信息時代背景下電子檔案管理探討

馬世卿

摘要：目前，我國網絡信息化越來越普及，各行各業在當前時代都進行了一定程度的轉變，利用先進的科學技術進行革新，其中檔案管理在這一方面有明顯的體現，檔案歷史由來已久，其記錄作用起著非常大的作用，而檔案管理是對檔案進行完整的保存管理，主要的管理方式為紙質檔案，但隨著信息技術的普及化，電子檔案逐漸代替紙質檔案，對檔案進行保存。本文將從電子檔案管理的主要原因出發，結合當前管理存在的問題，對提升電子檔案管理的有效性提出了幾點建議。

關鍵詞：信息化;電子檔案管理;探討

1引言

現階段隨著我國經濟速度的高速發展，網絡逐漸普及到各行各業，人民對信息的安全要求越來越高，檔案作為信息記錄的重要文件，信息的安全性顯得更加重要。而信息時代背景下，電子檔案的普及為我國企業檔案管理減少了大量繁瑣的程序，信息數據化促進了檔案管理的有序化與便利化，但是由于電子檔案的管理模式不夠完善，所以相關企業在檔案的管理中需要結合當前信息時代的特點要求，不斷加強制度的完善。

2企業對電子檔案進行管理的主要原因

（1）信息時代所趨。從蒸汽時代到電氣時代再到信息化時代，企業的運行管理模式也在不斷變化，在當前信息化的背景下，人民的日常生活全方位的與信息網絡相掛鉤，信息數據的管理與分析在企業發展過程中起著尤為重要的作用。在這種情形的驅動下，企業需要對電子檔案的管理進行強化，在利用電子檔案的優勢的前提下加強對信息數據的管理與分析，促進電子檔案管理工作的發展，保證人民信息的安全化以及檔案的服務化。

（2）電子檔案管理的必要性。由于檔案管理作為企業管理中較為主要的部分，其對企業某些部分的決策起著輔助性的作用，企業需要將信息技術運用到檔案管理中，減輕工作決策的困難度，提高決策效率。當前信息化時代，電子檔案有其獨特的優點，這些特點保證了檔案管理的準確性和有效性，主要體現在以下幾點：①電子檔案有相應完整的數據庫作為其基礎，信息數據庫有利于減輕工作人員的信息整理、收集的工作量，提升了檔案管理工作的有效性。②電子檔案修改較為方便，以往的紙質檔案在出現錯誤或者修訂的情況時，丁作人員在該過程中消耗時間過多，并且準確性不高，電子檔案則避免了這些情況的出現，便于企業檔案信息的更新。③電子檔案保存時間較長且保存完整;傳統的紙質檔案受外部自然環境影響較大，容易造成損壞或者丟失的情況，電子檔案則更為便利與準確。所以，從檔案管理工作的作用與電子檔案的優勢出發，企業對電子檔案進行管理是非常有必要的。

3當前我國電子檔案管理的缺陷

（1）管理制度較為過時。在信息時代的背景下，信息技術在企業內部管理中是否得到革新，是否符合時代潮流直接影響著該企業的綜合水平。根據目前我國企業在電子檔案管理的現狀來看，大部分的企業在管理制度的制定上較為過時，不具有時代性。例如企業在電子檔案的管理中沒有更新相關工作人員的具體管理細則，沒有結合電子檔案的特點修改管理制度，從而導致工作人員在電子檔案的管理中不能熟練準確的進行管理工作，工作的積極性與準確性有所下降趨勢。

（2）信息安全與準確度保障力度低。由于信息網絡化的普及化，人民對信息安全性的要求也在不斷提升，大部分的企業在電子檔案的管理過程中為保障信息的安全性大都采用密碼驗證、手機短信驗證等多種方式，但是由于網絡的普及化，容易出現病毒或者惡意盜取信息等狀況出現，從而導致檔案信息的泄露。由于電子檔案修改信息較為方便，它在提升效率的同時也降低了信息的準確度，因為工作人員在修改時可能會出現失誤，導致信息的失真。

（3）工作人員綜合能力較低。因為電子檔案都有其電子數據庫作為信息收集的基礎，所以其在一定程度上需要較為先進的信息技術作為支撐，但是根據對當前企業相關工作人員的研究發現，大部分的工作人員的平均年齡較高，其對新的信息技術的接受能力不高，沒有專業知識的儲備等，這導致工作人員在對電子檔案進行管理時專業操作性較低，效率不高，在一定程度上影響企業的發展。

4關于提升電子檔案管理的幾點建議

（1）加強對管理制度的更新與修改。根據上文所提出的企業在電子檔案管理制度上的缺陷可以發現，制度的完善度會直接影響該企業的工作效率與質量，所以企業需要不斷更新相關的管理制度。首先，企業的管理層需要意識到電子檔案的意義，從上至下傳遞正確的態度，確保電子檔案管理的有效開展。其次，針對內部相關人員出現的積極性與準確性下降的情況制定相關的獎懲機制，借助制度激發丁作人員的工作熱情與效率。最后，企業需要制定詳細具體的管理細則，確保工作人員明確電子檔案管理工作的主要內容，保障電子檔案管理工作的有效實施。

（2）保障信息的準確與安全。工作人員需要有效地利用電子檔案的優勢，避免優勢轉變為管理漏洞。當相關工作人員在對檔案信息進行修改時需要得到管理層的認同，并且修改后需要多次進行多次審核，避免因自我失誤造成信息的失真。除此之外，企業需要在一定時間內對電子檔案信息進行核對，保障檔案信息的準確性。另外，考慮到當前網絡的普及化，病毒的大量傳播，企業需要加強自身的信息技術，積極納入高素質高尖端人才，提高對病毒等的防控，加強對員工電子檔案信息安全的保障力度。

（3）提升相關工作人員的綜合素質。由于工作人員的綜合素質直接影響了電子檔案管理工作的效率與質量，所以企業為了提升管理水平必須對相關工作人員進行專業的指導與培訓。因為當前大部分企業的電子檔案的管理人員多為中年群體，其對新技術的接收能力較弱，企業需要開展相應的培訓課程，采取實踐與理論相結合的方式對相關工作人員進行系統的指導培訓。除此以外，由于信息技術對專業性要求較高，其在實際操作上具有一定的難度，企業需要在應聘工作人員時注重應聘者的專業能力，以免多次進行培訓，降低了培訓成本。

5結束語

現階段，我國已經處于信息時代，信息網絡化的普及度越來越高，各行各業為實現其可持續發展都對自身的信息技術水平進行了革新，在當前趨勢下，電子檔案的發展有其必然性。電子檔案相比紙質檔案更加的便利化與有效化，但是大部分的企業在管理上仍存在一定的問題，導致企業的電子檔案管理效率與質量較低。為了促進企業的信息化發展，電子檔案的有效管理是迫在眉睫的，希望本文所提出的幾點建議對其有所幫助。

參考文獻

[1]劉愛霞.信息化時代背景下檔案管理丁作的創新探討[J].中國管理信息化，2015（12）.