電子檔案在醫院科研檔案管理中的作用探究

劉瑛

摘 要：醫院科研檔案的形式和種類非常豐富，具有比較高的保存價值。在信息化背景下，電子檔案已經成為醫院科研檔案管理的管理模式，大部分紙質檔案都已經轉化為電子檔案。本文根據目前醫院科研檔案管理的形式，簡要分析了電子檔案在醫院科研檔案管理的現狀，并以此為基礎，對電子檔案在醫院科研檔案管理中的作用進行了分析，從醫院科研檔案的醫療學術價值、科研檔案課題的立項、執行過程、結題鑒定等角度，探究了電子檔案與醫院科研檔案管理結合的積極作用。

關鍵詞：電子檔案;醫院科研檔案;管理;作用

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）10-0211-02

科研檔案是醫務工作者進行科研活動、學術交流的重要材料，對于后期的科研項目研究有著重要作用。傳統形式上的醫院科研檔案管理大多采取紙質檔案管理模式，然而面對現階段數量龐大的醫院科研檔案，這種管理模式已經無法滿足未來發展要求，因此電子檔案管理模式應運而生，并已經發揮出積極作用。廣大醫院科研檔案管理人員，也已經將如何提升電子檔案在醫院科研檔案管理中的作用作為重要研究課題[1]。

1電子檔案在醫院科研檔案管理的現狀分析

醫院科研檔案是醫院非常重要的一類檔案，記錄了大量醫學研究數據，是醫院廣大醫護人員在科研研究中日積月累的重要成果。傳統醫院科研檔案大多采取紙質檔案的管理方式，在研究的課題項目結題鑒定后，將科研檔案進行收集并放入檔案袋中進行統一保管。科研檔案紙質的保管形式具有其獨特的保管優勢，仍然在廣泛使用，短時間不可能被電子檔案全部替代。但醫院科研檔案的唯一性特征，是紙質檔案在醫院科研檔案管理中比較突出的管理難點，一旦科研檔案出現損毀或丟失，會帶來比較大的損失。同時紙質檔案在調閱和查找時，效率普遍偏低，這樣就限制了醫院科研檔案的有效利用率。再加上醫院科研檔案的數目龐大，隨著醫院規模的逐漸擴大，醫院科研檔案的數目逐漸呈上升態勢，這就加大了科研檔案的管理成本，醫院需要投入大量資金注入到紙質檔案管理中。而電子檔案可以比較好地彌補紙質檔案在管理醫院科研檔案中出現的弊端。

目前在醫院科研檔案的上級主管部門，大多已經使用了電子科技管理平臺，從研究提案的發布，到科研項目的申報，再到后期的結題鑒定，都廣泛采取了電子管理手段。作為醫院科研檔案的下級終端部門，醫院更需要積極完善電子檔案管理系統來應對出現的大量電子檔案，滿足上游部門對下游醫院的基本要求。只有形成了安全有效的電子檔案管理系統，才能實現電子檔案在醫院科研檔案管理中的有效運用。因此目前醫院檔案管理部門，應當加強電子檔案系統的建設進程，并將其作為現階段重點發展項目，進而提高電子檔案在醫院科研檔案管理中的實際作用[2]。

2電子檔案在醫院科研檔案管理中的作用分析

2.1 提高了醫院整體醫療能力

醫療檔案記載了大量的科研知識內容，是醫院在進行醫學科研活動的主要文件資料，既包含了大量的文字內容和數據信息，又有圖片、音頻音像和標本模型等。科研檔案是經過長時間研究和探索形成的，是醫院醫護人員研究新課題、新項目的重要依據。醫學是一項各個醫學學科分支聯系比較緊密的學科，各個醫療科研項目之間具有比較強的互通性。通過電子檔案管理系統，能夠明顯提升對醫院科研檔案的管理效果，使這部分醫療資源被最大限度地利用。在攻關科研項目時，通過電子檔案系統，提升了科研檔案利用率，節約了醫護人員大量的時間，而這部分節約下來的時間，可以用于完成醫療課題中，這樣就推動了科研項目的研究進程，進而提升了醫院的醫療能力。同時在電子檔案系統中，加強了各個科室之間的檔案信息交流效率，在系統平臺中實現了醫學學術資源的共享與交流，這樣也能提升醫院的整體醫療能力。

