信息化背景下提升檔案管理水平的策略

鄒舜賢?朱芹慧?李昂

摘 要：信息化背景下，檔案管理部門可以采取網絡技術、信息技術等，穩(wěn)步推動檔案管理活動的開展。它有利于促進檔案管理的資源共享與數字化，從整體上強化檔案管理能力。然而信息化技術運用于檔案管理中的問題也比較突出，應該充分分析其中的影響因素，發(fā)現和實施科學合理的應對措施和解決策略，穩(wěn)步促進檔案管理活動的持續(xù)革新和穩(wěn)步發(fā)展，增強檔案管理能力，強化檔案管理活動的規(guī)范化、統(tǒng)一化和標準化。

關鍵詞：信息化;檔案管理;提升策略

信息化及下，科學技術在持續(xù)完善和穩(wěn)步向前發(fā)展，為國內檔案管理工作創(chuàng)造了難得的改革契機，信息化科技能夠被高效率地運用在檔案管理活動中，它有利于提升檔案管理的信息化、科技化、科學化水平，降低人工操作失誤的概率，可以穩(wěn)步增強相關單位的檔案管理能力，提高檔案管理活動的工作效率。它也可以促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與不斷進步，在更大范圍內實現技術、信息資源的共享、傳播和使用，為科研人員提供必不可少的科研資料和技術性數據，穩(wěn)步促進科研工作的正常進行。它可以順應互聯(lián)網+、大數據、云計算、數據庫等科技領域的不斷發(fā)展，為用戶提供更全面、更詳細、更有力的檔案服務，挖掘歷史檔案的當代價值，持續(xù)增加國內文化建設、拓展文化影響力和軟實力。

1 信息化技術運用于檔案管理的主要問題

首先，檔案管理員缺乏較高的專業(yè)水平，沒有構建專業(yè)化的檔案管理隊伍。當前檔案管理信息化背景下，負責檔案管理的相關人員必須熟練使用網絡管理、多媒體、人工智能、信息技術、大數據、數據庫、計算機技術等。信息化背景下，檔案管理更需要經驗豐富的專業(yè)化檔案人才、高素質的計算機專業(yè)人才。然而國內檔案管理與的整體現狀是，缺乏高素質的復合型人才，他們不具備較強的檔案管理或者較高的信息化技術;管理人員缺乏高水平的專業(yè)能力與深厚的專業(yè)素養(yǎng)，沒有深入地把握檔案專業(yè)知識;管理經驗不夠豐富，運用計算機技術的能力不夠強，檔案管理標準化建設的水平比較低。如此以來，信息化檔案管理能力確實不高。當前國內檔案管理的不少人員缺乏較強的檔案管理意識，信息化檔案管理發(fā)生了這樣那樣的違規(guī)違法現象。

其次，檔案管理受到嚴重的網絡安全威脅。眾所周知，檔案管理領域中信息化技術的作用和功能至關重要，它能夠增強檔案管理的實效性，又可以提升檔案管理能力。充分地使用先進的信息化技術，提升檔案管理水平，共享檔案信息和資源。然而如今網絡技術、信息化科技被運用于檔案管理系統(tǒng)的過程中，存在著網絡病毒、安全漏洞、被黑客攻擊等各種網絡安全風險。不少不法分子借助網絡漏洞盜取各種類型的科技信息數據，在較大程度上影響了檔案管理的安全性和可靠性，導致信息化科技無法正常地運用檔案管理活動中。

2 信息化背景下提升檔案管理水平的策略

首先，強化信息化安全管理能力，增強管理人員專業(yè)技能。如今全社會的科技化、信息化水平穩(wěn)步提升，信息化建設變成了整個社會的全新發(fā)展趨勢。檔案管理人員要樹立強烈的信息化管理意識，以信息化檔案管理手段取代過去的管理檔案模式。在這種情況下，要切實順應信息化時代的形勢和需求，打造規(guī)范化、統(tǒng)一化、信息化、系統(tǒng)化的檔案管理模式。它能夠有效地強化檔案資料和信息管理的保密性和安全性，又能夠增強檔案管理的效率與水平。而且，信息化技術的運用具有顯著的優(yōu)勢，它可以節(jié)省相當多的人力物力財力，一步到位地對檔案進行從分類到立卷的所有操作。

