公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化探討

周琳

摘 要：采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要組成部分，也是企業(yè)成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文基于內(nèi)部控制理論，對(duì)HD公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀以及存在的問題進(jìn)行探討。為把握采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的主要關(guān)鍵控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，本文對(duì)HD公司采購(gòu)業(yè)務(wù)不同環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制流程提出優(yōu)化建議，從而幫助企業(yè)提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的運(yùn)作效率與管理水平。

關(guān)鍵詞：內(nèi)控體系;采購(gòu)流程;內(nèi)部控制

建筑公司經(jīng)營(yíng)過程中，風(fēng)險(xiǎn)相伴，內(nèi)部控制有助于幫助企業(yè)防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)公司的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)。因此，加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部控制，是實(shí)現(xiàn)公司利益和提高效率的手段。下面就企業(yè)內(nèi)部控制的采購(gòu)管理進(jìn)行分析。

一、HD公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀與問題

1.HD公司背景

HD公司成立于2003年，注冊(cè)資金500萬，開發(fā)建設(shè)的房地產(chǎn)項(xiàng)目為聯(lián)排、疊加和高層建筑，自持高檔綜合類物業(yè)，目前以小區(qū)、商業(yè)體綜合開發(fā)建設(shè)為主，聯(lián)合上下游企業(yè)進(jìn)行多元化發(fā)展的房地產(chǎn)企業(yè)。HD公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)根據(jù)項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)階段所需的各類資源情況開展，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化奠定基礎(chǔ)。

2.HD公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

（1）資金安排不合理，預(yù)算超標(biāo)。HD公司涉及大量的采購(gòu)原材料及輔料的業(yè)務(wù)，采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，再加上公司內(nèi)控制度不完善，導(dǎo)致資金使用不合理是采購(gòu)環(huán)節(jié)的核心問題。公司組織架構(gòu)分布不合理以及人員分工不明確，個(gè)別采購(gòu)人員采購(gòu)時(shí)缺乏責(zé)任心，不愿意就價(jià)格進(jìn)行商討，造成采購(gòu)成本居高不下;預(yù)算未落實(shí)“誰需求、誰申請(qǐng)”的原則，導(dǎo)致采購(gòu)預(yù)算未到達(dá)控制成本的目的。

（2）供應(yīng)商庫(kù)選擇機(jī)制不健全。HD公司沒有建立供應(yīng)商庫(kù)管理，未形成區(qū)分優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、和禁止合作的供應(yīng)商庫(kù)，使得中標(biāo)供應(yīng)商良莠不齊，也沒有對(duì)供應(yīng)商企業(yè)資質(zhì)進(jìn)行背景調(diào)查、負(fù)債情況、上下游信用、征信等情況進(jìn)行盡職調(diào)查，導(dǎo)致供應(yīng)商水平參差不齊，供應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量無法有效保證。如果遇到被銀行凍結(jié)賬戶的企業(yè)，增大了企業(yè)預(yù)付賬款的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

（3）HD公司采購(gòu)定價(jià)流程不合理。HD公司采購(gòu)定價(jià)未通過細(xì)化的市場(chǎng)調(diào)研，沒有留存相應(yīng)的三方比價(jià)資料，盲目的確定所采購(gòu)物資的價(jià)格。HD公司采購(gòu)成本的增加，將會(huì)導(dǎo)致其建筑商品的價(jià)格比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手高，從而影響HD公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（4）采購(gòu)合同未建立臺(tái)賬審核流程。HD公司未建立合同臺(tái)賬，對(duì)采購(gòu)合同中的中標(biāo)供應(yīng)商和供應(yīng)商資質(zhì)資料、采購(gòu)清單、現(xiàn)金折扣、付款方式等未落實(shí)臺(tái)賬管理，對(duì)合同中的條款未經(jīng)律師給予法律意見，存在法律糾紛隱患。

（5）驗(yàn)收付款環(huán)節(jié)管理不規(guī)范。HD公司未將驗(yàn)收環(huán)節(jié)落實(shí)到專項(xiàng)管理，特別是專業(yè)性強(qiáng)、金額大的單筆采購(gòu)，沒有落實(shí)專家驗(yàn)收，使用部門和采購(gòu)部門就產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格等相互扯皮現(xiàn)象較多。付款環(huán)節(jié)未落實(shí)“發(fā)票審批梹椄犢釕笈鷢梹椂ㄆ詼哉恕鋇鬧貧齲斐曬┯ι潭啻未呤照絲睿踔臉魷志芫┗蹕窒蟆？

