密情況，以造成不必要的后果。檔案管理人員要依據(jù)相關(guān)規(guī)范條例，對檔案實行嚴(yán)格的管理，從而確保人事檔案信息的真實性[3]。此外，檔案管理人員在信息化建設(shè)過程中，還要注重自身專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)的提高，自我提升計算機(jī)操作水平，在管理過程中對檔案進(jìn)行有效的備份，及時掌握檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，為檔案信息的安全提供可靠的保障。

（三）加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理人員的水平高低，往往決定著檔案管理質(zhì)量和效率的高低。現(xiàn)階段，檔案管理的信息化建設(shè)對于檔案管理人員的要求更高，檔案管理人員既要學(xué)會如何操作計算機(jī)，還要學(xué)會如何在信息化建設(shè)中充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性[4]。加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，確保檔案管理人員能夠掌握計算機(jī)技術(shù)，并將其運用至人事檔案管理的信息化建設(shè)中，不僅對于其自身的成長有著重要的推動作用，還有助于加快人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、結(jié)束語

人事檔案管理工作是人事管理中的一項重要內(nèi)容，其信息化建設(shè)的成效高低與否，之間關(guān)系著人事檔案管理工作的未來前景。對人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行研究，了解到現(xiàn)階段人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，從而學(xué)會如何運用具體的信息化建設(shè)策略去應(yīng)對各種問題，不僅對于改善人事檔案的管理水平具有重要意義，還有益于檔案管理人員通過信息化建設(shè)來提高自身在檔案管理工作中的工作質(zhì)量和效率，可謂是雙贏。所以，信息化建設(shè)對于人事檔案管理工作的重要性，更加不言而喻。

參考文獻(xiàn)：

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[4]李銘.對事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019 （16）：7-7.