物業公司檔案管理現狀及改進措施研究

景蕾

摘 要：本文通過對物業公司檔案的特點進行詳細闡述，結合檔案管理工作中存在的問題，探討科學的管理策略，提升檔案管理水平，充分發揮檔案價值，為物業公司的發展提供有效支持。

關鍵詞：物業公司;檔案管理;現狀;改進措施

1 引言

物業公司是房地產行業的重要組成，對行業發展起到關鍵作用。而物業檔案作為房地產管理維護工作的重要憑證，需要進行科學的管理，為物業服務水平的提升形成積極作用。

2 物業公司檔案的特點

物業公司檔案具有較強的專業性，需要對房地產項目建設和后期管理維護工作中的信息資料進行全面的收集和科學的管理，形成對物業管理工作的有效憑證。同時檔案資料涉及業主的相關個人信息，需要進行嚴格的保密，并保證資料的真實性，為后續管理工作的開展提供基礎保障。而隨著房產交易活動的不斷頻繁，檔案資料需要進行及時的更新，保證資料信息的真實有效[1]。

3 物業公司檔案管理的現狀分析

1）檔案管理工作缺乏有效的重視。檔案管理工作是物業公司經營管理活動的關鍵環節，對物業服務工作和房地產后期維護管理具有重要作用。但是在實際的管理工作中，對檔案工作缺乏有效的重視，使得檔案管理制度得不到有效的執行，不能實現對相關資料信息的全面收集和科學管理，不能為物業公司的管理決策的制定和服務質量的提供有效支持。物業檔案涉及房地產建設、移交和后期管理服務的各個方面，需要相關管理環節進行高效協作，保證資料的真實全面，為后期的管理工作提供可靠依據。而相關管理部門和工作人員并不能對檔案工作形成有效的重視，使得相關的管理規范不能得到高效的落實，無法形成較好的管理效果。

2）檔案管理制度不夠規范。物業檔案是對物業公司管理活動和房地產開發管理相關信息的直觀呈現，對檔案管理質量要求較高，需要保證資料信息的真實可靠，能夠為管理活動提供可靠的數據依據。而房地產建設和管理周期較長，涉及的管理環節相對復雜，對檔案工作提出了更高的要求，需要對相關資料信息進行高效的管理。但是在實際的管理活動中，檔案管理制度不夠完善，并不能結合實際管理需求，進行制度的及時完善。特別是隨著房地產建設和管理理念的不斷優化，傳統的管理思想已經不能形成較好的管理效果，需要管理部門結合工作中存在的實際問題，對現有的管理規范進行完善，使其能夠適應物業管理工作的實際需求[2]。

3）檔案資源利用率較低。在當前的檔案工作中，管理部門重視對檔案的收集、整理和保存，能夠為使用者和相關職能部門提供查詢和調用服務，缺乏對檔案資源的深入挖掘，不能充分發揮檔案價值，無法實現對物業公司和房地產行業發展的有效推動作用。對檔案資料缺乏有效的分析，使得其中的關鍵內容得不到有效的提取，不能對資料進行科學的分類和排序，容易導致管理混亂，不能充分滿足使用者的需求。同時檔案利用方式較為單一，資源缺乏高效的共享，利用效率較低，不能形成對企業發展的有效支持。

4）檔案管理人員專業素養存在不足。物業公司檔案管理的專業性較強，需要對房地產建設管理的各個環節進行有效的了解，能夠對物業服務工作內容進行有效的掌握，才能對相關的資料數據進行有效的分析和處理，充分實現檔案價值。但是大多數物業公司對檔案工作缺乏有效的重視，使得管理人員的配置不夠科學，缺乏專職檔案人員，管理人員的專業水平較低，并不能實現較好的管理效果。同時隨著信息技術在物業管理中的廣泛應用，大量資料以數字化形式呈現，極大提升了物業管理效率和服務水平。但是檔案工作人員缺乏有效的信息知識技能，并不能保證信息化管理工作流程的高效推進，無法實現管理效率的提升。

