高職院校檔案數據中心的作用與建設探析

摘 要?檔案數據中心是順應大數據時代發展的必然舉措，高職院校建立檔案數據中心有宏觀政策的導向，也有實踐經驗的借鑒。建立檔案數據中心有利于檔案工作的優化升級，提升檔案資源的利用效率，推動智慧校園的建設進程及輔助各項工作的有效決策。高職院校建設檔案數據中心應建立順暢的運行機制，構建系統的資源體系，提供便捷的三大平臺。

關鍵詞 高職院校 檔案 數據中心 檔案數據中心

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-02-28

★基金項目：湖南省檔案局科技項目“大數據時代背景下共享型高職院校數據中心建設與服務研究”（項目編號：2018-H-24）。

★作者簡介：鄢嫦，長沙商貿旅游職業技術學院檔案館，講師，碩士研究生，研究方向為檔案資源開發、檔案文化建設。

Abstract Establishing archival data centers is an inevitable move in line with the development of big data era. The establishment of archival data centers in higher vocational colleges is guided by macro policies and also has reference of practical experience. It is beneficial to optimize and update archival work， improve the utilization efficiency of archival resources， promoting the construction progress of smart campus， and assist the effective decision-making of all kinds of work. Establishing archival data centers should focus on three aspects： building a smooth operating mechanism， constructing a systematic resource system and creating three convenient platforms.

Keyword higher vocational college; archives; data center; archival data center

隨著網絡信息技術的高速發展，社會邁入大數據時代。近年來，跟隨檔案行業“存量數字化，增量電子化”的發展戰略，檔案信息化建設逐步推進，檔案工作逐步從傳統的紙質文件管理過渡到數據信息的管理，檔案工作也步入大數據管理時代。檔案數據資源呈現出“數據規模大”“數據類型多”“檔案數據可進行深度開發”的特點，上述特征與檔案數據管理手段匱乏、機構缺位之間的矛盾越發激烈，檔案數據中心應運而生。

一、高職院校檔案數據中心建設的可行性分析

1.宏觀政策的導向。大數據時代，高職院校檔案工作呈現出新的特點，如何正確把握發展契機、有效應對發展挑戰成為檔案行業需要思考的重要課題。為適應大數據時代檔案工作發展的新需求，國家級、省級相關機構相繼頒布系列文件，如教育部和國家檔案局共同頒布的《高等學校檔案管理辦法》要求“高校設置專項經費，完善檔案現代化、信息化建設的設施設備，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”[1]。該文件直接以教育部令的形式下發，具有較強的權威性，為高校檔案信息化建設提供了有力的政策依據。2016年發布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃》將檔案管理信息化作為主要發展目標和重點建設任務，提出“存量數字化、增量電子化、利用網絡化”的檔案資源建設戰略部署[2];同年，湖南省教育廳發布《關于全面推進湖南教育數字檔案中心建設工作的通知》。可以看出，教育行政和檔案業務主管部門均為高職院校檔案數字化、信息化建設指明了方向，為高職院校檔案數據中心建設提供了有力的政策支撐。

2.實踐領域的驗證。為應對大數據時代帶來的挑戰，各級各類檔案機構結合單位檔案工作實際，積極探究建設檔案數據中心的有效策略，取得了一定的成效。譬如，2012年，湘潭市檔案局率先在全國建立區域性檔案數據中心機構，負責統籌全市檔案數據的存儲、維護、管理和利用。2014年，石家莊市檔案局提出的《區域性數字檔案數據中心》納入河北省檔案科技項目，同時列為國家檔案局科技項目計劃。此外，還包括遼寧省本溪市的多媒體檔案數據中心。可見，建設檔案數據中心已在實踐領域得以驗證，能夠為高職院校檔案數據中心的建設提供借鑒。事實上，隨著智慧校園的逐步推廣，大部分高校的數據中心已經建成，但是其歸口部門并非檔案機構，各高校正逐步推進數字檔案建設進程，已經建立起檔案數字服務平臺，如中南大學檔案館官方網站就設有數字檔案館公共服務平臺（檔案在線服務系統），能夠為學校師生提供在線服務。

二、高職院校檔案數據中心建設的作用分析

1.助力檔案工作的優化升級。相比于本科院校，高職院校的檔案數字平臺建設進程緩慢，以我校為例，學校檔案工作仍處于初步發展階段，管理體制尚未理順，數字化進程相對滯后，檔案工作還需進一步規范化管理。建設檔案數據中心，能夠很大程度上優化檔案實體管理流程，實現檔案數據資源的優化配置。

