淺析檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切性與重要性

摘要：隨著網(wǎng)絡信息化建設(shè)和網(wǎng)絡信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案行業(yè)也迎來了很好的的發(fā)展機遇——檔案數(shù)字化建設(shè)。文章以包頭職業(yè)技術(shù)學院為例，分析了檔案數(shù)字化建設(shè)在今后檔案管理工作中的迫切性和重要性，明確了檔案數(shù)字化建設(shè)過程中應注意的問題并提出相應改進措施，以更好地促進檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化建設(shè);迫切性;重要性

當今科技日新月異，網(wǎng)絡信息化建設(shè)和技術(shù)的快速發(fā)展給檔案行業(yè)帶來了難得的發(fā)展機遇，那就是檔案數(shù)字化建設(shè)，我們要抓住這次機遇，積極采取有效措施，推動檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

檔案數(shù)字化是指機關(guān)在履行職能的過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切性

（一）與時俱進追趕先進。在全國第一次網(wǎng)絡安全和信息化工作會議上，習近平總書記曾提出：“必須敏銳地抓住信息化發(fā)展的歷史機遇，勇敢地接受并戰(zhàn)勝信息化變革所帶來的各種挑戰(zhàn)，并進一步對網(wǎng)絡強國建設(shè)作了重要指示”。檔案行業(yè)也應該抓住信息化發(fā)展帶來的機遇，利用先進網(wǎng)絡信息技術(shù)的成果，積極改進和提升檔案工作。

包頭職業(yè)技術(shù)學院檔案室涉及的檔案資料主要有黨群、行政、教學、科研、財會、基建等十大類，若仍然采取傳統(tǒng)的收集整理和利用方式，工作質(zhì)量和工作效率都不會太高，最明顯的問題就是歸檔耗時和查找不便，還易損耗檔案。因此，建立檔案數(shù)字化服務體系已勢在必行。只有將檔案數(shù)字化，才能使檔案工作與時俱進、跟上時代步伐，才能更好的促進學院檔案工作管理、完善檔案制度體系。

（二）學校發(fā)展的必然趨勢。對于一所高校來說，檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、服務師生的重要事業(yè)，是高校發(fā)展水平和文明程度的重要標志。加強檔案管理工作，對于保存學校永久歷史記憶、服務廣大師生都具有重要意義。

為滿足包頭職業(yè)技術(shù)學院檔案工作數(shù)字化、檔案信息化綜合管理的要求，2019年3月學院黨委（院長）辦公室檔案室購置了南京中坦科技有限公司開發(fā)的“南大之星”檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)7.0（標準版），現(xiàn)已安裝運行。該系統(tǒng)以檔案業(yè)務為基礎(chǔ)，功能全面，可實現(xiàn)檔案信息資源采集、審核、鑒定、發(fā)布、利用的全過程應用。與此同時，包頭職業(yè)技術(shù)學院黨委（院長）辦公室檔案室委托內(nèi)蒙古力騰檔案技術(shù)服務有限公司進行文書、業(yè)務檔案整理及數(shù)字化加工服務工作。

在三方的共同合作下，截至2019年12月底已將2015年至2018年文書檔案及部分教學檔案掃描完畢，并將所有掃描電子文件上傳至數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的查詢和借閱管理，利用極其方便。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

（一）黨和國家高度重視檔案事業(yè)發(fā)展。習近平總書記曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”

（二）保存原始檔案資料。對于紙質(zhì)檔案而言，檔案信息的保存年限基本決定于檔案載體的壽命，而傳統(tǒng)檔案載體——紙張，其壽命是有限的，而且保管條件要求高，如果想要盡可能完整的恢復已經(jīng)失真的檔案，其成本也是比較高的。通過檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案掃描為電子版，我們就可以在舊載體消亡之前將信息拷到新的載體上，新的載體具有極強的管理性和安全性，更容易保存、不易損壞，這樣長期循環(huán)，原始檔案資料就可以永久保存，人類記憶也將永恒，同時也為今后檔案信息化管理和利用提供了便捷、樹立了保障。

