新時期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新分析

田景立

摘 要：高中學(xué)校的檔案涵蓋了學(xué)生的學(xué)籍冊、成績冊、畢業(yè)生登記表、學(xué)生綜合素質(zhì)評價表及獲獎證書等，同時也涵蓋了學(xué)校教學(xué)管理文件、學(xué)校活動信息等，不僅對學(xué)生有約束的作用，更能詳細(xì)的評價學(xué)生個體優(yōu)勢，還能夠為學(xué)校的未來發(fā)展提供參考依據(jù)，檔案合理管理，可幫助有關(guān)單位快速的了解學(xué)生的情況，為學(xué)生的未來發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，檔案管理應(yīng)為學(xué)生、為學(xué)校提供積極服務(wù)，在新時期創(chuàng)新管理方式，提高檔案服務(wù)育人的價值。

關(guān)鍵詞：新時期;學(xué)校檔案管理;創(chuàng)新分析

素質(zhì)教育模式下，教育展開了系列的革新，檔案管理雖然并不直接的參與教育教學(xué)工作，但也是學(xué)校管理中十分重要的、不可或缺的部分，檔案管理應(yīng)探尋新的思路，充分的結(jié)合當(dāng)代科技手段，構(gòu)建信息化的管理結(jié)構(gòu)，使得檔案信息更加真實、有效，能夠靈活的整理檔案，做好檔案安全保存工作，形成系統(tǒng)化、有序化的檔案管理模式。

1 高中學(xué)校檔案管理工作存在的問題

1）缺乏檔案管理的重視。高中時期學(xué)校彌漫著高考的緊張氣氛，學(xué)校對學(xué)生們的成績尤為關(guān)注，也就相對忽視檔案管理，部分高中學(xué)校把檔案管理歸納為后勤工作，不在意管理的方式，使得檔案管理人員壓力較大，檔案的信息錯亂、混雜，需要檔案人員高度集中精神去處理這些看似簡單實則復(fù)雜的信息。高中檔案的信息量又比較大，學(xué)校沒有為檔案管理部門提供相應(yīng)的管理設(shè)備，管理中比較依賴于人力活動，無論是領(lǐng)導(dǎo)、教職工還是學(xué)生本身，對檔案的重視意識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致檔案工作缺乏創(chuàng)新空間，難以展開創(chuàng)新變革[1]。

2）檔案管理未實現(xiàn)信息化。我國義務(wù)教育的普及，使得高中學(xué)校的學(xué)生量逐漸增多，高中每年都要進(jìn)行一大批次的學(xué)生信息錄入，學(xué)生在高考季，檔案資料的整理也非常重要，高中若還是在龐大的數(shù)據(jù)與資料下，采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)版整理模式，無法避免出現(xiàn)信息錯漏的問題，當(dāng)下高中已經(jīng)逐漸沿用了信息化的管理，但信息化的平臺并沒有完全打開，信息系統(tǒng)的應(yīng)用率也很低，很多資料需要進(jìn)行一遍電子錄入，而后還需要進(jìn)行余下的紙質(zhì)整理，并不能完全取代紙質(zhì)或者大部分進(jìn)行電子處理，有關(guān)檔案后期查找起來比較困難。

3）缺乏完善的檔案管理制度。由于高中學(xué)校對于檔案的管理并不重視，因此制度也比較老舊，傳統(tǒng)制度針對紙質(zhì)版的資料進(jìn)行規(guī)則、技巧說明，并未過多的涉及信息化管理，新時期，若不能圍繞信息化技術(shù)，與學(xué)校的檔案管理主線進(jìn)行制度重組，諸多檔案管理已經(jīng)脫離了制度規(guī)范，不能在比較統(tǒng)一的、和諧的、適宜的制度下開展工作，那么責(zé)任的劃分，檔案的系統(tǒng)化結(jié)構(gòu)構(gòu)成也比較困難[2]。

4）檔案管理缺乏專業(yè)人員。檔案管理在傳統(tǒng)工作中，需要心細(xì)、耐心的人進(jìn)行將檔案以簡化繁，整理為比較有秩序的檔案資料，因此女性成員居多，現(xiàn)階段，需要具有專業(yè)信息技術(shù)素養(yǎng)的人，進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、表格的歸類、信息的整合等，應(yīng)具有一定的數(shù)感與邏輯思維，但目前這種人才比較短缺，部分工作人員僅僅能處理基本的office軟件，難以借助數(shù)字化軟件，構(gòu)建目錄、手冊、查詢系統(tǒng)等，信息的維護(hù)能力也不足，一旦設(shè)備出現(xiàn)問題，比較耽誤工作[3]。

