新時(shí)期如何做好秘書工作

黃慧慧

摘要：秘書作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位一項(xiàng)重要的職業(yè)，除了起著連接上下的重要職能以外，同時(shí)也發(fā)揮著參謀咨詢、輔助決策、溝通協(xié)調(diào)的作用。隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)和制度的不斷發(fā)展，我國全面進(jìn)入新時(shí)代，在此背景下，各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化。在日新月異的社會(huì)環(huán)境中，秘書工作也應(yīng)順應(yīng)潮流，接受新思想，滿足新需求。本文主要就新時(shí)期如何做好秘書工作提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：秘書;學(xué)習(xí)能力;職業(yè)素養(yǎng);作風(fēng)建設(shè);管理規(guī)范

一、強(qiáng)化學(xué)習(xí)能力，提升職業(yè)素養(yǎng)

新時(shí)期，秘書工作需要進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)專業(yè)服務(wù)能力。如今的秘書工作已經(jīng)不再是簡單的傳話員、郵遞員，因此必須要根據(jù)從嚴(yán)精細(xì)管理的要求，積極學(xué)習(xí)最新的秘書領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，虛心向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)專家學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，即使不能夠成為業(yè)務(wù)上的專家，也必須要做到初步精通，不斷完善專業(yè)知識(shí)體系，要確保在平時(shí)的工程之中不會(huì)出現(xiàn)原則上的錯(cuò)誤。還需要積極地通過專業(yè)知識(shí)為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，發(fā)揮出參謀助手的作用，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠從繁忙的工作之中抽出更多的時(shí)間進(jìn)行謀劃。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，日常工作中應(yīng)注意機(jī)敏應(yīng)事，謹(jǐn)慎言行。考慮到秘書工作的特殊性，既沒有特定的工作指標(biāo)約束，也沒有任務(wù)規(guī)定，其工作性質(zhì)相對(duì)比較靈活，所以在日常工作中，秘書更應(yīng)該具有“隨機(jī)應(yīng)變”的基本素質(zhì)，面對(duì)事情需沉著冷靜，對(duì)事物的判斷要果敢、迅速，對(duì)事件的處理要謹(jǐn)慎穩(wěn)重。總體上講，新形勢(shì)下秘書工作的要求其做到手勤、腿勤、腦勤，在工作中保持較強(qiáng)的機(jī)動(dòng)性，并積極動(dòng)腦，以此保證周全，起到拾遺補(bǔ)缺之職能。新形勢(shì)秘書工作還要求慎重言論，以高度責(zé)任感約束自身語言表達(dá)，盡可能做到談吐文雅，言辭精煉，不啰嗦，不贅余;發(fā)表言論應(yīng)該保證言之有據(jù)，不能毫無憑據(jù)的夸夸其談，也不能言過其實(shí)、危言聳聽。總而言之，新形勢(shì)下的秘書工作，應(yīng)該精于行事，慎于言談，如此才能提高工作效率，減少工作失誤。

二、建立知識(shí)儲(chǔ)備，提高工作能力

首先應(yīng)建立較高的政治理論水平。無論是機(jī)關(guān)單位還是企業(yè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展，都需要一定的政治理論為指導(dǎo)。鑒此秘書工作中應(yīng)該保持較強(qiáng)的政治敏感性，對(duì)政治方向有較為明晰的把握。因此秘書需積極利用業(yè)余時(shí)間，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提升自我政治素養(yǎng)，保持清醒的政治頭腦，如此一來才能在日常工作之中緊緊跟隨正確的政治方向，保證工作高效有序。