2.2能應對科研檔案逐漸龐大的信息量

醫院科研檔案的整個形成時間比較長，執行科研項目過程需要涉及到多個環節，例如項目申報、項目審批、項目立項、項目研究、項目中期管理、結題鑒定、報獎、密級確定等多個環節，在每個環節都會產生數量比較大的檔案內容。通過電子檔案系統能夠將科研檔案進行完整收集，檔案數據自動上傳至信息庫，研究人員不用再用大量時間對檔案進行歸納整理，極大地提升了研究人員的檔案收集效率。科研檔案的完成具有周期性特征，時間較短的科研項目完成時間需要幾個月，課題項目復雜和難度較大的科研項目，甚至需要幾年甚至更長的時間才能完成。這就使科研項目的相關數據總量比較龐大，涉及到的范圍面更廣。電子檔案能夠比較好應對這一問題，即使時間跨度再長，研究人員也不再擔心檔案管理問題。一些具有研究價值的病例和樣本，同樣也可以歸納到科研檔案中，這部分科研檔案的數量也在不斷進行增長，在電子檔案平臺中，能夠將這部分檔案進行收集[3]。

2.3能夠節約大量科研檔案管理成本

醫院科研檔案具有較高的研究價值，醫學技術的不斷發展、研究課題的不斷增多、醫院規模的不斷擴大，使醫院科研檔案數量持續增長。傳統醫院科研檔案以紙質的形式進行保管，需要投入大量的人力物力進行管理，醫院要建設專門的檔案室，委派專門的檔案管理人員進行管理。科研項目和課題的數量增多使科研檔案室的規模逐漸增大，部分醫院原有科研檔案保管室已經無法容納更多的科研檔案，這就需要投入一定量的資金，完成科研檔案的存儲。而運用電子檔案后，可以將醫院科研檔案集中轉移到電子信息系統中，檔案管理工作可以在電子信息系統中完成，只需要建設醫院科研檔案計算機室即可。這樣就減少了檔案管理人員數量，節約了科研檔案管理成本，提高了醫院的經濟效益。除了一些需要進行紙質保管的醫療科研檔案，例如秘密醫院科研檔案，其余檔案都可以采用電子檔案的管理辦法。

2.4能夠最大限度提高科研檔案管理質量

醫院科研檔案管理是一項長期的管理工作，實現電子檔案管理，最終目的就是提高醫院科研檔案的有效利用率。傳統紙質檔案管理模式，在醫療檔案的收集、整理、歸檔過程比較繁瑣，工作量較大，而且經常會出現檔案收集不完全等問題。在檔案調閱過程中，還容易出現檔案損壞和丟失等問題。電子檔案的運用，能夠節約醫院科研檔案的管理時間，在對檔案進行整理時，對科研檔案整體性能一目了然，進而完成檔案內容的完善工作;在醫療科研檔案調閱時，節約了大量的查找時間，同時能降低紙質檔案丟失帶來的負面影響。部分醫院科研檔案是有密級的，分為“絕密”“機密”“秘密”。電子檔案能提高對秘密檔案的管理質量，降低醫院科研檔案信息泄露的風險，使醫院秘密科研檔案管理更加具有保密性。醫院科研檔案具有知識產權性，電子檔案能降低科研項目或數據發生盜用的風險。