檔案收集更智能。高職院校較為傳統的收集方式為坐等上門接收，一般由學校各二級單位定期將有價值的檔案移交至檔案館，主要以傳統的紙質檔案、實物檔案為主，電子文件相對較少。檔案數據中心建成后，學校OA系統、教務系統、財務系統等各系統實現與檔案管理系統的有效對接，可以實現電子文件的在線即時歸檔，檔案數據實時采集歸檔。云存儲的有效運用，使得網站基本上可以實現全校師生信息的收集，檔案信息更加豐富，能夠更加全面地保存學校的記憶。

整理方式更多元。當前，高職院校檔案管理主要參照《高等學校檔案管理辦法》，結合學校工作實際，遵照學校檔案工作方案具體實施，以來源原則為標準開展檔案整理工作。而隨著檔案數字信息的高速增長，用戶的需求呈現出多元化趨勢，對于按照主體、類別和需求等進行整理的要求增多。建立檔案數據中心，充分運用云計算和大數據技術對收集的信息可以按照任一順序進行整理，工作效率得以大幅度提升，同時也在很大程度上為檔案實務工作者提供了方便。

存儲載體更先進。在數字化建設初始階段，檔案數據類型主要為紙質檔案數字化后形成的不同載體檔案，檔案仍以紙質載體為主，磁盤、光盤為輔，能夠滿足傳統檔案工作的保管需求。隨著大數據時代的到來，檔案數字資源規模急劇增長，非結構化數據出現，傳統的保存載體無法滿足海量數據的存儲需求，非結構化數據的有效保管也面臨挑戰，亟需尋求合適的存儲載體。而檔案數據中心采取的云存儲技術能較好地解決上述兩個問題，檔案信息越來越多地以數字化的形式存儲在云端。

2.提升檔案資源的利用效率。參照湘潭市檔案局建設的數據中心，高職院校檔案數據中心應包括業務管理平臺、公共服務平臺和信息資訊平臺，通過數據中心對全校的數字資源進行有效整合，資源能夠得到最優的配置和最大程度的共享，具體而言體現為三個方面。

一是實現檔案的全文檢索。傳統檔案工作主要通過標題進行檢索，容易造成資源的漏檢，全文檢索能夠提高檔案檢全率和檢準率，從而提高資源的利用效率。以文本形式存儲的電子文件基本能夠實現全文檢索，但對于經過數字化處理形成的圖像文件則需要通過特定的技術，如OCR技術，將圖像文件轉變為文本文件，方能實現全面檢索。

二是實現檔案的在線利用。到館利用、人工查找仍是我校檔案利用的主要方式，數據中心建成后，用戶可以通過公共服務平臺實現在線即時利用和異地利用，通過平臺在線提交利用申請，經審核后即可獲取所需資源，利用便捷、及時。在線利用能較大程度上節省利用者和服務者的人工成本，工作效率得以提升。

三是實現檔案的即時公開。2007年，《政府信息公開條例》發布，按照文件要求，學校數據中心通過資訊平臺將可公開的檔案信息進行發布，確保檔案用戶的知情權。同時發布檔案工作動態，幫助用戶了解檔案工作，強化檔案意識，擴大檔案工作的影響力。

3.推動智慧校園的建設進程。近年來，隨著新技術的層出不窮，智慧校園作為一個新興事物引起了高校的普遍關注。譬如，由江蘇省電信所倡導的“智慧校園”，其重要載體是校園“翼機通”，通過融合物聯網與3G技術的信息化應用平臺，“翼機通”手機集門禁卡、借書卡、零錢包等用途于一身。又如，湘潭大學實行“校園一卡通”，校園卡集門禁卡、借閱卡、銀行卡、飯卡、醫療卡等用途于一身，極大地方便了學生。建設檔案數據中心，采用云計算、數據挖掘和物聯網等技術將學校的教學、科研、管理、資產等數據信息進行資源整合，將檔案數據資源系統與學校的應用系統進行連接整合，納入系統管理，實現檔案數據資源利用的一體化。初步設想為在校師生通過校園卡在服務終端通過自主服務查詢利用不涉密、公開的檔案數據資源，而對于未公開的檔案數據資源，則實行到館利用或在線提交申請利用兩種方式。

4.輔助各項工作的有效決策。高職院校檔案數據中心包括多個數據資源庫，譬如學生數據資源庫、教師數據資源庫、資產數據資源庫、教務數據資源庫、科研數據資源庫、圖書數據資源庫及檔案數據資源庫等，對學校各類數據資源進行實時收集、動態管理，為學校各項工作決策提供參考。譬如，學生助學金的評定，通過學生數據資源庫的信息查詢，了解學生的家庭背景、消費記錄、在校現實表現等情況，從而輔助決策。又如，優秀教師的評定，通過教師數據資源庫可查詢教師的基本信息、科研課題申報情況、教學論文發表情況、開設課程、課程反饋、教學競賽、教學獲獎等各類信息，根據數據資源進行篩選評定。總體而言，建設檔案數據中心能夠為教學、科研、管理等各項工作提供更優質的服務。