其次應(yīng)培養(yǎng)扎實(shí)的語言文字功底。秘書人員工作中最為常見的即是語言文字工作，無論是“整理資料”、“會(huì)議記錄”、“日程安排”等工作都需要較強(qiáng)的語言文字綜合表述能力。由此可見，語言文字綜合能力幾乎是秘書在職場(chǎng)生存的關(guān)鍵技能之一。新形勢(shì)下，文字運(yùn)用頻率越發(fā)增加，無論是網(wǎng)絡(luò)信息傳遞，還是業(yè)務(wù)交流都需要文字表述。鑒此，秘書人員更加應(yīng)該具備扎實(shí)的語言文字功底，并且還應(yīng)該掌握一定的寫作規(guī)律。

第三，培養(yǎng)良好的溝通協(xié)調(diào)能力。特定情境下，秘書工作人員需代替領(lǐng)導(dǎo)做好銜接工作，尤其是組織內(nèi)部的銜接工作。新形勢(shì)下，秘書人員逐漸成為組織內(nèi)部協(xié)調(diào)的重要樞紐，其不僅是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)、建議、決策的第一“經(jīng)辦人”，同時(shí)也是搜集整理組織成員意見、反饋信息、實(shí)施效果等信息的主要“負(fù)責(zé)任”，是領(lǐng)導(dǎo)與組織各部門協(xié)調(diào)溝通的重要橋梁。

第四，構(gòu)建清晰的邏輯思維。秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的“心腹”，是領(lǐng)導(dǎo)的“臂膀”，其深受領(lǐng)導(dǎo)的信任與厚愛，在諸多決議中也具有一定的影響力。因此為領(lǐng)導(dǎo)決策的相對(duì)正確，就應(yīng)該確保秘書人員具備良好的是非觀，以此降低其對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思維的消極影響。

三、吸納傳統(tǒng)文化，促進(jìn)秘書工作和諧化

我國傳統(tǒng)文化中重和諧是十分重要的內(nèi)容之一，主要是指人與人之間的和諧，秘書工作中則主要是指秘書與領(lǐng)導(dǎo)間關(guān)系的和諧。要做好秘書工作，首先秘書應(yīng)對(duì)自己的位置有一個(gè)正確認(rèn)識(shí)，擺正自己的位置。秘書在領(lǐng)導(dǎo)直接授權(quán)下行使辦公權(quán)限，出入核心部門，鑒于這種特殊的密切關(guān)系，使得部分秘書得意忘形，結(jié)果引起領(lǐng)導(dǎo)反感。對(duì)此，秘書在工作時(shí)應(yīng)盡可能淡化與領(lǐng)導(dǎo)間的這種親近關(guān)系，踏實(shí)謙虛謹(jǐn)慎對(duì)待工作，認(rèn)真努力學(xué)習(xí)。其次，秘書應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)保持一致步調(diào)。秘書通過為領(lǐng)導(dǎo)處理日常的繁雜事務(wù)，從而讓領(lǐng)導(dǎo)有精力、時(shí)間去思考重大及長遠(yuǎn)問題，而領(lǐng)導(dǎo)豐富的工作經(jīng)驗(yàn)與人生閱歷，對(duì)秘書全面看待分析問題有指導(dǎo)作用，引導(dǎo)秘書不斷提升。對(duì)此，秘書應(yīng)多學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的長處，不斷提升自身的能力水平，充分發(fā)揮自身特長，積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分優(yōu)解難，超前做好服務(wù)。

