淺談新時期人事檔案管理的問題及對策

李喜梅

摘要：新時期，我國經濟與社會的不斷發展，推動了人才市場的高度繁榮，各行各業中的人才分布和人才流向也都呈現出很大變化性。在此背景下，人事管理工作也應該與之相同步，需要更加完善的人事檔案管理機制，需要認識到新時代人事檔案管理的重要性，更需要具備人事檔案管理的創新思維和創新能力。但從當前人事檔案管理現狀來看，我們的檔案管理工作仍存在不少缺陷，概括起來主要包括人事檔案管理不系統，入檔材料質量偏低、管理重心不突出、管理模式傳統化。而就此原因來說，包括用人單位、個人、以及人社部門等多方面的主客觀因素。本文首先解析了人事檔案管理的作用，其后分析了當前人事檔案管理中具有代表性的相關問題，最后提出了一些針對性對策，以期進一步提升人事檔案管理質量，發揮人事檔案支援社會和經濟文化建設的巨大作用。

關鍵詞：新時期;人事檔案管理;問題及對策

經濟社會的發展離不開各類人才的支持，對于用人單位來說，完整且真實的人員檔案信息，是其辨別人才的重要參照，而對于個人來說，個人檔案信息也是對自己學習和工作經歷的客觀記錄，也可作為實現自己社會價值的一種工具。人事檔案管理工作是對這些重要資料的收錄、保存，以便于滿足個人和社會機構對檔案的查閱、調用，以及轉存等等?；诋斍拔覈娜耸聶n案管理仍存在不少缺陷，時常有檔案遺失，檔案造假、檔案損壞等等現象，給檔案管理和檔案使用工作帶來一定困難，這需要檔案管理部門予以高度重視，并著力提升人事檔案管理質量。筆者就此對相關內容作以下論述。

一、人事檔案管理的作用

人事檔案是人員信息的真實呈現，檔案管理是以專門的管理技術和管理規范對其進行地收集、整理、保管，其主要內容包括：個人在學習和工作期間獲得各種獎項，受到的各類懲處，以及社會成長與發展經歷等等。個人檔案可作為個人實現就業、職業晉升、留學深造、享受相關福利待遇、參與考核評審等等內容的有效憑證，這些檔案資料非常重要，會伴隨個人生活、學習、工作全過程，對個人有著極大影響作用。同時人事檔案資料也是各類用人單位，了解人才類型，評判人員素質素養的重要手段，這有助于用人單位的人才挑選和儲備，對于促進其更好發展有巨大支撐作用。

二、人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案伴隨所有人一生，它是對人員全生命周期的如實記錄，是各種人才成長和發展所必須的資料，人事檔案管理也對社會和經濟發展起著較大作用。但基于社會的復雜性，人員的巨大流動性，以及人的主觀思維影響，當前的人事檔案管理模式逐漸與時代發展所需形成一些矛盾，并成為了阻礙人事檔案管理事業發展的重要因素，亟需盡早解決，主要體現如下：

（一）人事檔案管理不系統

從檔案管理程序上來看，個人檔案緊跟個人流動狀態的變化而實現相應遷移，這就使得檔案的流動范圍擴大，負責檔案管理的主體增多，但各管理主體在進行檔案交接和管理中因辦理程序不一致，管理標準不統一，管理方式和管理水平參差不齊，加之并沒有一個具有普遍約束性和指導性的人事檔案管理標準，所以檔案的安全性和完整性也會出現一定的風險。這種問題往往自個人檔案從地方人事檔案局提出后便一直存在，尤其是一些用人企業自身并不具備人事檔案管理的完整條件，而且對于人事檔案管理工作也不夠重視，甚至一些用人單位沒有用于人事檔案管理的專門場所，也沒有設置專門的檔案管理人員。所以其檔案管理的系統性較低，這也容易導致檔案的丟失和損壞等等。

（二）入檔材料質量偏低。

首先，因一些檔案管理單位缺乏對檔案的主動收集意識，日常疏于人事檔案的定期整理，沒有對重要檔案進行跟蹤管理，使得一些重要的檔案資料散落在各類企業和個人手中，使得這些檔案的自身價值不能得到有效發揮，也無法確保檔案的安全性。其次，就目前來說，人事檔案的真實度也存在一定水份，主要體現在檔案殘缺、空洞、形式化現象嚴重，多是一些反映人員學歷、工作經歷、政治面貌等基礎信息的檔案，而有關人員實際工作能力，專項技術成果、參與的重大項目的說明、職業道德等等內容的檔案比較少，其實際使用價值不高，不便于用人單位對人才的客觀判定和選用。

（三）人事檔案管理的重心不突出

檔案管理的根木目的是更好地為生產生活服務，體現其實際價值。但就目前的人事檔案管理工作來看，一些管理部門人員將人事檔案片面地理解為資料保存工作，只是簡單地重復日常資料整理和保存事務，而沒有意識到人事檔案管理對于社會與經濟發展的巨大促進作用。沒有積極地推進人事檔案與社會生產發展之間地融合，人事檔案成果沒有得到有效轉化利用。體現為一些重要的檔案資料長時間封存在檔案間，其查閱和調用權限沒有既沒有得到開放，也沒有對其進行最新追蹤，使得檔案資料過于過于陳舊，無法滿足時代發展的使用需求。

