高職院校檔案意識培養探析

余亞浩

摘 要：新時代對高職院校檔案工作提出了新要求，不僅要提高社會大眾的檔案思想認識，而且要提高檔案專業人員職業素養和檔案意識。高職院校的檔案意識對檔案歸檔、開發、利用等都具有重要意義，而且對檔案信息化的發展有促進作用。

關鍵詞：高職院校;檔案意識;意識培養

社會發展離不開檔案的記錄，而檔案意識必然會伴隨著檔案的產生。高職院校檔案意識的產生和發展對本校檔案工作至關重要。正如事物發展的原理，檔案意識的發展同樣都會出現由低級向高級發展的過程。如果對我國檔案意識發展歷程總結，可以看出是遵循社會發展規律的，而且我國良好的社會環境也是檔案意識發展的助推器，因此高職院校檔案意識的發展是穩步前進的。

1 概念界定

檔案意識由檔案工作者檔案意識和社會大眾的檔案意識共同組成的，由于檔案工作者從事具體的工作，所以他們與社會大眾的檔案意識有極大的差別。筆者認為對檔案意識的主體做詳細闡述很有必要，而且要強調檔案工作者在檔案意識中的主體地位。檔案意識定義中的人包括兩方面的主體：一方面是社會人員即未專門從事檔案工作的人員，另一方面是檔案人員即檔案工作者。

2 研究現狀

高職院校檔案是學校發展的真實記錄，能夠真實反映高職院校的階段性發展目標、教學工作、學生情況、對外事務等相關現狀，它為高職院校各項工作的順利開展提供重要依據。2020年，楊玲通過分析高職院校學生檔案管理中出現的問題得出了培養大學生檔案意識的必要性[1]，進而提出了培養學生檔案意識的有效途徑。2018年，宋健通過對檔案意識發展演變的歷程研究[2]，提出了我國檔案意識發展演變的特點以及對檔案事業的啟示。2013年張進從彝族修譜活動中思考分析出我國社會檔案意識的現狀和原因[3]。綜上所述，我國對檔案意識的研究較為豐富，但是涉及高職院校檔案意識的研究則相對不多。高職院校檔案事業起步晚、發展慢，因此我們有必要通過研究分析提高高職院校檔案意識。

3 高職院校檔案管理出現的問題

3.1 特色檔案管理資源缺失

目前，我國大部分高職院校并未意識到自身的特色優勢是檔案管理中重要的組成，并且檔案管理的資源利用率較低，說明高職院校沒有做好檔案利用的后續工作，也沒有發揮出高職院校作為知識高端陣地的優勢。譬如，高職院校學術技術專家的資料利用、院校專業特色資源的管理以及名校名師檔案資料的管理上，檔案管理工作很少能對這些資料進行針對性地反映，其中一部分高職院校只把教師檔案當做普通的資料進行歸檔上架，而沒有意識到教師檔案對教育教學領域的特色利用價值，很多名師、專家的學術資料不能通過檔案的開發利用發揮出他們應有的價值和作用。

3.2 檔案數字化導致的存儲問題

數字檔案館建設是“十三五”時期檔案信息化工作一項重點內容，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確提出了要求。高職院校檔案數字化也是迫在眉睫，由于信息技術的發展，電子文件的載體壽命一般要比計算機技術的有效期長，因此常常會出現電子文件載體與計算機系統不相適配的情況，我們需要關注的重點是如何讓數字化的信息在技術更新的過程中能夠繼續使用。其次，所有的檔案都根據其價值劃分了保管期限，通常保存在檔案室（館）的檔案都是為了能夠長久保存，所以會對檔案保存的條件要求嚴格以便能夠長期存儲。隨著科技的進步，各種存儲形式不一，自然會對檔案數字化的保存工作帶來極大的挑戰。例如，通過磁盤、磁帶、光盤等存儲介質保存的電子檔案，這種存儲方式的期限是20年，但現實是很多的電子檔案在這些存儲介質中只存了幾年就沒辦法被讀取了。新技術的崛起自然會對傳統的行業帶來挑戰，檔案系統需要隨時更新，電子數據需要不斷創新以應對現狀。

3.3 服務理念導致的主動性不強

目前，行政機關的管理模式和高職院校檔案管理工作的模式特點相近，都是以本單位的工作為中心，并將此作為服務的重點。另外行政機關的工作模式不具備積極主動性，都是導致高職院校檔案工作主動性不夠的原因。其次，檔案利用過程的繁瑣步驟也是導致檔案利用率不高的一方面，應從簡化檔案利用程序開始。從“想人所想”的視角出發，檔案工作者提高地不僅僅是服務水平，更多的是檔案專業者的水準，主動熱情地為利用者服務需要每一個檔案人來踐行。

