探究人力資源檔案信息化管理

王鵬

摘 要：人力資源檔案記載著勞動者的專業素質能力及工作經驗等信息，是勞動者工作經歷的重要憑證。隨著科學技術的快速進步，信息化管理被引入了人力資源檔案工作之中，對此項工作起到了積極的推動作用。檔案管理部門應深刻認識到信息化建設所帶來的巨大改變，要主動轉變傳統思維方式，積極運用信息化技術提升人力資源檔案管理的效率。本文首先分析了人力資源檔案信息化管理中的問題，并據此提出相應的解決策略。

關鍵詞：人力資源;檔案;信息化;管理

隨著企事業單位業務的不斷發展，人力資源檔案管理已成為企事業單位日常中的常規化工作。人力資源檔案記錄了勞動者的個人工作經歷及相關信息，在企事業人力資源管理中占據了重要地位。企事業單位可通過調閱人力資源檔案全面了解到勞動者的基本情況，從而遴選出最為優秀的人才。在科學技術的支撐下，信息化已成為社會的發展趨勢，在人力資源檔案管理工作中，同樣也應該與時俱進，利用信息化技術手段簡化人力資源檔案管理工作的流程，使相關信息更為準確，為企事業單位用工提供必要的參考。

1 人力資源檔案信息化管理工作中存在的問題

1.1 對人力資源檔案信息化管理重視不足

在企事業單位中，某些領導僅片面追求可觀的經濟效益，對人力資源管理方面的了解極少，尤其忽視了人力資源檔案信息化管理工作的作用。受到傳統觀念的影響，某些領導片面認為人力資源部門的工作可有可無，其工作質量如何跟單位整體運行關系不大。相比人力資源工作，更為關注自身經濟效益等因素。

1.2 缺乏嚴格的管理制度

企事業人力資源檔案工作中，由于某些企事業單位未能制定出嚴格的檔案信息化管理制度，使得在開展相關工作時出現了一定的問題。如工作標準不統一、管理人員思想懶惰等。造成人力資源檔案信息出現諸多錯誤，失去了其應有的價值及意義。另外某些檔案資料擺放位置不規范，為精確查找某一具體檔案帶來了不便。另外檔案管理人員為滿足一部分人的某些要求，不惜將人事檔案外借，不僅產生了巨大的安全隱患，并且嚴重泄漏了相關人員的個人信息。如長期維持這種狀況，可造成檔案產生一定程度的損毀，嚴重時會造成人才流失現象，最終影響到企事業單位的正常工作。

1.3 硬件設施較為缺乏

某些企事業單位的人力資源管理部門缺乏必要的硬件設施，造成日常工作極為繁瑣，不但效率明顯降低，并且使檔案信息的完整度及正確性受到了影響。另外由于硬件設施不到位，使儲存人力資源檔案的電腦容易在長期的工作狀態下感染電腦病毒，使人力資源檔案信息受到破壞或者泄露，對企事業單位造成了巨大損失，不利于企事業單位的可持續發展。

2 人力資源檔案信息化管理存在問題的解決策略

人力資源檔案信息化管理工作離不開互聯網技術的支持，為切實解決人力資源檔案信息化管理中的問題，應首先認識到人力資源檔案信息化管理的重要程度，并通過不斷完善相應的管理制度，通過適時引入互聯網技術，實施相應的解決方案進行處理。

2.1 提升人力資源檔案信息化管理的重視程度

在人力資源檔案信息化管理工作中，因所管理的資料較多，日常業務內容較為繁雜，因此要求工作人員需具備專業的管理能力，要建立起完善的檔案管理制度，提高對檔案信息的重要程度。管理人員應在人力資源檔案管理工作中結合各項社會活動，通過加強科技創新意識，積極推動傳統模式下的人力資源檔案向數字化、信息化的轉型，主動引接信息化技術所帶來的深刻變革。在檔案信息化的建設過程中，離不開各級領導的大力支持，如適當增加財政傾斜、對各項發展狀況給出極具參考性的建議等，能夠促進人力資源檔案信息化管理的建設進度，使其能夠發揮出最佳的效果。

2.2 完善人力資源檔案信息化管理制度

人力資源檔案信息化管理工作應遵循以下兩方面的規范。首先，應加強對建檔人基礎資料及各項真實數據的收集及整理。在收集整理建檔人詳細的資料時，要保證資料的準確性及全面性，將所涉及的資料全部歸檔。如建檔人的資料產生一定程度的變更，需及時進行修改，添加最新資料，去除失效或已無意義的資料。其次，要對各項數據資料進行及時的歸類處理，在此過程中應按照單位作為獨立個體的形式分別存放，杜絕人力資源檔案在后期出現人為篡改的情況。通過完善人力資源檔案信息化管理制度，能夠極大提升各項信息的準確性，并且采取信息化管理的手段還可以使檔案管理更加清晰化，便于今后查找相關資料。

2.3 在人力資源檔案管理中融入計算機信息技術

隨著計算機技術的快速發展，對人力資源檔案管理工作起到了極大的推動作用。將計算機技術應用到人力資源檔案管理工作之中，可有效提升部門工作效率，促進工作進程。但由于計算機信息技術需要連接互聯網，使得重要的檔案信息時刻處于網絡病毒的威脅之下。人力資源管理部門應加強對計算機網絡的監控，及時安裝專業殺毒軟件，定期升級病毒庫，不斷強化自身抵御網絡侵害的能力。通過及時采取必要的措施，能夠保障人力資源檔案信息的安全性，同時對提升檔案管理的效率起到了一定的推動作用。要依據計算機信息技術編寫出適合本單位實際需求的人力資源管理類軟件，并適時出臺能夠有效促進信息化建設的相關制度及措施，大力興建具備擴展功能的管理平臺，上線功能完備的業務管理與服務板塊，使群眾可以便捷的在網絡上查詢及辦理人力資源檔案管理的相關業務。

3 結語

在我國當前的形勢下，人事檔案不僅是記錄勞動者工作經歷的資料，并且還是企事業單位考察及選拔人才的重要參考指標。人力資源檔案信息化管理能夠顯著提升人力資源檔案的利用效率，為企事業單位選拔具備較高工作能力的人員。隨著企事業單位信息化進程的不斷深入，應將人力資源信息化管理提升到戰略高度，不斷滿足社會的需求，通過積極探究人力資源檔案信息化管理的路徑及措施，為經濟社會建設提供必要的人才支持。

參考文獻

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