四、強(qiáng)化作風(fēng)建設(shè)，樹立形象標(biāo)桿

良好的工作作風(fēng)體現(xiàn)在“嚴(yán)謹(jǐn)，精細(xì)，深刻，真實(shí)，快速”。工作作風(fēng)是影響工作質(zhì)量的直接因素之一，同時(shí)也是提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵要素之一。工作作風(fēng)是指導(dǎo)工作實(shí)際的一面鮮明的旗幟，具有良好工作作風(fēng)之人，日常工作必要也是雷厲風(fēng)行，高效有序。鑒此，新形勢(shì)下，秘書人員應(yīng)該形成以下幾點(diǎn)良好的工作作風(fēng)：1. 秘書人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到崗位的工作職責(zé)，并在日常工作積極履行自身職責(zé)。要達(dá)到上述目標(biāo)，首選就應(yīng)該幫助秘書人員樹立愛崗敬業(yè)精神，這是促使其積極投身工作事業(yè)的動(dòng)力，也是促使其養(yǎng)成忠于職守觀念的動(dòng)力，同時(shí)也是幫助其提升工作效率的不竭動(dòng)力。2. 秘書人員不僅需要具備忠于職守的“忠誠”精神，同時(shí)也應(yīng)具備“服從領(lǐng)導(dǎo)”、“無所抱怨”的“服從”精神。服從領(lǐng)導(dǎo)是秘書工作基本要求，違背領(lǐng)導(dǎo)指示和意圖辦事，不僅容易“弄巧成拙”，同時(shí)也有失本分。因此秘書人員應(yīng)樹立起服從領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)，同時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)決議工程中扮演好參謀決策，做到知無不言，不知慎言。

五、建立管理規(guī)范，規(guī)范秘書工作

在約束行為、防止偏差等方面制度有長效性、根本性等特性，秘書工作管理制度的建立，能確保秘書工作進(jìn)一步規(guī)范首先，禁止任人唯親，在選拔秘書人員時(shí)，應(yīng)由人事部門把關(guān)，合規(guī)合法選拔，避免領(lǐng)導(dǎo)自己挑選秘書或是領(lǐng)導(dǎo)干部說了算的情況。其次，嚴(yán)格限定秘書的權(quán)力，嚴(yán)格限定秘書的杈力在法律范圍內(nèi)，并制定明確的秘書責(zé)任、權(quán)力，確保秘書能夠依法行政。最后，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)秘書的監(jiān)督機(jī)制。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)工作的輔導(dǎo)人員，是不能行使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的，但是現(xiàn)實(shí)工作中領(lǐng)導(dǎo)會(huì)將部分權(quán)力授予秘書行使，這種權(quán)力轉(zhuǎn)授的確為現(xiàn)實(shí)所需，這也無可厚非，但是不能指望秘書能夠自覺合法行使這部分權(quán)力，現(xiàn)實(shí)生活中也不乏秘書假借領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威而產(chǎn)生的秘書腐敗事件。對(duì)此，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，將上級(jí)監(jiān)督、民主評(píng)議等監(jiān)督行使納入到秘書日常工作之中，確保秘書工作權(quán)力行使受廣大監(jiān)督，避免發(fā)生擅權(quán)、濫權(quán)等情況。

總的來講，秘書工作多為一些繁雜、瑣碎的事務(wù)，秘書工作做到位、做成功或許不能成就什么大事，但是一旦秘書工作做得不好，則會(huì)導(dǎo)致其它工作、其他人的工作受到牽連，甚至?xí)?duì)重大事件產(chǎn)生決定性影響。對(duì)此，秘書人員應(yīng)化被動(dòng)為主動(dòng)開展工作，從按部就班到適當(dāng)超前，避免各種紕漏，做到零差錯(cuò)，真正將秘書工作做好、做細(xì)、做精，并始終保持良好的精神狀態(tài)、旺盛的工作熱情、奮發(fā)昂揚(yáng)的斗志，確保在平凡的秘書崗位上展現(xiàn)自身的價(jià)值。

六、結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期，人們對(duì)秘書人員的文字綜合、組織協(xié)調(diào)、分析判斷以及相關(guān)的學(xué)習(xí)、實(shí)踐能力要求比較明確，認(rèn)同程度較高。隨著時(shí)代的變化，特別是秘書工作環(huán)境的變化，應(yīng)深化對(duì)秘書人員能力素質(zhì)內(nèi)涵的認(rèn)識(shí)，尤其是對(duì)那些易被忽視、卻又必不可少的“隱形”能力，應(yīng)有意識(shí)地加以鍛煉和培養(yǎng)，以此提高其工作實(shí)效。

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