做好檔案管理工作的有效途徑和方法

馬振中

摘 ?要：社區是城市賴以發展的基礎，社區檔案工作的質量直接影響到城市反正的步伐。在當前社區檔案管理工作中，存在著一些問題，需要我們進行深入探索和改革。在本文中，筆者將從當前社區檔案管理的現狀入手，探索有效的解決措施和方法。

關鍵詞：社區檔案管理工作;存在問題;解決途徑

當前，各個城市對于社區檔案管理工作非常重視，工作人員的管理能力也實現了一定程度的提升，使檔案管理工作取得了一定的成績。但是受到一些因素的限制，社區檔案管理工作依然有提升空間，需要檔案管理工作人員進一步的努力和發展。

一、當前社區檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識過于淡薄

社區領導和管理工作人員對于檔案工作缺乏正確的認識，認為檔案管理只要做好信息的搜集和錄入工作即可，不需要花費過多的精力，對于社區管理只是具備輔助作用，因此在思想上沒有進行重視。實際上，檔案管理工作能夠對社區中的各類情況進行搜集和整理，能夠對于社區管理工作起到非常重要的影響，如果忽略了檔案管工作，會影響社區的穩定性。

2.缺乏完善的檔案管理條件

當前，有的社區依然沒有對檔案管理的條件進行改善。有的社區沒有專門的檔案管理室，僅僅將所有檔案放在辦公室的柜子里，而沒有進行專門的看管。還有的社區由于檔案比較多，只能將其分散在不同的科室中，在查找的時候存在著一定的困難，還會出現檔案丟失、發霉、蟲蛀的現象，使檔案的質量受到了影響。

3.未能實現檔案信息化管理

隨著時代的發展，對于數據的收集和管理，很多社區都采用了信息化的方法，能夠使檔案管理更加便捷。但是受到經濟條件、設備條件、人員條件等限制，有的社區并沒有貫徹落實信息化檔案管理，依然采用原有的紙質管理方法，使得檔案管理效率低下，影響了社區整體管理水平的提升。

二、做好社區檔案管理工作的有效方法探究

1.強化管理意識，加強制度管理

在開展社區檔案管理工作的時候，應從思想上認識到社區檔案管理工作的重要性，并且結合社區的實際情況，對檔案管理工作制度進行完善，推進檔案歸檔、整理、保管等工作的順利進行。在社區工作計劃中，應將檔案管理納入其中，并且設立專門的檔案管理辦公室，將社區檔案按照一定的規范進行歸檔，并進行有秩序的擺放。在社區的日常管理中，應對檔案管理工作進行定期匯報和檢查，及時發現檔案管理工作中存在的問題，并進行快速解決，確保檔案管理工作能夠向著規范化、制度化、標準化的方向進行發展。另外，檔案管理工作也要與其他部門進行密切配合，得到其他部門工作人員的協助，共同推進檔案管理工作的順利發展。

2.定期開展培訓，提高人員素質

作為檔案管理的工作人員，其專業素質直接影響到了檔案管理工作的效果。因此，社區應定期開展培訓工作，圍繞當前檔案管理工作的情況，對檔案管理工作人員進行綜合性的培訓，讓檔案管理工作人員能夠掌握優秀的檔案管理理念和方法，吸收優秀的管理思想，并且能夠將其應用在社區檔案管理工作中。在培訓之后，社區也要對檔案管理人員進行考察，并與檔案管理人員進行交流，分析培訓的效果，對檔案管理人員的培訓需求進行收集，為檔案管理人員提供更具針對性的培訓工作，從而使檔案管理人員的綜合素養能夠實現提升。為了能夠督促檔案管理人員的進步，還應定期對檔案管理人員的工作效果進行考核，對優秀的檔案管理人員進行嘉獎，督促檔案管理人員進一步提高自己的管理水平，使檔案管理工作效率實現提升。

3.開展信息建設，融入信息管理

隨著時代的發展，紙質檔案管理的缺點逐步凸顯。紙質檔案對于儲存要求比較高，需要防潮、防霉、防火，一旦保管不當，就很容易造成大范圍的檔案損失。并且，紙質檔案查找比較困難，往往需要耗費大量的精力，給檔案管理人員帶來比較沉重的工作壓力。在信息技術快速發展的背景下，社區應大力進行信息化建設，用信息化的方式來對檔案進行管理，建立大型的數據庫，將社區檔案都錄入其中，實現信息化的管理。對于之前的紙質檔案，應快速將其錄入到數據庫中，并且按照一定的標簽和類別進行整理。對于新錄入的檔案，應全部采用信息化的方式進行錄入，不再使用紙質檔案，實現全面的檔案信息管理。與此同時，檔案管理人員的信息技術水平也要實現提升，并且要建立完善的防御系統，確保社區檔案的穩定性和安全性。

總之，檔案是社區工作的基礎，不僅記錄了社區工作的歷史，也為社區的管理和改革提供了重要依據。做好社區檔案工作，是社區建設的一項重要任務，是社區自身發展的迫切需要，同時又是檔案工作貼近現實、面向社會、服務群眾的重要方面。因此，作為檔案管理人員，我們應積極進行改革，使社區檔案管理工作能夠煥發出新的生機和活力，并且實現檔案管理質量和效率的提升，滿足社會對檔案管理工作的需求。

參考文獻

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