（三）實現(xiàn)智能檢索、方便查詢。翻閱紙質(zhì)檔案花費時間較長、效率較低，還會對原始檔案資料造成損耗甚至破壞，不利于原始資料的完整保存。因此，借助大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡信息化技術(shù)，引進檔案數(shù)字化軟件，將其更好的應運于檔案的整理、管理、利用和服務領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案的快速查閱服務，實現(xiàn)不進庫房即可查閱檔案原文并打印，一改過去的“鉆進檔案庫房查檔案”的低效率查閱方式，查閱速度大幅度提高。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)中應注意的問題

（一）加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。數(shù)字化建設(shè)從啟動開始，就需要長期、持續(xù)的經(jīng)費保障予以支持，否則，只停留在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，檔案信息化工作將滯后于信息化建設(shè)進程。首先，學校應將檔案經(jīng)費列入經(jīng)費預算，確保經(jīng)費保障到位，加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入;其次，要對管理軟件和服務器不斷更新;再次，還要加強檔案信息數(shù)據(jù)庫備份系統(tǒng)、安全加密系統(tǒng)的多方位建設(shè)，一旦出現(xiàn)黑客攻擊、病毒入侵、文件損壞等現(xiàn)象，可以通過檔案備份系統(tǒng)對損壞的檔案進行更新恢復，及時、有效的保證了檔案的完整性、安全性，損失降到最低。只有學校對檔案數(shù)字化管理提供資金支持，才能讓檔案管理工作順利進行。

（二）培養(yǎng)專兼職檔案員檔案意識。要想做好檔案數(shù)字化工作，就要具備數(shù)字化相關(guān)的管理人才。因此，建設(shè)一支政治過硬、愛崗敬業(yè)、業(yè)務精湛、服務高效的兼職檔案員隊伍是做好檔案數(shù)字化工作的重要保障。

包頭職業(yè)技術(shù)學院檔案室有專職檔案員2名，各個系部均設(shè)有兼職檔案員，他們對檔案的收集整理、立卷歸檔有重要作用。我們要多組織一些培訓課程，讓檔案管理人員學習交流，要讓相關(guān)的工作人員不僅具備過硬的計算機技能，還要有較強的檔案管理知識。對于新引進的檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)軟件，我們舉辦了檔案信息管理系統(tǒng)安裝與使用培訓班，對各系部兼職檔案員進行培訓，了解該系統(tǒng)的使用方法，為今后檔案歸檔和利用提供方便。

（三）對外包商進行嚴格審核。我院與外包商——內(nèi)蒙古力騰檔案技術(shù)服務有限公司簽訂保密條款的同時應注意以下幾個問題：對質(zhì)量進行嚴格的審查;學校要對外包商的能力進行審查，包括其技術(shù)設(shè)備、軟件或其他信息產(chǎn)品進行審查;對外包商的品牌、信譽和經(jīng)驗進行嚴格審查。

（四）加強檔案數(shù)字化的安全管理。數(shù)字化檔案具有不穩(wěn)定性，易更改、易復制等特點，要避免數(shù)字化過程中或完成后的數(shù)據(jù)丟失、被盜。首先，要加強對檔案數(shù)字化工作人員的監(jiān)管，防止在數(shù)字化過程中檔案泄密;其次，數(shù)字化后的數(shù)據(jù)要采取多種形式有效備份;另外，要加強數(shù)字化檔案管理的網(wǎng)絡安全，可以安裝一些殺毒軟件或者防火墻來進行阻擋，之后對這些檔案資料必須加密，防止因泄露造成的危害，這樣才能讓檔案管理順利進行。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)與云計算技術(shù)快速發(fā)展的背景下，以計算機為核心的數(shù)字化技術(shù)成為這個時代發(fā)展的主要標志，如果還按傳統(tǒng)方式管理檔案，無疑會制約學校和人才的發(fā)展。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。只有將檔案數(shù)字化，才能使檔案的功能得以最大限度地發(fā)揮、價值得以更高程度地實現(xiàn)，使其更好地為個人、企業(yè)、社會服務，促進高校更好、更快發(fā)展。

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作者簡介：

呂靜（1991—），女，包頭職業(yè)技術(shù)學院黨委（院長）辦公室檔案室。