大數據時代教學檔案管理信息化建設的有效途徑

余巍巍　　許俐俐

摘 要：我國高等院校在各階段進行教育教學管理期間，檔案管理工作一直是其重要的工作內容之一。各高等院校的教學質量不僅能借助檔案文件信息得以體現，其管理業績以及發展文化等也能在檔案中得到綜合體現。隨著新時期信息化技術的發展，人們對教學檔案管理工作的要求在不斷變化中，針對海量教學文檔，如何更好更快地推進教學檔案管理工作的發展，已經成為業內人士熱議的話題，本文將從大數據時代背景下的角度，對教學檔案管理信息化建設的措施進行分析與探討。

關鍵詞：大數據時代;教學檔案管理;信息化建設;有效途徑

數字化、智能化以及信息化技術隨著互聯網的發展，在人們的生活中逐漸得以普及，在此基礎上，大數據技術發展也呈現持續上升的態勢，隨著大數據技術發展的不斷深入，信息管理技術在軟件、存儲等方面也得到持續的升級與加強。在大數據時代背景下，人們對教學檔案管理的要求也不斷提升，而其中信息化建設就是至關重要的內容。在這種大環境大趨勢下，各高等院校積極采用新技術，對教學檔案信息化管理模式進行重新架構更顯得尤為必要。

一、簡述大數據以及教學檔案信息化的含義

1.大數據的含義分析

大數據，也稱巨量數據、海量數據、大資料等。指的是所涉及的數據量規模巨大，在合理時間內通過人工無法達到管理并處理成為人類所能解讀的信息。大數據需要特殊的技術，以有效地處理大量的數據。隨著大數據技術發展的不斷深入，數據的規模不是唯一代表大數據的形式，現階段存儲、采集工具以及平臺等等都是大數據所包含的內容，我們接下來將從以下四個方面，對大數據的特點進行具體的分析。其一，大數據具有類型多元化的特點。在我們傳統的印象當中，文本是數據的主要表現形式，并且以二維結構的方式進行具體體現，但是隨著計算機技術的飛速發展，數據的類型也逐漸增加，如圖像以及視頻等，與此同時，不同類型的數據信息都處于發展的狀態。其二，數據具有體量大的特點。在大數據時代背景下，智能終端以及傳感器等等形式都會使數據產生，TB級別已經不能滿足數據的基本計量，數量開始向ZB、PB級別發展，例如：1.5PB是百度每天所產生的數據量，如果我們將對這些數據進行打印，那么將會耗費將近五千億張的A4紙。其三，數據具有速度快的特點。1m定律是數據處理的基本原則，這樣的形式，能夠使有價值的數據在不同的數據類型中，被快速的獲取，隨著新時期數據技術的深入發展，人們能夠在海量的數據中對有用的信息進行迅速的提取。其四，數據還具有價值密度低的特點。例如：在一小時的視頻數據當中，在對其進行連續監控期間，我們可以發現，其中具有價值的數據信息有可能只是1-2秒。

2.教學檔案信息化

人們在各領域所應用的現代信息技術，我們把它叫做信息化?，F階段信息共享已經在全社會范圍內得以實現。在信息技術發展的過程中，社會也對其提高了重視程度。在大數據時代背景下，要想提升檔案的利用率，就要對檔案管理工作進行加強，并且實現對檔案資料的有效保護，應用信息技術，開發檔案信息資源，也就是文中所說的檔案管理信息化。從教學檔案信息化管理角度來說，以下三個階段至關重要：首先，相關檔案管理人員需要利用電子掃描、電子攝像等技術，對前期的紙質檔案實行數字化處理，從而初步實現數據的信息數字化。其次，要將接收檔案與保存檔案相結合，并且對其進行分類與保存處理。最后，要實現網絡化的檔案信息，具體流程就是對數據進行網絡化的應用與共享，并且在相關的數據管理平臺當中，識別用戶身份，從而共享檔案信息資源。

二、現階段教學檔案管理信息化建設所存在的問題分析

1.對檔案信息化的認識程度不夠

隨著信息技術發展的不斷深入，我國高等院校在教學檔案管理方面也不同程度運用了信息技術，其檔案管理發展的速度確實得到了提升，從而改變了單一的紙質的檔案管理現象，電子檔案逐漸代替了紙質檔案。但是經過我們的調查與分析可以了解到，現階段很多相關教學檔案管理人員，對于檔案信息化的認識還有待加強，并且傳統的檔案管理理念，在教學檔案管理工作中沿襲，“老辦法不頂用，新辦法不會用”這樣的情況無法與時代的發展相符合，在高等院校的管理工作當中，檔案管理部門不屬于重要部門，從而導致對其的重視程度不夠，在這種情況下，要想提升檔案管理工作的工作效率是比較困難的，很多管理者也無法認識到教學檔案信息化建設的重要性，因此在教學檔案管理信息化建設方面缺乏清晰的發展方向和建設目標，這樣的管理策略，會對教學檔案信息化建設與發展產生直接影響，從而無法對檔案管理效率提供保障。