二、HD公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的流程設(shè)計(jì)與優(yōu)化

1.HD公司采購(gòu)流程設(shè)計(jì)遵循原則

（1）落實(shí)公司采購(gòu)板塊內(nèi)控制度、重點(diǎn)環(huán)節(jié)。采購(gòu)是公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程的起點(diǎn)，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)。采購(gòu)付款環(huán)節(jié)是采購(gòu)業(yè)務(wù)中最后一個(gè)環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)涉及資金流出企業(yè)，影響到企業(yè)的現(xiàn)金流量，容易出現(xiàn)舞弊和失誤，對(duì)這一環(huán)節(jié)內(nèi)控制度進(jìn)行完善、落實(shí)具有重大的意義。

（2）充分考慮貨幣時(shí)間價(jià)值，滿足各方利益需求。HD公司的原材料最大需求是鋼材及混凝土，國(guó)內(nèi)建筑鋼材及混凝土最大的需求市場(chǎng)是樓市，樓市的調(diào)控會(huì)影響鋼材和混凝土價(jià)格的波動(dòng)。抓住鋼材和混凝土采購(gòu)時(shí)機(jī)即能有效降低采購(gòu)成本，從而影響本期利潤(rùn)，最后實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。

2.HD公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程優(yōu)化

（1）建立按需設(shè)崗、符合內(nèi)部牽制的崗位制度。HD公司作為建筑行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)，要想建立完善采購(gòu)內(nèi)控制度，應(yīng)該從崗位制度開始設(shè)計(jì)。首先，按需設(shè)崗，實(shí)現(xiàn)人力資源最優(yōu)化，提高員工的工作效率，對(duì)采購(gòu)人員開展專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，基本可以劃分為：土建、安裝、裝飾、景觀等專業(yè)采購(gòu)職位。其次，建立起招標(biāo)、采購(gòu)、成本相分離的崗位制度。比如為了有效規(guī)避采購(gòu)環(huán)節(jié)中的舞弊現(xiàn)象，可以設(shè)計(jì)采購(gòu)審核節(jié)點(diǎn)分離：采購(gòu)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)與審批權(quán)限;供應(yīng)商的選擇與審批;采購(gòu)合同擬定、審批;采購(gòu)申請(qǐng)與專家采購(gòu)驗(yàn)收記錄;付款的申請(qǐng)與審批。

（2）確定供應(yīng)商的步驟。供應(yīng)商選擇是采購(gòu)管理中的一個(gè)重要決策。HD公司應(yīng)當(dāng)分析市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，形成長(zhǎng)期的、穩(wěn)定的供應(yīng)鏈合作關(guān)系。HD公司以公開發(fā)布或招標(biāo)公告等方式傳遞給供應(yīng)商招標(biāo)信息，包含需求產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量要求、報(bào)價(jià)、數(shù)量及質(zhì)量保證條件等。

（3）控制采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行、驗(yàn)貨環(huán)節(jié)。HD公司采購(gòu)人員要及時(shí)與供應(yīng)商溝通采購(gòu)存貨庫(kù)存狀況，確保訂購(gòu)的產(chǎn)品能夠及時(shí)入庫(kù)，防止出現(xiàn)因?yàn)槿鄙僭牧铣霈F(xiàn)的生產(chǎn)空窗期。對(duì)急需物資可以采用預(yù)付賬款方式采購(gòu)，但注意把握其額度，防止出現(xiàn)資金短缺和壞賬風(fēng)險(xiǎn)。HD公司還要建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收制度。遇到大宗物資、特殊物資應(yīng)該申請(qǐng)專家驗(yàn)收。驗(yàn)收審批經(jīng)過驗(yàn)收人員簽字后，流程提交給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格審核供應(yīng)商提供發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。

（4）采購(gòu)流程中財(cái)務(wù)審批流程設(shè)計(jì)。采購(gòu)合同簽訂擬定時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)簽批財(cái)務(wù)意見，盡量爭(zhēng)取現(xiàn)金折扣，選擇合適的付款時(shí)間和方式，避免出現(xiàn)付款方式不當(dāng)引起的法律風(fēng)險(xiǎn)和資金風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)驗(yàn)收后，財(cái)務(wù)部應(yīng)該對(duì)審核無誤的采購(gòu)項(xiàng)目及時(shí)付款，并告知供應(yīng)商支付進(jìn)度。定期安排往來會(huì)計(jì)通過函證等方式，與供應(yīng)商核對(duì)往來款項(xiàng)，對(duì)其差異及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，切實(shí)做到賬實(shí)相符。