3.4 自身發展局限導致辦學水平不高

通過調查筆者發現，高職院校的發展水平、管理層次均和其自身的檔案管理有著對等的關系。通常，高職院校的科學管理觀念越強、綜合水平越強，對檔案工作越能夠體現出積極拓展的態度。高職院校對檔案的重視程度是該院校是否具有長遠發展眼光的標尺之一，能夠有效地將檔案資料轉化為信息資源并為人所用，不僅可以減少很多不必要的查找工作，例如申報國家專業項目需要利用檔案資料，既快速補充資料還能夠幫助學院順利申報工作的開展;而且能夠樹立良好的學院形象，使其成為全方位綜合發展的高職院校。

高職院校從1980年開始才實現真正意義上的發展，歷史局限性自然會導致自身發展的局限，從而導致一些問題的出現。一方面，高職院校認識不到檔案對記載本校發展歷史用以決策未來發展前景等方面有著重要的作用;另一方面，主觀臆斷學校的發展自己最清楚，保存檔案不僅僅浪費人、財、物的投入，還可能會給學校帶來其他管理問題。歸根結底還是高職院校的檔案意識不夠，沒有認識到檔案的重要性，所以才會出現自身局限導致的辦學水平不高。

4 高職院校檔案意識培養的必要性

4.1 檔案意識培養對高職院校的意義

任何社會制度的檔案意識都是伴隨著檔案而形成的，高職院校檔案事業的發展進步可以說是檔案意識增強的結果，體現在下面三點：一是檔案意識增強是檔案的法律意識加強的結果，在高職院校發展的過程中，則亟需檔案觀念培養全體教職工的檔案法律觀念，尤其對那些珍貴的歷史檔案顯得尤為重要;二是增強檔案意識對于充分挖掘檔案價值具有重要意義，任何一個高職院校的發展歷史都是我國職業院校發展的縮影;三是高職院校檔案意識的培養對檔案的開發利用工作有益，有助于推動高職檔案事業的發展。

4.2 檔案意識培養對師生的意義

檔案意識的重要性對于高職院校師生的表現是大家對檔案工作有了深刻認識。主要表現：一是對檔案的工作態度客觀公正，師生對于檔案的了解就不再是人事檔案就是檔案的全部，更加了解教學、科研、基建、照片檔案之間的區別。二是能夠增強師生對檔案相關法規和學校檔案制度的了解，減少在日常工作中不歸檔的現象。特別是一些老師不愿意將自己的學術科研材料交給檔案室進行保管，一方面是歸檔后教師自己利用不方便另一方面學校沒有統一要求。檔案意識的培養一旦形成，師生有檔案意識即增強檔案日常歸檔觀念，他們就不會再出現上面的問題，保證了高職院校檔案的完整性。

5 高職院校檔案意識提升的對策

5.1 加強宣傳培養師生檔案意識

增強高職院校廣大師生的檔案意識對本校檔案是否齊全完整、檔案管理的質量有直接關系，因此高職院校檔案意識的增強對高校檔案的管理具有重要意義，是高職院校檔案工作的基礎。增強檔案意識的主要體現在三個方面：一是檔案規范和制度意識的增強。高職院校的檔案歸檔各個環節要符合檔案規范和制度的要求。二是增強立卷的意識。高職院校檔案材料的收集和積累的意識，保證了學院檔案的完整性。三是增強檔案歸檔意識。按照學院檔案制度，及時將學院的文件材料歸檔。高職院校師生形成檔案意識直接帶來的就是檔案的規范化和科學化，以及檔案的管理氛圍良好。

5.2 做好檔案利用工作，加深檔案意識

檔案管理的是信息資料，最終的目的是提供利用，所以檔案室（館）是檔案信息資源服務的機構，只有檔案被廣大群眾所利用，高職院校的檔案才發揮了他們的作用和價值，才可以擴大檔案的利用范圍，讓更多的人了解檔案，也才能深層地挖掘檔案的范圍和資源需求，為社會提供便利，促進社會各項發展。因此，提供利用是檔案工作的價值體現，是檔案信息化的目標。增強檔案意識對于檔案利用工作來說就是提高檔案的利用率，因為檔案的價值就是通過檔案的查詢利用表現的。筆者認為，提高檔案利用率就是要滿足社會利用檔案的需求，以及以利用者為中心的檔案信息的開發，為檔案的查詢、利用等提供便利條件。

綜上所述，檔案意識在不同的行業有不同的發展，檔案意識產生發展對檔案信息化帶來的影響越來越大，尤其是高職院校的檔案意識對其檔案的管理有很好的促進作用，能夠進一步發揮高職院校檔案的館藏價值。

參考文獻

[1]楊玲.淺談高職院校學生檔案與學生檔案意識[J].福建茶葉，2020（02）：295.

[2]宋健.我國檔案意識發展演變研究[D].黑龍江大學，2018（02）.

[3]張進.從“小涼山”修譜活動看我國社會檔案意識[D].云南大學，2015（06）.