2.教學檔案管理信息化建設的投入問題

教學檔案管理信息化建設工作，相對來說具有全面性、系統性以及復雜性，資金以及設備的投入是其發展的基礎，尤其是一些軟件以及硬件設備，是檔案信息化建設的基本條件。由于人們對于教學檔案管理信息化建設的認識不夠，所以也導致了相關資金與設備投入的缺乏，在實際的建設工作期間，教學檔案管理信息化建設的效率得不到保障。相關的網絡環境是教學檔案信息化建設的基本硬件條件，并且在建設的過程中，對于網絡速度也具有較高的要求，但是很多院校的計算機硬件都無法保證數據的高速運輸。在進行教學檔案信息化建設期間，智能工作系統也是相關管理人員必須應用到的，受到各種條件的制約，無法保證這些基礎建設能完全滿足需求，這在很大程度上也限制了教學檔案信息化建設的效率。

3.教學檔案管理人員綜合素質有待提升

大數據時代教學檔案管理信息化建設過程中，檔案管理人員綜合素質有待提升也是建設期間存在的問題。一方面，現如今教學檔案管理人員并非是相關專業的，所以檔案管理工作人員綜合素質自然也是參差不齊，有些素質較為低下的管理人員可能對于傳統檔案管理工作并沒有很大影響，可是會直接影響教學檔案管理信息化建設水平。若教學檔案管理人員綜合素質有待提升，那么其對于教學檔案信息化建設工作也會存在不一樣的態度，無法感受到這一項工作的價值，最終自然無法有效落實這一項工作。另一方面，教學檔案管理人員服務水平有待提升也是信息化建設期間存在的問題之一。教學檔案服務水平從某些方面而言主要是決定于檔案信息化程度，若教學檔案信息化建設程度較高，教學檔案服務水平自然也會較高。為此，要想有效提升教學檔案服務水平，相關院校自然需要提高對教學檔案信息化建設的重視程度，可是就目前來看我國教學檔案信息化建設水平還是有待提升，這也直接影響了教學檔案服務水平的提升，需要相關人員在發展期間強化對教學檔案管理人員的培訓與教育，讓其教學檔案服務水平得到有效提升。

4.教學檔案信息化建設相關制度有待完善

大數據時代背景下教學檔案管理信息化建設期間存在的問題，除了上述幾點之外，教學檔案信息化建設相關制度有待完善也是問題之一。首先，教學檔案信息化管理制度不夠完善。教學檔案管理信息化建設工作涉及到的內容十分繁多，從檔案收集錄入、整理、歸檔、存儲、利用與查閱等一系列環節都需要相關人員進行系統化的管理，特別是檔案信息安全保密這一方面更是信息化建設期間重要問題。而管理制度則是為了更好地提升教學檔案信息化建設工作的有序推進，讓相關人員能夠真正對這一工作任務進行明確，同時以規章制度體系規范自身工作行為，進而有效保障檔案管理規范性以及安全性。其次，教學檔案信息化建設制度落實情況不足，具體而言就是有些院校雖然有制定出相應的規章制度，可是在實際落實方面卻存在著問題，這也直接限制了大數據時代檔案管理信息化建設工作的有序推進。

三、加強教學檔案管理信息化建設工作的具體措施

1.對教學檔案信息化建設意識的加強

對現代化教學檔案管理進行合理的構建，首先就要使相關管理人員的信息化建設意識得到提升。高等院校的領導以及管理人員，應對檔案管理部門的職能進一步明確，從而在院校的整體發展戰略中，融入教學檔案信息化建設工作，這樣不僅有利于教學檔案信息化建設方向的明確，進而加大對教學檔案管理信息化建設的投入力度;其次，教學檔案管理信息化建設主要的實施者就是院校的檔案管理部門，要想轉變以往的教學檔案管理觀念，就要正確認識到教學檔案信息化建設的重要意義，并依據院校的實際發展情況，具有針對性的制定不同階段的教學檔案信息化工作規劃，對檔案管理工作進行有計劃、有目的的整改，推進教學檔案信息化建設。再者，在現階段教學檔案管理的基礎上，還應對檔案信息化建設標準進行不斷的完善與健全，從而使教學檔案信息化管理工作更加規范化。這就要對自身的信息化工作實際情況進行全面的分析，明確檔案信息化建設的工作流程，建立具有科學性的教學檔案信息化工作機制;在制定教學檔案信息化建設計劃期間，還應明確各部門在檔案信息化建設工作中的具體職責，從而完善檔案信息化工作制度。