（四）人事檔案管理模式陳舊

人事檔案的價值要想完全發揮出來，就必須要保持管理工作的高效高質，就必須要讓管理程序更簡單，管理方式更先進。但目前很多地區的人事檔案仍以紙質檔案居多，其管理上依舊采用的傳統的人工管理模式，在檔案資料的收集、歸檔、查詢、統計和調用等工作上，浪費了很大人力成本，而且管理效率不高。

三、新時期提升人事檔案管理的相關對策

面對當前人事檔案管理上的現實問題，檔案管理部門必須要引以高度重視，要完善人事檔案管理工作的相關制度，加強檔案管理監督和審查力度，加強人事檔案管理的信息化建設，具體內容體現如下：

（一）建設區域檔案管理中心，實現檔案系統管理

為有效改善檔案管理分散，各管理主體管控不力的問題，要加快建立區域人事檔案管理中心，要以區域為單位，將區域內的各企事業單位的檔案管理部門連接成一個統一體，采取一致的管理模式，實行統一的管理標準，加強檔案的交接和分類管理工作，避免出現管理混亂，影響人事檔案是完整性和安全性。管理實施中地方人社部們要發揮好帶頭作用，要在人社部組建，針對公務員、企業職工、流動人員在內各個管理 小組，并指派專人負責，加強與各企事業單位和其它社會機構的工作對接，真正實現區域內人事檔案的系統管理。

（二）加強對人事檔案內容的審查力度，突出管理重點

為保證人事檔案的質量，體現其對經濟社會的服務作用，需要重點加強對各類人事檔案的內容審查，加強對不同內容的區分和真假信息甄別。這要求各用人單位檔案管理部門，要組建專門的領導管理小組，小組由部門領導帶頭，挑選經驗豐富，資歷較老的優秀員工，明確各自的責任和義務，定期對人事檔案進行整理。要以充分滿足用人單位的人力資源管理和利用的實際需求基本原則，重點將檔案中反映個人職業能力、特殊技能、工作業績、社會信譽、培訓教育、參與項目、違法違規記錄等內容，整合到個人人事檔案里面。還要找出那些不合格的已歸檔材料，再經小組審核核查研究，并將其歸納到待完善事務中，然后進行統一的補充，在確保完整后在予以歸檔。以此推進人事檔案管理成果的轉化，最大限度發揮其人力資源的人才支撐作用，促進用人單位的進一步打發展。

（三）完善人事檔案管理考核評估制度，提升管理規范性

要提升人事檔案管理質量就必須要落實人事檔案管理的相關評估考核制度，讓人事檔案管理更具科學性和規范性。當前針對不少用人單位，人事檔案管理混亂，管理隨意化現象，采取對用人單位檔案管理部門的考核評估辦法。其具體實施包括三個方面，其一，實行定期考核管理制度。由人社部門聯合各級人事檔案管理單位，對區域內所有用人單位的人事檔案的管理工作進行檢查和監督，檢查頻次依據實際情況需要進行設置是，可以年為單位進行一次例行抽檢，也可以是半年或季度以此檢查，主要是發現其人事檔案管理中的問題，并予以及時的指導，監督其整改。其二，采用第三方測評的方式。人社部門也可以與一些有資質的第三方評估檢查機構進行合作，依靠社會中介機動靈活，且高效專業的特性，加強對區域內的各用人單位進行人事檔案管理的專項考評，并將考評的結果客觀公正地匯報給人社部門，人社部門據此進行相關工作部署。其三，激勵制度。根據對用人單位人事檔案管理情況不定期的不定期抽查，以及第三方評估的結果，對人事檔案齊全，人事檔案質量高，管理體系健全的用人單位予以相應的物資和精神上的激勵，以此提升其人事檔案管理質量。

（四）引入信息化技術，創新人事檔案管理模式

新時期，互聯網及各類信息化設備技術在各行各業中的運用已經越來越普遍。人事檔案管理也應該大力借助其優勢，加快建立人事檔案管理網絡體系，將各類人事檔案以數據信息、視頻、音頻等多種方式進行錄入，改變傳統人事檔案管理的低質低效、紙質檔案易損壞、檔案存放保管占用空間大、成本高，以及檔案查閱、調用、交接不便等等問題，有效提升檔案管理效率各管理質量，并促使現代檔案管理事業的整體進步。

四、結語

本文以我國當前人事檔案管理中的問題為導向，分析并總結出，加強區域中心建設，提升管理系統性;加強審查力度，突出管理重點;加強考核評估，提升規范性;引入信息化技術，創新管理模式的應對之策，有利于改善當前人事檔案管理現狀，提升整體管理水平。

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