大數據時代檔案工作需要變革

徐建新

摘 要：現如今，我國是互聯網快速發展的新時期，隨著互聯網、物聯網、云計算等現代信息技術的迅猛發展，信息數據能以更快的速度進行分析、處理和利用，大量關聯的或非關聯的信息數據經過新的數據結構之后，又會不斷涌現出大量的、新的信息數據。因此，在大數據這一時代背景下，檔案部門如何適應新情況，且能夠有所作為，已經成為大家必須面對的一項重要課題。

關鍵詞：檔案工作;大數據時代;改進對策

在現代社會中，隨著科技水平的不斷提高，云計算與大數據技術為人們的生活提供了便利，也帶來了機遇與挑戰。因此，檔案管理部門應當順應時代的發展，積極面對大數據時代帶來的挑戰，使用科學有效的應對方法解決遇到的難題，從而完善檔案管理工作，提高員工的工作效率，促進企業發展。

1 在目前的檔案工作中運用大數據手段的重要意義

檔案工作的核心內容主要體現在收集相應的檔案數據，并且借助于特定技術手段來完成針對檔案數據的妥善保管，以便于后期進行檔案查閱或者檔案利用。由此可見，檔案工作能否體現良好的工作成效性，其在根本上能夠決定利用以及開發各類檔案信息的總體效果，并且關乎檔案數據安全。檔案工作包含了較為繁瑣的檔案調取、檔案保存以及檔案管理流程，因此體現為明顯的綜合性特征。在原有的檔案工作模式下，檔案管理人員局限于紙質檔案的收集與保管。但是實際上，紙質檔案十分易于破損，或者受到潮濕環境以及其他因素導致的影響。為了實現檔案工作的模式轉型，那么目前有必要引進大數據的全新檔案管理手段。相比而言，具備大數據特征的檔案工作模式具有更加顯著的便捷性，進而實現了檔案工作整體成本減低以及檔案安全性提升的效果。此外，大數據檔案包含較多的視頻、圖片及其他數據形式，客觀上增強了檔案信息本身具備的真實性與直觀性。

2 大數據時代檔案工作需要變革

2.1 重新定義檔案工作內容

檔案工作內容應從管理檔案實體向管理檔案內容轉變。一切檔案工作圍繞檔案內容開展，檔案的收集根據內容收集，檔案的保管根據內容分類保管，檔案的提供利用根據內容提供，檔案的統計根據內容統計。當然，這些工作需要計算機的輔助，更多的是通過大數據技術來實現。

2.2 提升信息數據的處理能力和水平

我們知道，每一個部門日常業務工作中都會產生大量信息數據，但是具有保存價值的信息數據可能連10%也不到。“以視頻為例，連續不間斷監控過程中，可能有用的數據僅僅有一兩秒。”我們要想在很短的時間內將這些價值分析和挖掘出來，無異于“沙里淘金”和“大海撈針”。檔案信息元數據從產生以后，經過了征集、整理、鑒定、編研、利用乃至保管的全過程，業務流程較多，工作量也非常巨大。因此，掌握和運用大數據處理技術，從海量檔案信息數據中分析出有價值的信息數據，將會逐漸成為所有工作中的重中之重。要進一步增強信息數據處理的時效性。目前，在反恐應急、搶險救災等突發事件處理中，對信息數據實時、快速處理的要求極高，對事發現場的信息數據必須快速、準確分析，否則現場指揮人員將很難做出科學決策。同樣，各級檔案信息管理部門要加快館藏內容擴容速度，提高對信息數據的分析處理速度和實效，更好地適應用戶需求。

2.3 檔案管理手段的創新

在大數據信息時代，檔案管理應解放思想，轉變觀念，深化改革。這就要求在檔案管理中應用現代信息技術，創新檔案管理模式。檔案管理的創新不僅使檔案管理過程更加簡便，而且使檔案管理更加規范化、完整化、現代化、獨立化，使組織的質量更高、更快、更有效率。在信息時代和大數據時代的背景下，我們應該打破傳統的簡單的檔案管理模式，逐步實現檔案管理的信息化、數據化和科學化。結合單位實際情況及具體發展規劃，合理制定專項檔案管理制度，科學的管理可以減少檔案管理人員的工作強度，提高工作效率和質量。

2.4 完善網絡檔案管理安全系統

檔案信息的安全是保證檔案管理工作可以順利開展的關鍵，因此，工作人員應當注重檔案信息的安全性，完善檔案管理安全系統，從而有效地防止檔案信息出現泄漏、盜取等情況。為了有效地防止黑客入侵，檔案管理部門應當加強網絡監管的力度，通過完善網絡監管機制對檔案信息數據庫進行全程監控，從而保證工作人員在第一時間發現黑客入侵。同時，部門還要使用網絡信息防護技術，通過使用認證技術、加密技術、數據恢復技術等先進的網絡信息安全技術，保證檔案信息的完整性與安全性。例如，街道辦的工作人員為了保證信息的安全，購買了瑞星個人防火墻技術，這種技術具有完備的規則設置，能有效保護網絡不受黑客攻擊。并且還擁有超強智能反釣魚能力，通過升級智能反釣魚引擎，大規模升級惡意網址庫，全面提升了對釣魚網站的攔截能力，因此，街道辦在使用了這項防火墻技術后，信息的安全性得到了顯著提高。

2.5 加強統籌規劃部門檔案信息化建設工作

中國工程院副院長干勇委員講道：全國性大數據平臺的建立，將直接使創新活動減少成本，少走彎路，縮短研發周期，促進科研人員迅速取得一些創新成果。要規劃全國性或區域性檔案資源云服務，實現全國或區域內檔案條目的集中與共享，實現查重檔案的存放與共享。檔案部門在檔案信息化建設工作中，首先必須考慮到此項工作的計劃性和前瞻性，對現有的信息化工作進行合理統籌，確保檔案信息化建設與其他各項工作信息化建設的平衡、協調關系。要正視檔案信息化建設過程中出現的問題，及時調整工作思路和方法，對檔案信息化建設決策進行必要的、實時的評估、修改和補充，以適應時代的發展變化。要建立與檔案信息化建設相適應的機構設置，實現各項工作的專業化、精細化。在檔案信息化建設中應建立起多部門協作機制，落實層級責任分工。要按照信息數據的征集、存儲、管理、分析、利用的業務流程設置相應機構，各機構之間應各司其職，合理、有效地分析和輸送檔案信息數據，確保輸出的檔案信息數據的科學性、精確性，進一步提高檔案利用者的決策科學化與管理精細化的水平。

2.6 重新定義檔案工作者角色

當前，檔案不受重視有很多因素，有檔案屬于輔助工作、檔案工作技術性不強、對檔案從業人員要求不高等等。但是在大數據時代，檔案工作的專業性更強，對檔案工作者素質及能力的要求更高。檔案人員從檔案保管員向檔案數據師轉變。檔案工作人員也是檔案數據生成者分析師，也是檔案數據整理師，還是檔案數據分析師。

3 結語

面對大數據的目前時代背景，檔案工作日益表現為全新的特征。檔案工作的基本宗旨在于保留珍貴的檔案材料信息，以便于隨時調取各類檔案數據或者檔案信息。因此為了應對當前的大數據背景，那么作為檔案管理的具體負責人員更加需要著眼于防控泄漏檔案信息的隱患，運用科學手段來保障檔案安全，確保體現最佳的檔案工作實效性。

參考文獻

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