（5）控制退貨流程與銷售折讓。首先，采購(gòu)人員要編制內(nèi)部退貨通知單，填制退貨商品的名稱、退貨數(shù)量、單價(jià)、金額、退貨原因、物流資料及供應(yīng)商的名稱，并進(jìn)行簽字;如果是較大金額的外包裝破損，還應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)的圖片資料，將以上資料交由財(cái)務(wù)部登記入賬。其次，如果跟供應(yīng)商溝通后執(zhí)行銷售折讓的，應(yīng)與供應(yīng)商以函件形式進(jìn)行確認(rèn)，并以此為依據(jù)交由財(cái)務(wù)編制相關(guān)憑證，財(cái)務(wù)人員入賬。再次，無論是退貨還是折讓，供應(yīng)商均應(yīng)提供紅字發(fā)票，作為稅收調(diào)整的憑據(jù)。建立動(dòng)態(tài)供應(yīng)商管理、評(píng)分制度。最后，合同執(zhí)行完畢后，供應(yīng)鏈合作形成閉環(huán)。HD公司為了建立動(dòng)態(tài)供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫(kù)，旨在為后期項(xiàng)目開發(fā)及成本預(yù)測(cè)做好數(shù)據(jù)基礎(chǔ)工作，需要及時(shí)對(duì)供應(yīng)商的合作配合能力、履約能力進(jìn)行量化打分，及時(shí)記錄當(dāng)期供應(yīng)鏈的合作價(jià)格。

三、優(yōu)化流程采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)

（1）采購(gòu)立項(xiàng)。需求部門提交采購(gòu)立項(xiàng)申請(qǐng)，明確所申購(gòu)物資及服務(wù)的預(yù)算金額、型號(hào)要求、技術(shù)等信息。預(yù)算內(nèi)采購(gòu)審批，由需求部門按流程提交采購(gòu)申請(qǐng)，預(yù)算外或超預(yù)算采購(gòu)，需經(jīng)審批人批準(zhǔn)后，交由采購(gòu)部門作為采購(gòu)立項(xiàng)依據(jù)。

（2）招標(biāo)采購(gòu)。預(yù)算金額超標(biāo)需招標(biāo)采購(gòu)。HD公司采購(gòu)業(yè)務(wù)相對(duì)繁雜，采購(gòu)項(xiàng)目?jī)r(jià)格參差不齊，為了提高采購(gòu)的效率，同時(shí)落實(shí)內(nèi)控制度，采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目以金額作為參數(shù)進(jìn)行分類管理，金額20萬以上的進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，20萬以內(nèi)采用競(jìng)爭(zhēng)性談判、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式執(zhí)行。

（3）供應(yīng)商資格入圍篩選。征召單位原則上必須為一般納稅人，小規(guī)模納稅人、個(gè)體經(jīng)營(yíng)者不得納入。入圍單位盡量選擇國(guó)際、國(guó)內(nèi)知名品牌、知名企業(yè)，或者是行業(yè)龍頭企業(yè)，或者是技術(shù)領(lǐng)先的企業(yè)。

（4）招標(biāo)文件的編制及發(fā)放。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件，并報(bào)單位分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批。招標(biāo)文件原則上按標(biāo)準(zhǔn)格式編制，需要附上合同文本或重要合同條款。

（5）現(xiàn)場(chǎng)開評(píng)標(biāo)。開標(biāo)小組制定中標(biāo)評(píng)標(biāo)原則。最低價(jià)評(píng)標(biāo)法適用于以價(jià)格作為主要因素確定中標(biāo)單位;綜合評(píng)標(biāo)法適用于以價(jià)格、服務(wù)、技術(shù)標(biāo)為權(quán)重進(jìn)行綜合評(píng)定確定中標(biāo)單位。

（6）宣布中標(biāo)。開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)所有評(píng)標(biāo)人員在中標(biāo)單位經(jīng)濟(jì)標(biāo)正本報(bào)價(jià)頁簽字確認(rèn)，招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)由招標(biāo)組織人員統(tǒng)一收集整理所有資料。

（7）合同管理。需求部門負(fù)責(zé)合同草擬、報(bào)審及簽訂工作，按照招標(biāo)文件所附合同模板擬定合同，原則上合同簽訂時(shí)合同條款不得變動(dòng)，招標(biāo)文件發(fā)放后回標(biāo)單位對(duì)合同條款提出異議除外。

（8）驗(yàn)收結(jié)算。驗(yàn)收由需求部門牽頭組織采購(gòu)部門、資產(chǎn)管理部門等相關(guān)部門根據(jù)合同或采購(gòu)訂單、定標(biāo)資料共同驗(yàn)收;物資類到貨后3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，服務(wù)類項(xiàng)目實(shí)施完成后7個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，收到發(fā)票后3個(gè)工作日內(nèi)辦理結(jié)算手續(xù)。

四、結(jié)語

采購(gòu)業(yè)務(wù)管理一定程度上決定著企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)不同環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與優(yōu)化，有利于規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，如舞弊、壞賬等風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率和產(chǎn)品質(zhì)量水平，從而提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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