新時期預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的幾點思考

崔蕾

摘要：目的：討論醫(yī)學(xué)檔案管理新思路，讓其更好的服務(wù)于疾病預(yù)防控制領(lǐng)域。方法：分析了防醫(yī)學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀并提出相應(yīng)的解決策略。結(jié)果：當(dāng)下預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理還存在一定的問題，需要采取有效措施對其進行進一步完善。結(jié)論：醫(yī)院需要完善檔案管理體系，加快信息化檔案管理建設(shè)步伐，及時反饋檔案信息，全面提升預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：新時期;預(yù)防醫(yī)學(xué);檔案管理

引言

預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案是疾病預(yù)防和控制過程活動形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價值的原始憑證及真實信息記錄，是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中的重要信息資源。自甲型H1N1流感、SARS以及當(dāng)下流行的新冠病毒等重大疫情傳播以來，加強預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理、注重信息檔案管理建設(shè)、實現(xiàn)信息資源共享，已成為預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的主要課題。

一、新時期預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案種類繁多且歸檔復(fù)雜。預(yù)防醫(yī)學(xué)涉及到多個領(lǐng)域，并逐漸形成了多層次的綜合性學(xué)科，因而在預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案當(dāng)中，既包含了流行病學(xué)調(diào)查報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)以及預(yù)防措施，還包含了疫情統(tǒng)計資料、實驗室原始數(shù)據(jù)以及免疫規(guī)范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理。

2.檔案管理不夠規(guī)范。部分預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員沒有嚴格遵守“檔案管理材料收集歸檔規(guī)定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實施細則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過流于形式，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關(guān)疫情預(yù)防檔案材料沒有及時收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著情況為專題調(diào)查、工作總結(jié)以及免疫效果檢測資料的丟失。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等，直接導(dǎo)致預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于為疫情防控提供第一手資料。

3.預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理較為分散。首先是由于近幾年來醫(yī)院內(nèi)部機構(gòu)改革導(dǎo)致出現(xiàn)的人員檔案管理較為分散，一些監(jiān)測數(shù)據(jù)、疫情防治宣傳教育資料只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，噠不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理技術(shù)較為落后，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)。且部分醫(yī)院還存在選擇檔案管理設(shè)備時較為隨意，多數(shù)采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

二、新時期預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的幾點思考

1.整理預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容，提升檔案利用率。疾控部門首先需要做的就是充實檔案庫，在信息化的新形勢下，需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來提升預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的利用價值。疾控部門需要根據(jù)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理特點進行改革，具有針對性和創(chuàng)造性的展開管理工作，有選擇性的進行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項目的開發(fā)，不斷擴大檔案的收集內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅包免疫規(guī)劃方案、疫情報告，還包括質(zhì)量控制及效果評價資料，能夠真實且全面的反映出疫情預(yù)防情況，將其作為其日后疫情防控的依據(jù)。

2.檔案的內(nèi)容要保證真實和準(zhǔn)確。預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案人員一定要遵守相關(guān)規(guī)定，實事求是的對檔案進行嚴格把關(guān)，不斷提升檔案的真實性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的敏感度以及較高的責(zé)任意識，要對每一手資料進行嚴格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進入，保證預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和真實性。

3.規(guī)范管理制度。規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大硬件方面的投入力度。根據(jù)“預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案工作條例”中的規(guī)定，要建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20平米一千卷的規(guī)格進行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理條例的明文規(guī)定，需要將預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案進行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱進行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內(nèi)還有必要配置計算機或者打印機等辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管卻無人看管的情況出現(xiàn)，管理的錯位或者交叉也會極大的影響到預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理部門需要建立一個預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案歸檔整理及檢查核對制度，并將這些制度落實到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查，即沒有依據(jù)相關(guān)報表不查，不在本院的范圍內(nèi)不查，沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

4.加強人員的管理意識。預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的專職人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗或者專業(yè)知識。首先，醫(yī)院需要大力進行對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作的宣傳，提升管理人員對檔案的管理的認識，讓其意識到檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化，當(dāng)今是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要醫(yī)院管理部門引進先進的管理手段，讓在職員工具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性。

5.預(yù)防醫(yī)學(xué)管理的現(xiàn)代化和信息化。隨著當(dāng)今社會的快速發(fā)展，利用計算機和信息網(wǎng)絡(luò)進行預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必然經(jīng)歷的道路。首先，醫(yī)院管理部門可以利用掃描儀或者計算機能現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計算機當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次是對預(yù)防醫(yī)學(xué)管理檔案的信息管理系統(tǒng)進行完善，建立出一個巨大的數(shù)據(jù)庫，采用相關(guān)的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息管理的實效性有重大意義。

三、總結(jié)

綜上，新時期給預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理帶來了一定的機遇，同時也帶來了較大的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)院疾控部門抓住這些機遇，從制度改革出發(fā)，對管理人員進行觀念上的更新，根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展趨勢，積極采取相關(guān)措施，實現(xiàn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化，全面提升檔案管理效率。

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