2 高中學(xué)校檔案管理規(guī)范化的創(chuàng)新途徑

1）體現(xiàn)出檔案價值引起重視。檔案本身的確不如素質(zhì)教育變革更為受學(xué)校關(guān)注，但檔案應(yīng)體現(xiàn)出自己的本真價值，不能總在關(guān)鍵時刻才發(fā)揮作用，要在平時就體現(xiàn)出檔案的管理意義，如每學(xué)期學(xué)生入學(xué)的檔案收集后，不僅要進(jìn)行資料的整理，還應(yīng)快速的整合數(shù)據(jù)資料，為校領(lǐng)導(dǎo)提供檔案基礎(chǔ)上的有關(guān)參考信息，如入校人數(shù)、成績分級、家庭背景分類等，促使校領(lǐng)導(dǎo)一目了然的看到學(xué)生的基本數(shù)據(jù)，在簡單易懂、具有邏輯、可快速閱讀的資料下，便于校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行學(xué)生活動組織。另外在學(xué)校開展大型活動時，則調(diào)取以往類似活動的資料，對于當(dāng)時活動的情況，包含成本、時間、參與人數(shù)等進(jìn)行系統(tǒng)的分析，給予校領(lǐng)導(dǎo)相應(yīng)的檔案文件參考，促使本次活動能夠結(jié)合前期經(jīng)驗，減少成本的支出，獲得順利的開展。檔案部門應(yīng)主動表現(xiàn)出檔案本身對學(xué)校的重要性，同時應(yīng)提出內(nèi)部的現(xiàn)代化考核要求，分別針對檔案的資料整理、信息查詢、技術(shù)創(chuàng)新等進(jìn)行考察，可內(nèi)部考察與學(xué)校抽查相結(jié)合，通過考核凸顯出當(dāng)代信息化管理的漏洞，進(jìn)而提醒學(xué)校購置有關(guān)的設(shè)備，使得設(shè)備儀器等符合實際的檔案管理需求，應(yīng)構(gòu)建適合學(xué)校的檔案管理端口，各個部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的信息對接，對于檔案的填寫表格等，應(yīng)結(jié)合我國的有關(guān)規(guī)定，與當(dāng)?shù)氐南鄳?yīng)規(guī)范，進(jìn)行統(tǒng)一格式的收錄，禁止修改格式、篡改信息。應(yīng)構(gòu)建檔案材料的目錄與編號，對于各個學(xué)年的檔案有不同的編號區(qū)分，以便于快速查找。檔案的一致性格式有助于后期資料的整合與分類，學(xué)校還應(yīng)要求檔案管理部門為學(xué)生提供服務(wù)，指導(dǎo)畢業(yè)生、入校生等正確的應(yīng)用檔案。

2）建立健全的檔案管理規(guī)章制度。檔案管理中，相應(yīng)規(guī)章制度應(yīng)與信息化的管理相結(jié)合，如某教師想要提取某班級某學(xué)生的檔案資料，則需要在本校檔案管理系統(tǒng)上，提交申請，并說明申請的原由，歸還的時間以及用途等，提交給上級領(lǐng)導(dǎo)獲得審批后，則順勢提交給檔案管理部門，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)核實后確認(rèn)，由檔案管理人員抽調(diào)資料，教師當(dāng)場取走并在網(wǎng)絡(luò)上留下取走信號，留存取走檔案的時間、教師簽字等，而后在檔案歸還時，則應(yīng)檢查檔案的完整性，與檔案被取走時的備份信息進(jìn)行對比，確認(rèn)無誤后則點(diǎn)擊歸還項。一系列的操作使得任何的教職工、校領(lǐng)導(dǎo)想要查閱檔案信息，都有明顯的應(yīng)用痕跡，盡管只是當(dāng)場查閱資料也留存在后臺相應(yīng)的登錄痕跡，使得檔案管理具有高度嚴(yán)謹(jǐn)性。同時應(yīng)針對不同的檔案，給予教職工、校領(lǐng)導(dǎo)不同的權(quán)限，部分涉及學(xué)生畢業(yè)、升學(xué)、就業(yè)的檔案，應(yīng)高度保密。不達(dá)權(quán)限的教職工，甚至是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都不可借閱，同時結(jié)合信息化的系列操作，構(gòu)建制度并說明技巧，分別針對學(xué)生檔案、教職工檔案、后勤檔案、學(xué)生食宿檔案、設(shè)備購置檔案等進(jìn)行批次處理[4]。

3）實現(xiàn)數(shù)字化和信息化管理。應(yīng)構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理模式，學(xué)校的檔案不僅應(yīng)保存文字內(nèi)容，還應(yīng)留存重要的視頻、圖片等，構(gòu)建檔案的數(shù)據(jù)庫，在龐大的、多年的檔案信息量下，也應(yīng)盡可能保留原件，著手將人工處理的檔案轉(zhuǎn)換為信息自動處理模式，通過建立適合學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，而便于信息的收錄、錯誤提醒、查詢、提取等，同時還應(yīng)加強(qiáng)信息的共享功能，使得信息在不同的端口具有傳遞兼容性，避免信息在傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)信息亂碼，共享渠道應(yīng)設(shè)定權(quán)限，盡可能為學(xué)生提供異地查詢等便捷通道，便于外地的學(xué)生，或者已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，查詢有關(guān)的信息[5]。

4）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，是新時期檔案管理能否創(chuàng)新的關(guān)鍵元素，由于高中缺乏對檔案管理的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的經(jīng)驗停留在傳統(tǒng)模式上，對新時期的信息化操作嚴(yán)重缺乏經(jīng)驗，學(xué)校應(yīng)盡可能為檔案部門提供培訓(xùn)與外出學(xué)習(xí)的機(jī)會，使得專職檔案人員具有專業(yè)素質(zhì)，避免教職工兼職檔案管理工作，應(yīng)明確落實責(zé)任，分配任務(wù)，提出各個階段的檔案管理目標(biāo)要求，將工作需求與考核結(jié)合起來，提高工作人員責(zé)任意識。

3 結(jié)束語

檔案管理是比較復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，應(yīng)構(gòu)建新時期新的工作模式，充分借助互聯(lián)網(wǎng)，打造高效管理空間。

參考文獻(xiàn)

[1]劉帥偉.新時期學(xué)生檔案管理工作存在問題及對策[J].安陽師范學(xué)院學(xué)報，2019（4）.

[2]王磊.加強(qiáng)學(xué)生檔案規(guī)范化建設(shè)初探[J].辦公室業(yè)務(wù)-管理與實踐經(jīng)緯，2017（19）.

[3]徐愛玲.智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）.

[4]廖明.新時期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新分析[J].科技視界，2019（16）.

[5]馬玉妍，宋巍巍.新時期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新分析[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2016（08）：109-110.