事業單位檔案管理問題與對策

畢春明

摘 要：現如今，越來越多的事業單位開始使用信息化方式來進行檔案管理，在傳統檔案管理方式逐漸向著信息化管理方式轉變的過程中，依然存在著一定的問題，特別是檔案的管理方式、觀念以及管理人員能力方面，都存在著一定的不足之處。因此，有必要對當前檔案管理工作中存在的問題進行分析和研究，希望能夠為事業單位檔案管理工作的發展提供參考建議。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題分析;解決對策

隨著事業單位改革的不斷深入，對檔案管理提出了更高的要求，檔案管理在事業單位的各項工作中起到決定性作用。譬如：事業單位人事檔案中記錄了每位職工的基本信息，包括其學歷信息、從事專業、工作經歷、個人榮譽等基礎信息，為評價個人工作業績提供了有力依據，也對職工的成長有重要引導作用。可以說，事業單位人事檔案管理貫穿于每位職工的職業生涯，對人事檔案進行集中整理，保證能夠有效利用人力資源配置，保證單位的正常運行。事業單位在人事檔案管理中出現了一些問題，阻礙了事業單位的發展。

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理重視程度不高

在事業單位發展的過程中，部分單位對檔案管理的重視程度不夠，其主要表現在：第一，事業單位領導對檔案管理工作的認識不夠，認為檔案管理工作只是簡單的文字整理和抄寫等，并不能夠為單位的各項事業發展帶來更多實質性效益，因此，很多領導都不會將更多精力放在檔案管理上。正因為如此，事業單位的檔案管理水平通常較低。第二，由于領導的不重視，使得相關管理人員也沒有對檔案管理工作有足夠的重視，這樣就很容易導致泄密的事情出現，甚至可能會出現故意盜竊機密檔案的情況發生，直接影響了事業單位的發展。

（二）檔案管理信息化程度較低

現如今，各行各業都已經逐漸借助信息技術來發展，對于事業單位的檔案管理工作來說，使用信息化技術勢在必行。當前，很多事業單位都已經意識到信息化檔案管理方式的重要性，也逐漸開始利用信息技術來對檔案進行管理，不僅方便了檔案信息的查詢和使用，同時也降低了管理的成本。但是，在事業單位檔案管理工作中，還存在信息技術和設備比較少，內部工作中缺乏現代管理理念的滲透，仍在應用傳統的管理方法和手段，只是將檔案信息錄入到計算機數據庫中進行簡單的記錄，而不是將這些檔案資料高效化的管理和利用，導致檔案管理工作效率低下，直接影響了事業單位的發展。

（三）檔案管理人員綜合素質偏低

檔案管理工作看似簡單，實際上對相關管理人員的綜合能力要求較高，不僅要求其具備過硬的專業技能，同時也要求其具備良好的職業道德和強烈的責任感。但是在當前的事業單位中，普遍存在檔案管理工作人員綜合能力偏低的情況，一方面，檔案管理人員不能夠與時俱進，缺乏專業知識的掌握，無法適應新常態下事業單位發展對檔案管理的需求，對檔案材料的收集整理、裝訂以及歸檔等方面的業務流程不夠熟悉，不能滿足檔案開發和應用的需要。另一方面，部分檔案管理人員的職業道德素養偏低，責任心不夠強，給檔案管理帶來混亂現象，需要加強檔案從業人員專業技術培訓，增強自身修養，確保檔案管理制度化規范化。

二、加強事業單位檔案管理工作的幾點建議

面對事業單位檔案管理工作中存在的問題，事業單位應當要給予足夠重視，從不同的角度加以改善，提升檔案管理工作的質量和效率。筆者總結出以下幾點內容：

（一）提高對檔案管理工作的重視

提高對檔案管理工作的重視，就需要事業單位的領導層級先轉變觀念，提高檔案管理的意識。第一，事業單位應當要將檔案管理提上日程，真正從根源上抓起，充分調動檔案管理人員的積極主動性，提高其對信息的收集和管理能力。第二，為了加強工作人員對檔案管理工作的重視，需要事業單位制定一套完善的考核制度，加快激發和挖掘年輕人的潛力和熱情，同時也能夠不斷規范管理人員的行為，促進檔案管理工作更加科學化和規范化。第三，事業單位應當要加強檔案保密方面的工作，安排專員對檔案進行管理，制定保密協議和查閱條件，禁止無關人員進入檔案室查閱檔案，與此同時，還要在外部環境上采取“加固措施”，避免機密檔案外泄。

（二）提高檔案管理的信息化建設

為了提升檔案管理工作的整體效率，應當要加強信息化建設。第一，借助信息化手段的優勢，建立相應的檔案管理信息系統，實現檔案的規范化、系統化的管理，將檔案按照不同的標準來進行分類管理，這樣不僅能夠提高檔案的管理效率，同時還能夠提高信息的利用效率。與此同時，還應當要建立信息共享和交流的平臺，實現“線上+線下”共同管理的方式，提高檔案信息資源的利用效率和檔案管理的整體效率。第二，事業單位應當強化對檔案管理工作的資源配置，在檔案管理方面加大資金的投入力度，配置性能良好、數量足夠的信息化設備，并組織檔案管理人員參加信息化業務知識培訓，提升事業單位檔案管理的整體效率。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質對檔案管理工作的質量和效率有著直接的影響，因此，事業單位應當要加強檔案管理人員綜合素質的培養。第一，應當與檔案管理人員合理分配工作，共同努力，無縫對接。可以邀請檔案管理相關專家來到單位內部進行新技術和理論知識的傳授，使檔案管理工作人員的專業技能能夠緊跟時代的腳步，全面提升自身的綜合能力。第二，應當要注重培養檔案管理人員的職業道德素養，定期展開思想政治教育，建立起一支政治覺悟先進、專業素質過硬、工作水平扎實的檔案管理人才隊伍，以人為本，充分發揮人的主動性、靈活性和創造性，為檔案管理工作注入持續活力。第三，檔案管理人員應當要提高自學的能力，積極并主動學習信息技術、管理觀念和能力基本技能，如：統計學、計算機基礎操作、心理學等，將檔案工作與現代化技術全面結合，提升檔案管理綜合能力。

（四）加強檔案管理的信息化建設。

隨著現代化信息技術的發展，其在各行各業的應用也越來越廣泛，為了提高檔案管理工作的效率，加強檔案管理的信息化建設也是一項重要的措施。首先，應該積極引進信息化設備和相關技術，包括計算機技術，網絡技術以及軟件開發技術，并積極引進相關的專業人才，從而加強信息化在檔案管理各個方面的應用。同時可以借鑒其他國家的先進技術，對微縮技術、聲像技術以及光盤技術等進行充分利用，加強我國事業單位檔案管理的信息化建設水平。

綜上所述，事業單位的檔案管理工作的開展對于事業單位的發展有重要的作用，為了強化事業單位的檔案管理，提高事業單位的工作效率，我們應該加強對檔案管理工作重要性的認識，并積極采取措施來加強檔案管理工作的創新，保證檔案管理工作的開展并促使其充分發揮在提高工作效率方面的作用。

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