其次，檔案管理員應該強化檔案管理信息化理念，不斷地掌握更多的應用技術，積極地追趕時代快速前進的腳步。檔案管理工作具有很強的時代性，為了真正提升檔案管理能力，要切實增強專業(yè)能力和水平，持續(xù)地習得新的檔案管理技術知識，為檔案管理活動奠定可靠的基礎。以增強管理人員的業(yè)務技能、專業(yè)素養(yǎng)為抓手，扎實地開展檔案管理工作，通過培訓與教育活動，強化檔案管理人員的法律法規(guī)意識，強化他們的信息化安全管理理念，并落實在管理活動中，切實提升檔案信息化管理水平。

再次，加強檔案信息化標準建設。檔案管理活動中，應該立足于檔案信息化標準建設。強化信息化標準建設具有重要意義，它可以保障和統(tǒng)一所有的檔案管理信息化水平和能力，反過來會促進信息化科技的發(fā)展，在解決檔案信息化管理問題的過程中穩(wěn)步提升信息化科技的水平。而且，強化檔案管理活動，重點表現在檔案數據的安全管理、備份與錄入等方面。以科研機構為例，在整理、錄入科研數據和信息的過程中應該保證它們的規(guī)范化、統(tǒng)一化和規(guī)范化。唯有如此，才能在更大范圍內形成標準化、統(tǒng)一化、規(guī)范化的檔案信息數據庫，推動檔案信息資料的傳輸和共享。此外，應該增強檔案數據安全管理，要運用先進的計算機科技來保障非常關鍵的各種信息與數據，避免這些數據或者信息出現丟失、被攻擊或者被盜，與否不法分子非法盜用這些資料，進而預防這些數據信息被拿來做各種違法亂紀之事。還有，要為數據資源恰當設置防火墻或者密鑰等，或者提升技術方案的科技水平，強化它的保密性和可靠性。科研人員要積極地接受相關部門和機構的指導，推動內部檔案信息和資料的標準建設，提升檔案管理活動的實效性，這也是強化檔案信息化管理活動的重要前提。

第四，兼顧硬件與軟件的搭配。在開展檔案管理活動的過程中，為了提升檔案信息化建設水平，應該同時兼顧硬件建設與軟件建設，堅決不能偏向任何一方。為了提升檔案信息化管理水平，不但要購買質量上乘、高水平的硬件產品和設施，又要引進高檔的檔案管理儀器，配置檔案管理的輔助硬件與基礎設施，而且要注重開發(fā)自己的檔案管理軟件，強化它的應用能力。在工作實踐中，檔案管理部門應和軟件企業(yè)強化聯(lián)系與溝通，按照單位本身的具體情況，做好檔案管理軟件的針對性開發(fā)，強化檔案管理信息化軟件的性能和質量，使它們可以高效率地實現工作目標。

最后，建設高水平的人才梯隊。在檔案管理活動中，為了真正增強檔案管理的信息化、科學化管理能力，應該儲備和建設高水平的檔案管理隊伍。再就是對現有的檔案管理人員進行業(yè)務培訓和繼續(xù)教育，它也有利于增強本機構的檔案管理能力。檔案管理單位應該不定期或定期舉辦各類業(yè)務培訓，強化檔案管理者的操作技能和專業(yè)知識。比如通過社會招聘、校園招聘引進高水平的員工，優(yōu)化人才隊伍的結構。在引進檔案管理人才的過程中，既要招聘檔案管理專業(yè)的相關人才，又要招錄那些計算機專業(yè)或者是具有復合學歷背景的畢業(yè)生或者求職者，從整體上強化檔案管理隊伍的能力和水平。

3 結語

信息化背景下，人類社會出現了越來越先進的信息化、科技化、網絡化技術，為規(guī)范化、統(tǒng)一化地開展檔案管理提供了有利條件檔案管理的相關人員應該持續(xù)增強自身的信息化技術運用能力，強化檔案管意識，穩(wěn)步找到更科學、更有效的檔案管理模式。檔案管理單位必須順應當前形勢的發(fā)展，積極地采取各種先進的科技手段、設備、技術和方式，穩(wěn)步提升自身的檔案管理能力，強化檔案管理能力，穩(wěn)步推動檔案管理的系統(tǒng)化、科學化、規(guī)范化，更好地服務于經濟社會的發(fā)展需要。

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