4 物業公司檔案管理的改進措施

1）加強對檔案工作的重視。檔案工作對物業公司服務質量和經濟效益的提升具有重要作用，管理部門要對檔案工作形成有效的重視，結合物業管理服務工作的實際需求，進行管理工作的科學優化，充分協調相關管理環節，形成有效的合力，為企業發展提供有效支持。同時要積極學習先進物業管理理念，引進先進技術手段，推動服務質量和管理水平的提升，轉變傳統的管理思路，充分結合管理實際，進行相關管理資源的高效整合，加強對檔案工作的投入和支持，實現檔案管理水平的提升[3]。

2）完善檔案管理機制。檔案管理部門要充分結合當前檔案工作中存在的實際問題，結合企業發展形勢和物業工作的實際情況，進行管理制度的科學完善，對管理流程進行高效整合，優化管理環節，針對具體的工作流程制定相應的管理標準，實現對管理工作的科學規范，保證管理制度能夠得到高效落實，實現管理質量的提升。同時要完善監管機制，對管理活動進行全面監督，及時發展管理活動中存在的問題和不足，對管理制度進行針對性的調整，提升管理工作的科學性。同時要對檔案資料的收集、整理活動進行相應的規范，制定相應的格式、標準，并對資料內容進行及時的復核審查，保證資料真實有效，實現管理效率的提升。

3）加強信息化建設。信息技術在檔案工作中的高效運用，能夠充分利用技術優勢，對管理流程進行科學的優化，使相關工作人員能夠借助信息設備實現管理工作的高效執行，并能夠通過網絡缺乏實現數據信息的高效傳遞，實現對資料信息的及時更新，提升時效性。檔案管理部門要推動管理模式的信息化轉變，首先要加強信息基礎設施建設，對信息設備進行合理配置，加強通信網絡環境構建，為信息化管理提供基礎保障。其次是建設完善的信息化管理平臺，對各個管理流程進行高效整合，管理人員能夠通過對管理平臺的訪問完成相關管理工作，并能夠為相關管理流程進行科學的規范和指導，實現對資料信息的高效收集和傳遞，能夠借助技術手段對管理流程進行全面監管，對相關操作進行全面的記錄，及時發現管理活動中的問題。同時信息技術的應用能夠實現紙質資料的數字化轉變，有效降低對傳統檔案的管理成本，提升管理效率。

4）優化檔案利用環節。為充分發揮檔案價值，需要對資料信息進行深入分析，對其中的關鍵內容進行有效的提取，先進信息技術的應用，如大數據、云計算等，能夠利用技術手段實現對數據信息的深入分析處理，建設完善的數字化檔案數據庫，并通過對檢索機制的優化，能夠充分滿足使用者的需求。同時能夠通過網絡途徑，對資源數據庫進行訪問，提升檔案資源利用效率。檔案資料通過網絡途徑形成高效的共享，能夠為物業公司的管理決策和相關職能部門的管理活動提供可靠的數據依據，推動房地產建設和管理工作的高效開展，提升物業公司的服務水平。

5）加強管理隊伍建設。檔案管理部門要加強對工作人員的培訓教育，結合管理過程中的實際問題進行培訓內容的針對性制定，提升專業素養，同時要加強信息知識教育，使其能夠符合信息化管理的要求。要加強思想教育，提升工作人員的服務意識，實現對檔案服務水平的提升。

5 結語

物業公司檔案工作對物業管理和服務水平的提升具有關鍵作用，管理部門要加強對檔案工作的重視和投入，積極學習先進的管理理念和技術，提升服務意識，推動信息化建設，實現檔案資源利用效率的提升，為物業公司發展提供有效支持。

參考文獻

[1]馬慶霞.物業公司房產檔案管理的具體現狀及改進建議[J].蘭臺內外，2019，252（15）：55-55.

[2]王中強.物業公司的檔案管理與創新模式[J].建筑工程技術與設計，2018（24）：3456-3456.

[3]張春娜.淺談完善物業檔案管理的建議[J].赤子，2019（20）：199-199.