淺析新形勢下文書檔案管理工作創新路徑

謝巖

摘 要：基于新形勢背景之下，文書檔案管理工作逐步受到相關工作人員的高度重視，文書檔案記錄了一個單位或是組織詳細的工作情況，這些資料能夠為該組織長期發展提供有價值的參考意義。因而，采取相關措施來有效做好文書檔案管理工作十分有必要。基于此，本文將結合新形勢、新技術背景下來探究文書檔案管理工作創新路徑，以期促進文書檔案管理工作順利開展。

關鍵詞：新形勢;文書檔案管理;創新路徑

文書檔案記錄著一個單位或是集體的珍貴信息，既包含工作歷程、有價值的項目參考信息等。因此，基于新形勢背景之下，更應當就傳統文書管理工作進行分析，來有效采取創新路徑彌補以往傳統文書檔案管理工作所存在的弊端。進而，有效提升文書檔案管理工作質量，為企業或是集體獲得可持續長遠發展提供更有價值的參考意義。

1 新形勢下文書檔案管理工作創新重要意義及必要性

在以往傳統文書檔案管理過程之中，通常借助紙質文書檔案進行匯總分析，根據檔案內容的時間、內容、項目、單位等要素分門別類存放，設定保管期限表，當查找某個文書時，需要根據文書所屬的類目人工進行找尋查閱與分析。因此，傳統文書檔案需要耗費較多的人力、物力，并且存在工作效率較慢的情況。基于新時代背景之下，大數據技術以及其他現代信息技術的應用為當前的文書檔案管理工作提供了必要的技術支撐。對于各大單位以及集體而言，更應當抓住新形勢之下的各種契機，來有效開展信息化文書檔案管理工作，規范單位或是集體的文書檔案管理工作，借助電子檢索等高效率、高質量的方式來開展管理工作，進一步發揮文書檔案管理在工作當中的重要意義。

因此，在新形勢之下，為更好發揮文書檔案在單位中的重要意義，相關檔案管理人員應當積極結合新技術來將人事、財務、行政、合同等多種文書類檔案進行有效規制，來為公司更好的做決策提供有價值的參考意見以及發揮文書檔案本身的重要價值。除此之外，面對各單位文書檔案數量的逐步繁多以及難度的逐步增大，檔單管理人員也應當借助更為豐富的載體以及創新的管理手段來提升檔案管理效率，在先進科學知識以及技術操作技能加持之下，提高管理人員的業務能力與素質，為社會和單位發展提供必要的信息支撐。基于此，可以看到積極開展檔案管理工作對于企業發展而言十分有必要。

2 新形勢下文書檔案管理工作具體創新路徑

2.1 前期：建立文書檔案管理系統

基于新形勢背景下，為有效開展文書檔案管理工作，需要建立更加科學、系統的文書檔案管理系統。在辦公自動化普及的今天，單位或是集體更應當加大電子文書檔案的比重來做好單位文書檔案管理工作。因而，相關工作人員有必要借助信息化的設備在歸檔、資源查詢以及借用等方面來構建系統的文書檔案管理系統，來在短時間內做好文件的生成、輸入、存儲等各項工作，確保單位的紙質文書檔案能夠借助電子文書的形式進行整理。而通過雙系統管理的建立與完善，也能夠進一步保證該單位文書檔案信息資源的安全性，為市場經濟和社會發展提供更有價值的信息資源服務。在文書檔案管理前期工作中，可以根據年度保管期限等進行編號及分類，來有效做好前期的檢索工作，為后續文書檔案管理保密性以及工作人員查詢提供便利。

其次，相關工作人員也應當做好企業辦公自動化系統與文書檔案管理系統銜接工作，加快企業文書電子檔案的建立，進而使得專業性的人才為文書檔案管理工作提供更加有效的幫助，提升檔案文書管理工作水平。最后，相關檔案管理人員還應當優化文書檔案利用服務，借助數字檔案館的建設來進一步提高文書檔案的利用效率，通過軟件、硬件設備的保障來為資源庫的擴展提供技術支撐，并借助培訓專業知識過硬的管理人才來有效提高檔案管理效率，做好目錄數據庫、全文數據庫及電子文檔的收集及歸檔的前期工作。

