人力資源檔案信息化建設研究

摘 要：推進人力資源檔案信息化建設是人力資源檔案高效、統一管理的現實需要，也是人力資源開發、發揮人力資源價值的必然要求。本文在分析了人力資源檔案信息化建設意義及原則的基礎上，提出了人力資源信息化建設的對策建議，對提升人力資源檔案信息化建設水平具有積極的現實意義。

關鍵詞：人力資源檔案;檔案信息化;信息化建設

人力資源是指在市場經濟條件下，各個地區、行業具有勞動能力、創造價值行為的人口資源總稱。隨著計算機信息技術、網絡技術的應用，人力資源管理部門利用現代信息技術和專門的人力資源檔案管理系統，對人力資源檔案信息進行統一管理。推進人力資源檔案信息化建設是人力資源檔案高效、統一管理的現實需要，也是人力資源開發、發揮人力資源價值的必然要求。因此，加強人力資源檔案信息化建設具有積極的現實意義和深遠的社會價值。

1 人力資源檔案信息化建設意義

隨著經濟社會、信息技術的發展，以及人力資源檔案管理的現實需要，加強人力資源檔案信息化建設是做好人力資源評價、實現信息資源共享、保護人力資源檔案原件和提升檔案管理水平的現實需要。

1）做好人力資源評價。隨著經濟社會的快速發展，人力資源評價的內容、標準、方式都發生了深刻地變化，傳統的由用人單位及其人力資源管理部門的人力資源評價模式效率低下，且不夠全面。隨著計算機信息技術、互聯網技術的應用，通過人力資源檔案信息化建設，建立人力資源檔案信息數據庫，利用計算機信息技術高效的數據計算、綜合分析和信息傳輸等，為用人單位人才評價、選聘、任用等提供現實參考。

2）實現信息資源共享。人力資源檔案信息化，是利用計算機及技術應用為載體，建立數據庫，實現數據存儲，并利用網絡技術、信息技術實現人力資源檔案信息共享。傳統人力資源檔案紙質、人工管理模式下，人力資源檔案信息受到了時空、地域的限制，信息資源共享性較差。利用現代大數據、云計算等先進信息技術的應用，實現人力資源檔案信息的數據信息共享。

3）有效保護檔案原件。人力資源檔案包括了人力資源評價、使用等內容，是人力資源招錄、調整的現實依據，實際應用較為頻繁。通過人力資源檔案信息化管理，查閱、借調、統計等不需要查閱相關的紙質檔案原件，此外，“單軌制”的實行，也極大地提升了人力資源檔案信息化水平，有效保存了人力資源檔案原件，確保人力資源檔案數據的完整性、真實性。

4）提高檔案管理水平。隨著現代信息技術在人力資源檔案管理領域中的應用，通過人力資源檔案信息化建設，能夠有效降低人力、物力的投入，避免后期重復管理，提升人力資源信息借閱、查詢、利用的效率。此外，利用計算機技術、信息網絡技術、大數據處理技術，以及數據庫技術等，能夠顯著提升人力資源檔案管理的規范化、制度化和科學化水平。

2 人力資源檔案信息化建設原則

隨著信息技術的發展，以及人力資源檔案管理的現實需要，加強人力資源檔案信息化建設迫在眉睫，要立足人力資源檔案管理的現實特點，注重人力資源檔案信息化技術的應用，立足當前，適度超前的思想，堅持如下原則：

1）立足當前，著眼長遠兼顧。無論是人力資源檔案管理的內容，還是信息化管理的手段都在不斷的發展變化之中。加強人力資源檔案信息化建設要始終堅持立足當前，著眼長遠兼顧的原則。既要立足當前的現實需要，保障用人單位對人才管理及評價時，發揮出人力資源價值;也要兼顧長遠，為人力資源檔案信息化建設預留發展空間，如數據庫中要預留板塊，或信息管理中心預留相關功能，以滿足時代發展對人力資源檔案信息化管理的現實需要。

2）實體積累，信息集成并重。人力資源檔案管理既要注重實體檔案資料的日積月累，也要發揮大數據、信息技術的應用，兼顧人力資源檔案信息的集成，提升人力資源檔案管理效率。具體來說，就是要在做好人力資源實體檔案管理的基礎上，更加注重人力資源檔案信息采集、分類、整理，實現人力資源檔案信息的高度集成，利用人力資源檔案數據庫，實現人力資源檔案信息的全面采集和管理，確保實體檔案與檔案信息集成的一致性、全面性和完整性。

3）技術應用，強化管理結合。人力資源檔案信息化建設是借助現代信息技術的應用，對檔案信息進行編碼處理，錄入數據庫，實現無紙化查閱，統籌做好人力資源實體檔案內容、內在關系，提升人力資源檔案管理的現代化水平。因此，注重人力資源檔案信息化技術應用的同時，要根據技術指標、內容特點和安全要求，統籌做好人力資源檔案信息化管理，不斷提升人力資源檔案信息化管理水平，為人力資源價值的發揮提供有力支持和保障。

3 人力資源檔案信息化建設對策

1）建立信息管理系統。人力資源檔案信息化建設的載體或落腳點是要積極構建適應新形勢下人力資源管理現實需要的、符合企事業單位或部門需要的人事檔案信息管理系統。要做好系統功能的設置和權限分配。如，人力資源檔案管理信息系統配置應包括：個人管理界面、人員信息導入、崗位管理、年度考核情況等，然后將館藏的人力資源檔案進行數字化采集，將現有人力資源檔案信息錄入至數據庫，并定期做好信息管理系統升級。

2）完善信息系統條目。針對人力資源管理的現實特點，通常，人力資源檔案管理信息系統所包含的條目包括：人員基本信息管理、員工檔案維護、工作履歷信息管理、證書及獎懲記錄管理等等。總之，信息系統中的條目設置要與人力資源管理的現實相匹配，確保信息系統功能的完善和實際應用。如，以基本信息為例，應包括個人姓名、年齡、性別、學歷、職稱、政治面貌、入職時間、離職緣由等等。

3）加大信息技術投入。人力資源檔案信息化建設離不開計算機、人力資源檔案管理軟件等軟硬件支持和保障。因此，要加大人力資源檔案信息化建設的基礎性投入，根據人力資源檔案信息化建設和管理的現實需要，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀、照相機，以及專門的人力資源檔案管理軟件。此外，要加大人力資源檔案信息化建設人才支持和保障，通過招聘等形式，增加人力檔案管理人員，并做好從業人員的業務知識培訓，不斷提升從業人員的綜合業務素能。通過人、財、物的持續投入，夯實人力資源檔案信息化建設基礎。

4）保障信息資源安全。人力資源檔案中涉及諸多個人隱私，以及涉密類檔案，因此，做好人力資源檔案信息安全，提升人力資源檔案信息管理系統的安全性，事關人力資源檔案信息化建設進程及保障后期應用效果的關鍵。因此，要積極采用數據備份、密鑰、登錄身份認證、升級軟件系統，定期采用正版“殺毒”軟件進行系統檢測等，防止人力資源檔案信息安全。此外，要根據人力資源檔案管理現狀，出臺企事業單位《人力資源檔案信息化安全保密規定》等制度，加強人力資源檔案安全管理。

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作者簡介

劉紅（1981-），女，湖南寧鄉人，本科，研究方向：房產部門財務檔案管理。