新時期學校檔案管理的創新分析

田景立

摘 要：高中學校的檔案涵蓋了學生的學籍冊、成績冊、畢業生登記表、學生綜合素質評價表及獲獎證書等，同時也涵蓋了學校教學管理文件、學校活動信息等，不僅對學生有約束的作用，更能詳細的評價學生個體優勢，還能夠為學校的未來發展提供參考依據，檔案合理管理，可幫助有關單位快速的了解學生的情況，為學生的未來發展奠定了基礎，檔案管理應為學生、為學校提供積極服務，在新時期創新管理方式，提高檔案服務育人的價值。

關鍵詞：新時期;學校檔案管理;創新分析

素質教育模式下，教育展開了系列的革新，檔案管理雖然并不直接的參與教育教學工作，但也是學校管理中十分重要的、不可或缺的部分，檔案管理應探尋新的思路，充分的結合當代科技手段，構建信息化的管理結構，使得檔案信息更加真實、有效，能夠靈活的整理檔案，做好檔案安全保存工作，形成系統化、有序化的檔案管理模式。

1 高中學校檔案管理工作存在的問題

1）缺乏檔案管理的重視。高中時期學校彌漫著高考的緊張氣氛，學校對學生們的成績尤為關注，也就相對忽視檔案管理，部分高中學校把檔案管理歸納為后勤工作，不在意管理的方式，使得檔案管理人員壓力較大，檔案的信息錯亂、混雜，需要檔案人員高度集中精神去處理這些看似簡單實則復雜的信息。高中檔案的信息量又比較大，學校沒有為檔案管理部門提供相應的管理設備，管理中比較依賴于人力活動，無論是領導、教職工還是學生本身，對檔案的重視意識遠遠不夠，導致檔案工作缺乏創新空間，難以展開創新變革[1]。

2）檔案管理未實現信息化。我國義務教育的普及，使得高中學校的學生量逐漸增多，高中每年都要進行一大批次的學生信息錄入，學生在高考季，檔案資料的整理也非常重要，高中若還是在龐大的數據與資料下，采取傳統的紙質版整理模式，無法避免出現信息錯漏的問題，當下高中已經逐漸沿用了信息化的管理，但信息化的平臺并沒有完全打開，信息系統的應用率也很低，很多資料需要進行一遍電子錄入，而后還需要進行余下的紙質整理，并不能完全取代紙質或者大部分進行電子處理，有關檔案后期查找起來比較困難。

3）缺乏完善的檔案管理制度。由于高中學校對于檔案的管理并不重視，因此制度也比較老舊，傳統制度針對紙質版的資料進行規則、技巧說明，并未過多的涉及信息化管理，新時期，若不能圍繞信息化技術，與學校的檔案管理主線進行制度重組，諸多檔案管理已經脫離了制度規范，不能在比較統一的、和諧的、適宜的制度下開展工作，那么責任的劃分，檔案的系統化結構構成也比較困難[2]。

4）檔案管理缺乏專業人員。檔案管理在傳統工作中，需要心細、耐心的人進行將檔案以簡化繁，整理為比較有秩序的檔案資料，因此女性成員居多，現階段，需要具有專業信息技術素養的人，進行數據的統計、表格的歸類、信息的整合等，應具有一定的數感與邏輯思維，但目前這種人才比較短缺，部分工作人員僅僅能處理基本的office軟件，難以借助數字化軟件，構建目錄、手冊、查詢系統等，信息的維護能力也不足，一旦設備出現問題，比較耽誤工作[3]。