2.2 中期：創新文書檔案管理模式

在文書檔案管理中應當將創新管理模式常態化，來積極借助信息技術提高文書管理效能，并且借助管理模式的創新來提升文書檔案管理質量與效率。具體而言，檔案管理部門可以借助區域網來創建自身的文書檔案網站，通過開放式的系統來讓工作人員及時上傳文書檔案相關的信息，為更多公司員工提供更加便利的搜索體驗;之后，在創新文書檔案管理模式過程之中，也應當是使得人員培訓常態化，通過創新方式的開展來讓工作人員掌握更多的文書檔案管理的新手段、新模式，來減輕文書檔案管理負擔以及提升文書檔案管理的完整及精確性。而主管部門也應當將檔案進行細致分類，借助排序、編碼等工作來使得文書檔案更加具有條理性;還可實行檔案負責制，對于文書檔案的每一個崗位都應當明確其工作職責。

除此之外，還應當根據本單位的實際情況來加強數字檔案資料建設以及檔案信息安全管理，并且充分開發和利用文書檔案資料為更多單位人員進行信息查詢提供便利，也為公司領導層做決策提供有價值的參考。比如，在本單位人工立卷過程中，立卷人需要根據自身的理解對各類文件進行有序分類，但是由于個人主觀性的差異，會使得同一個文件的分類不盡相同，影響檔案案卷管理的質量，為今后工作帶來不便。因此，可以借助新的《歸檔文件整理規則》來借助計算機檢索軟件有效降低人為因素，在檔案管理過程中既能夠充分發揮現代信息技術管理優勢，也能夠真正實現簡化檔案管理手段、深化檢索的檔案管理目的。

2.3 后期：融入文書檔案風險意識

在新形勢下文書檔案管理與建設過程之中，也應在管理后期融入風險管理意識，使得文書檔案工作能夠實行常態化、持續化發展。具體而言，在文書檔案管理過程中，應當根據實際情況加大對于檔案管理安全性的執行力度，借助細節管理來加強文書的檔案查閱與登記工作強度，同時根據文書檔案的細節管理來編制文書檔案統計簡表，通過電子形式記錄登記表和檔案借出歸還情況來保證文書檔案的規范管理。除此之外，例如，在目前單位構建文書系統過程之中，還可以借助網絡防火墻等網絡保護模式來構建綠色網絡環境，降低網絡不安全性所帶來的文書檔案泄露以及惡意刪改等情況，而通過防火墻隔離模式等的應用，也能夠對于各類文書檔案信息的安全性提供保障。

例如，可以借助微縮等技術手段來將文書的關鍵字跡模糊掉，把手寫印記或是有印章的文書檔案轉化成具有圖像性質的網絡電子文件，來有借助電子方式減少文檔儲存空間，并通過驗證以及備份等模式來防止文件失真，進一步增強文檔的保密性。除了技術的加入之外，也應當通過人為干預來做好文書檔案后續的風險管理工作，當文書檔案管理過程中出現失誤，相關工作人員應當及時發現問題、整改問題，并讓工作人員按照嚴格的獎懲以及值班制度來有效提高工作效率。例如，檔案管理工作人員應當采取相應的方式來區分密級與非密級文件，按照一定分類依據進行規制，通過登記庫的使用來有效進行區分與保管，并且在機關密集文書檔案管理工作過程之中，更應當借助高度保密等相關的原則來取得檔案服務機構備案證書，并采取專人全程監督執行保密協議等做好登記交接手續，真正保證密級文書檔案的完整與安全。

3 結束語

總而言之，文書檔案管理工作較為復雜、專業，檔案管理人員應當具備更強的責任感與過硬的專業知識。基于新形勢背景之下，各單位管理人員也應當積極借助現代化技術來助力文書檔案管理工作的開展，通過創新與優化目前的管理模式，對以往文書管理過程中存在的問題進行有效改進，來進一步提升檔案管理質量以及效率。進而，為單位或是集體后續發展提供有價值的信息資源支撐。

參考文獻

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