三、高職院校檔案數據中心建設的設想

1.建立順暢的運行機制。建立檔案數據中心是涉及全校各部門的工作，但當前高職院校各部門對檔案工作的認識和重視程度不夠，而數據中心的有效運行需要各部門的積極配合和參與。首先應從制度上明確。參照《高等學校檔案管理辦法》，結合本校檔案工作實際，出臺學校檔案管理制度，積極調動各二級機構參與檔案工作的積極性。其次，規范檔案數據中心建設的業務流程。參照已經出臺的相關標準，如《電子文件管理規范》《數字檔案館建設指南》，明確檔案工作各個流程的工作要求，如檔案數據的格式要求。此外，應制定明確的工作管理機制，學校檔案主管部門如何對二級機構進行業務指導和監督、二級機構檔案移交應滿足的要求等等。再次，注重宣傳工作。當前，微博、微信等自媒體高度發達，檔案機構可以通過開通官方微博、微信公眾號加強檔案數據中心的宣傳，幫助信息用戶了解檔案數據中心的內涵與作用，正確應對大數據時代數據信息暴增帶來的信息辨別、篩選等挑戰。

2.構建系統的資源體系。遵照《高等學校檔案管理辦法》，高校檔案涉及黨群、行政、學生、教學、科研、基建、財會及儀器設備等多種類別，載體包括紙質、照（膠）片、電子及錄像（錄音）帶等。構建檔案數據中心應實現學校各個系統的有效對接，對校內各項工作的數字資源加以整合分類。以我校為例，OA辦公系統已經在全校范圍內運行，已辦結的電子文件能夠實現在線歸檔，但OA系統尚未與檔案管理系統建立有效連接，兩項工作仍處于分離狀態。此外，學校設有教務、科研、財務及課堂監控等系統，但各系統的主管部門不一，數據信息未進行集中管理。

檔案數據中心的資源主要包括紙質檔案數字化后形成的資源和各業務系統形成的數據信息，需對各項工作的數據資源加以整合分類，初步設想建立學生、教師、教務、科研、財務、資產及圖書數據資源庫。采用數據搜集、數據挖掘、數據分析、云存儲等技術對各類數據進行實時收集與監測，過濾無用信息，將有價值的數據信息進行整合上傳，充實資源體系。同時，應注重優化檔案數據資源結構，一方面從用戶需求的角度出發，運用大數據技術分析用戶的信息需求，統計分析資源分布情況，從而優化檔案數據結構，為用戶提供更具針對性的信息服務。另一方面根據數據中心的發展趨勢，研究判斷檔案數據資源的需求趨勢[3]。

3.提供便捷的三大平臺。數據中心的平臺建設以檔案網站為依托，建立業務管理平臺、公共服務平臺及信息資訊平臺，不同的平臺發揮著不同的功能。業務管理平臺主要是針對系統管理者，即檔案實務工作者及技術管理員，檔案工作者利用管理平臺設置二級機構的訪問權限，處理并錄入檔案數據信息，檢索并提供利用檔案數據信息，定期對系統進行安全維護，適時更新軟件系統，開展數據遷移。公共服務平臺則主要針對檔案用戶，對高職院校而言其主流群體為學校師生，根據學生的具體需求開發相應的資源模塊，如檔案查閱辦理、檔案證明辦理、出國業務處理、學歷學位認證、檔案咨詢服務及學生遺留檔案查詢等功能明確清晰的各模塊，為用戶提供更加有針對性的服務。用戶可以在線提交利用申請，待檔案機構審核通過后即可實現檔案信息的在線利用，突破時空限制，極大地提升檔案利用的效率。此外，校內可以設置檔案自助打印終端機，師生憑身份證或學生證等即可查詢個人信息并實現材料的自助打印。信息資訊平臺為開放平臺，主要發布校內外檔案工作訊息。信息公開是確保用戶知情權、提升檔案影響力的有效舉措。借助檔案資訊平臺將可公開信息公布，具體而言可以設置幾大板塊，如學校檔案工作動態，包括檔案業務工作、檔案編研工作、檔案人才隊伍建設等，還有省內檔案工作動態，包括檔案政策、檔案標準、檔案教育等。資訊平臺主要為用戶展示檔案工作，提升用戶的檔案意識，擴大檔案的影響力。

參考文獻

[1]中華人民共和國教育部令《高等學校檔案管理辦法》[EB/OL].[2020-02-19].http：//www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[2]國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》[EB/OL].[2020-02-19].http：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/4596bddd364641129d7c878a80d0f800.shtml.

[3] 歐陽靜芝.市級檔案數據中心建設實證研究[D].湘潭大學，2016.