2.加強對檔案信息化建設工作的投入

資金的投入對于教學檔案信息化建設的發展至關重要，也是其得以發展與提升的基礎條件，在此基礎上，學校以及部門在對其進行規劃建設之前，應做好一系列的相關準備工作，從而對傳統的教學檔案管理工作形式進行改進，并且能夠在管理軟件以及管理設備方面進行升級，以保證教學檔案信息化建設的順利進行。首先，在資金方面，教學檔案管理部門應做到最大程度的爭取，并且積極提升自身的實力，從而對檔案管理信息化建設提供資金的保證。其次，引進先進的檔案信息化管理設備，對現階段的計算機設備進行持續優化與更新，并且針對不同類型的數據，對相關的檔案管理軟件進行不斷的升級，從而構建現代化教學檔案管理系統。最后，要對網絡化建設進行強化，網絡也是教學檔案信息化建設的基本支撐，只有保障網絡的穩定性，才能使數據得到大容量的保存以及高速傳輸。在這里需要注意的是，高校檔案管理人員是提高檔案管理效率的關鍵，相關部門在人員培訓方面的投入也應得到加強，現階段，很多高校加大了招生的力度，這種大環境下，學生群體也越來越龐大，這在一定程度上加大了教學檔案管理工作的難度，與此相關的檔案管理人員的專業素養，對于檔案管理工作效率具有直接影響，若要想提升相關檔案管理人員的專業素養，就要從以下兩個方面入手。其一，檔案部門的相關領導，要對其工作人員的職業素養具有基本的了解，并且對工作人員的實際工作情況進行分析，具有針對性的采取途徑，對工作人員相關檔案管理方面的知識進行強化，并且要保證工作人員操作計算機的能力得到提升，從而使相關的教學檔案管理工作人員，在實際工作中能夠提高對信息技術的理解與應用水平。其二，要對自身的檔案管理發展情況充分了解，尤其是檔案專業人員的配備，從而引進高素質的檔案管理人才，這樣才可以有效的優化管理隊伍;還可以組織檔案管理工作人員，不定期地開展座談會、培訓會等活動，就日常工作中的一些難點熱點問題進行交流與探討，使專業素養得到提升;也可以邀請校外檔案專業的講師，來講授檔案管理領域的新知識新技能。我校是一所集地、物、水、核等多科辦學特色的綜合性高等院校，大數據時代，一些特殊學科專業形成的檔案資料也有別于其他專業資料，因此，在具體管理過程中就需要根據我校的辦學特色摸索出一套適合我校發展的檔案管理建設途徑。

3.加強教學檔案管理信息化隊伍建設

大數據時代背景下，教學檔案管理信息化建設工作要想有序推進，一定要加強對這一工作信息化隊伍的建設，不斷提高教學檔案管理人員綜合素質培養與優化。教學檔案信息化建設工作要想有效推進，自然離不開教學檔案管理人員的一同努力，一方面教學檔案管理人員本身就是信息化建設工作的執行人員，所以教學檔案管理人員自身綜合素質、信息化意識、專業水平都會直接對教學檔案信息化建設工作造成影響。另一方面，在大數據時代背景之下，教學檔案信息化建設本就是時代發展必然趨勢，教學檔案管理人員在這一過程中自然需要主動承擔起自身的社會責任。為此，相關院校一定要立足于大數據時代背景需求來構建出一支計算機能力、綜合素養都較高的教學檔案管理隊伍，同時制定出相應的考核標準，真正保證教學檔案信息化建設工作能夠順利實施下去。

4.完善教學檔案管理信息化建設相關機制

大數據時代背景之下教學檔案信息化建設工作要想有效實施下去，除了上述幾點還需要及時完善教學檔案信息化建設相關機制。首先，院校相關領導人員一定要提高重視程度，結合實際情況制定出相關的信息化建設機制，真正將教學檔案信息化建設工作內容進行具體化，結合高職院校信息化建設基本情況來制定出具體的信息化建設方案，同時將信息化建設工作各項環節都落實到教學檔案管理人員身上，組建專門的信息化建設小組，同時制定出相應的績效管理制度，這樣才能進一步提升教學檔案信息化建設工作效率和質量。其次，相關院校還可以對現有的教學檔案管理流程進行優化，結合教學檔案管理系統、人員數量等基礎情況來明確分工，以此來有效實現教學檔案分工化、專門化管理;最后，對數字檔案收集、歸檔、錄入以及交接標準進行明確。

四、結語

綜上所述，在大數據背景下，教學檔案管理工作的內容和載體發生的巨大變化，促成了教學檔案管理的變革，使檔案管理信息化建設能夠與當代社會經濟的大發展相融合。教學檔案管理信息化的基礎就是大數據，也就是海量繁雜的教學文件，在此基礎上，信息技術也就成為了教學檔案管理的重要和必要的手段與形式，由此可見，要想提高教學檔案管理效率，必須借助學校的信息化平臺和技術，從而真正實現檔案信息資源的共享。

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（作者單位：東華理工大學）