2 高中學校檔案管理規范化的創新途徑

1）體現出檔案價值引起重視。檔案本身的確不如素質教育變革更為受學校關注，但檔案應體現出自己的本真價值，不能總在關鍵時刻才發揮作用，要在平時就體現出檔案的管理意義，如每學期學生入學的檔案收集后，不僅要進行資料的整理，還應快速的整合數據資料，為校領導提供檔案基礎上的有關參考信息，如入校人數、成績分級、家庭背景分類等，促使校領導一目了然的看到學生的基本數據，在簡單易懂、具有邏輯、可快速閱讀的資料下，便于校領導進行學生活動組織。另外在學校開展大型活動時，則調取以往類似活動的資料，對于當時活動的情況，包含成本、時間、參與人數等進行系統的分析，給予校領導相應的檔案文件參考，促使本次活動能夠結合前期經驗，減少成本的支出，獲得順利的開展。檔案部門應主動表現出檔案本身對學校的重要性，同時應提出內部的現代化考核要求，分別針對檔案的資料整理、信息查詢、技術創新等進行考察，可內部考察與學校抽查相結合，通過考核凸顯出當代信息化管理的漏洞，進而提醒學校購置有關的設備，使得設備儀器等符合實際的檔案管理需求，應構建適合學校的檔案管理端口，各個部門應有專人負責進行檔案的信息對接，對于檔案的填寫表格等，應結合我國的有關規定，與當地的相應規范，進行統一格式的收錄，禁止修改格式、篡改信息。應構建檔案材料的目錄與編號，對于各個學年的檔案有不同的編號區分，以便于快速查找。檔案的一致性格式有助于后期資料的整合與分類，學校還應要求檔案管理部門為學生提供服務，指導畢業生、入校生等正確的應用檔案。

2）建立健全的檔案管理規章制度。檔案管理中，相應規章制度應與信息化的管理相結合，如某教師想要提取某班級某學生的檔案資料，則需要在本校檔案管理系統上，提交申請，并說明申請的原由，歸還的時間以及用途等，提交給上級領導獲得審批后，則順勢提交給檔案管理部門，經過部門領導核實后確認，由檔案管理人員抽調資料，教師當場取走并在網絡上留下取走信號，留存取走檔案的時間、教師簽字等，而后在檔案歸還時，則應檢查檔案的完整性，與檔案被取走時的備份信息進行對比，確認無誤后則點擊歸還項。一系列的操作使得任何的教職工、校領導想要查閱檔案信息，都有明顯的應用痕跡，盡管只是當場查閱資料也留存在后臺相應的登錄痕跡，使得檔案管理具有高度嚴謹性。同時應針對不同的檔案，給予教職工、校領導不同的權限，部分涉及學生畢業、升學、就業的檔案，應高度保密。不達權限的教職工，甚至是相關領導都不可借閱，同時結合信息化的系列操作，構建制度并說明技巧，分別針對學生檔案、教職工檔案、后勤檔案、學生食宿檔案、設備購置檔案等進行批次處理[4]。

3）實現數字化和信息化管理。應構建系統化的檔案管理模式，學校的檔案不僅應保存文字內容，還應留存重要的視頻、圖片等，構建檔案的數據庫，在龐大的、多年的檔案信息量下，也應盡可能保留原件，著手將人工處理的檔案轉換為信息自動處理模式，通過建立適合學校的檔案管理系統，而便于信息的收錄、錯誤提醒、查詢、提取等，同時還應加強信息的共享功能，使得信息在不同的端口具有傳遞兼容性，避免信息在傳輸的過程中出現信息亂碼，共享渠道應設定權限，盡可能為學生提供異地查詢等便捷通道，便于外地的學生，或者已經畢業的學生，查詢有關的信息[5]。

4）加強學生檔案管理隊伍建設。檔案管理人員的專業素質，是新時期檔案管理能否創新的關鍵元素，由于高中缺乏對檔案管理的培訓，導致管理人員的經驗停留在傳統模式上，對新時期的信息化操作嚴重缺乏經驗，學校應盡可能為檔案部門提供培訓與外出學習的機會，使得專職檔案人員具有專業素質，避免教職工兼職檔案管理工作，應明確落實責任，分配任務，提出各個階段的檔案管理目標要求，將工作需求與考核結合起來，提高工作人員責任意識。

3 結束語

檔案管理是比較復雜且系統的工作，應構建新時期新的工作模式，充分借助互聯網，打造高效管理空間。

參考文獻

[1]劉帥偉.新時期學生檔案管理工作存在問題及對策[J].安陽師范學院學報，2019（4）.

[2]王磊.加強學生檔案規范化建設初探[J].辦公室業務-管理與實踐經緯，2017（19）.

[3]徐愛玲.智能化發展在高中檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2018（18）.

[4]廖明.新時期學校檔案管理的創新分析[J].科技視界，2019（16）.

[5]馬玉妍，宋巍巍.新時期學校檔案管理的創新分析[J].邊疆經濟與文化，2016（08）：109-110.