2.5 能夠顯著提升醫院醫療人員的工作效率

醫院科研檔案管理是醫院檔案管理的重要分支，電子檔案應用在科研檔案管理中的主要目的是為了提高醫院醫療人員對科研檔案的利用率，從而提升醫療人員的工作效率。電子檔案可以讓檔案管理人員更快速完成科研檔案資料的查找，通過后臺資源庫管理技術，要想查找相關檔案只需要在數據庫錄入關鍵字即可，不再需要逐個進行查找，這樣便極大程度提升醫療人員的工作效率。而且一些科研項目持續時間比較長，以電子檔案的形式進行管理，不用再害怕科研檔案出現丟失或者查找困難的問題。

2.6 能夠為醫療技術的提升帶來推動作用

科研檔案是醫院的重要資源，不僅記載了廣大醫療工作者的知識成果和辛勤汗水，同時也是醫院長期良好發展的見證，關乎到醫院醫療技術水平的提升與發展效果。科研檔案會對醫院未來醫療技術發展起到重要推動作用。在過去要想完成醫療技術研究和學術交流，通常會花費大量時間在檔案整理、檔案傳遞等環節，久而久之就會影響醫療技術的提升效率和科研人員的積極性。電子檔案使醫院科研檔案的作用可以最大限度發揮出來，醫院醫療人員在進行學術研究時不再受困于數量眾多紙質檔案帶來的影響，想要查找任何資料只需要在數據庫進行查找即可。而且在與其它醫療機構和部門的醫療人員進行學術交流時，想要完成相關科研檔案交流，只需要將相關科研檔案通過互聯網傳遞即可。這樣高質量、高效率的醫療技術和醫學學術研究環境，節約了一線醫院工作者的學術研究時間，從而使廣大學者更愿意參與到醫療技術研究，進而提高了醫院的醫療技術水平[4]。

2.7 能夠助推科研檔案的持續積累

科研檔案的積累是一項長期性工作，如果一直采取傳統的檔案管理模式，勢必會降低科研檔案的持續積累效果。電子檔案管理技術被廣泛運用到醫院科研檔案管理中，可以使科研檔案在成型的各個關鍵時期節約大量資源，例如時間資源、人力資源和財力資源等。科研檔案在研究項目申報、研究項目成立、研究項目的中期檢查、結題驗收、鑒定、評價等各個環節出現數量龐大的檔案資源，如果單靠人工紙質檔案管理辦法，很難適應當前時期的醫院科研項目研究基本要求。電子檔案所具備的數據庫可以將科研項目所有研究檔案資源進行集中管理，保證了檔案安全性的同時，也讓檔案積累變得更具持續性和便捷性，即便數量和規模再大的檔案資源，電子檔案也完全可以進行高效管理。此外，科研檔案中所包含的病例類檔案資源，通過電子病歷檔案的形式，也讓這類檔案的收集和管理工作變得更輕松有效，有助于檔案的不斷積累和更新[5]。

3結語

計算機技術的廣泛應用，使醫院科研檔案管理更具信息化、現代化、規范化特征。電子檔案的運用是醫院未來發展的必然結果，也是醫院提升自身實力和形象的關鍵。電子檔案能夠提升醫院科研檔案管理整體水平、降低醫院的科研檔案管理成本、強化醫院科研檔案的實際作用，為廣大醫護人員提供詳細的數據參考價值，同時也能加強醫護人員之間的科研信息分享與交流質量，從而提高醫院的醫療水平。醫院需要根據自身實際情況，實現合理化建設，這樣才能發揮出電子檔案在醫院科研檔案管理中的重要作用。

參考文獻

[1] 應穎.電子檔案在科研檔案管理中的優越性與局限性[J].城建檔案，2015（9）：50-52.

[2] 劉春.醫院檔案信息共享背景下的醫院科研檔案管理[J].辦公室業務，2019（3）：139-140.

[3] 王蘇醒.電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用研究[J].智慧健康，2017（22）：29-30.

[4] 曹劍峰，丁琳，蘇曉英.醫院科研檔案電子化管理探討[J].醫院管理論壇，2013（9）：63-64.

[5] 劉建黨，李蒼葉.電子檔案在醫院科研檔案管理中的作用[J].工程與建設，2014（5）：719-720.