試析企業檔案管理保密工作的重要性及相關對策

羅李春

摘 要：我國企業檔案管理的制度化、規范化建設已取得了一定的成績的。通過上級督導和逐級分管的模式，檔案管理水平基本可以滿足我國企業建設中的總體要求。檔案的重要性隨著在新時期企業發展的作用，越發的凸顯出來。探討和總結我國企業檔案管理保密工作的重要性及管理中存在的問題，對我國企業檔案管理保密工作建設的法制化，規范化是有著十分重要的意義的。

關鍵詞：企業檔案管理;保密工作;對策研究

一、企業檔案管理保密工作的現狀以及重要性體現

1.1企業檔案管理保密工作的現狀

一段時期以來，在借鑒國外檔案管理模式的基礎上，我國企業的制度化、規范化建設是取得了一定的成績的。通過上級督導和逐級分管的模式，企業檔案管理水平基本可以滿足我國企業建設中的總體要求，現階段的企業檔案的類型可分為：圖紙類、圖表類、影像資料類、文檔類等，這些文件性材料在信息時代的普及中，也出現了相應的數據稿，但數量的匹配度不足。這些材料主要是用于記錄在企業項目立項、項目論證、產品驗收、設備維護等企業生產的過程性環節，具有十分重要的實用性，成為企業效益和產品等諸多問題評定的可靠數據，推動了企業整體效能的最大化。在無紙化新時代辦公理念背景下，越來越多的檔案資料存儲在電子類設備中，并通過建立檔案的多效標簽，來應對企業管理、安全生產等問題的不同主管部門對企業保密工作的督導。

1.2企業檔案管理保密工作重要性體現

企業的檔案管理保密工作是企業管理的人員對企業發展的整體方向的經營狀況進行了解的有效手段，可以為企業發展中的計劃與建設方面，提供有效的決策數據支撐。同時，也是社會對企業效能的成果認定的基礎，為企業綜合發展模式下提供具有企業文化和歷史特色的支持性資料，是企業在市場方面競爭中，凸顯核心競爭力的有效路徑。企業的檔案管理人員依法科學的進行檔案管理工作，將全面性的服務于企業的產品的生產、經營銷售、設備維護與更新、技術管理、財務方面管理的多個環節。成為企業中發展方面的重要支撐，同時也將成為國家檔案的有效組成部分。

檔案是企業的有效資產組成，生產活動和經營活動的檔案，都是全體員工勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷史背景下的記錄和再現。在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案資料中，將記錄著企業產品和管理經驗的創設和創新，是一代又一代的管理者和員工們才智與汗水在這一特殊形式載體的體現。同時，檔案中也承載著企業特有的信息內容、知識、觀念，在市場經濟與知識經濟浪潮中，企業的核心競爭資料的保密程度將會直接影響到企業獨有的技術產權和研發方向，含有企業核心信息資料的整理和保管失時或失效，將給企業造成無法挽回的損失。

二、企業檔案管理保密工作問題的常見成因

2.1企業檔案管理的人員配備不足

隨著企業發展的深入，檔案生成的周期是很長的，同時檔案的種類及涉及專業又是十分廣泛的，在檔案管理人員配備不足，對檔案的保密工作方面的認識還不夠深入，面對大量的信息型企業檔案，沒能建立起高效、規范的檔案管理模式。這些記錄著企業發展歷程和生產的詳實資料，因企業檔案管理崗位人員不足等原因或疏漏、或總量不足。

2.2企業檔案管理人員缺乏保密意識

企業管理部門，對檔案的過程性督導力度不足，當檔案保密工作的認識還停留在資料的被動整體階段。對檔案保密工作的總體功效利用不足，沒能形成良好的交流和共享機制，沒能推動企業工程核心競爭力的有效提升，成為留存在檔案櫥和電腦硬盤中的單一見證性記錄。現階段我國企業的經營模式為壟斷式經營，企業的發展運營沒有競爭對手，導致企業在風險防范工作方面重視程度不夠，企業檔案管理人員缺乏保密意識，從根本上限制著我國企業的可持續發展。

2.3管理人員的專業素養有待提高

檔案的管理人員一般是有剛入職或要離休的老同志組成，負責企業檔案的收集、整理和再分析，受限于經驗或體力，崗位的能動性不大。日常保密工作的開展主要是以被動應付為主。對檔案的歸類和利用能力不足，導致檔案的文本化缺失，沒能達成有效地檔案管理。檔案收集的實效性不強，部分檔案出現補檔現象是十分嚴重的。

2.4對企業檔案負主管責任不明確

檔案管理的多重監管模式下，對企業檔案負主管責任不明確。企業檔案保密工作的實施過程中，檔案收集方面的工作存在不規范情況，檔案管理的制度化也存在不清晰的問題，導致部分檔案涂抹或關鍵檔案缺失情況在企業檔案保密工作中時有發生，成為某些企業主管或法人逃過法律追究的有效捷徑。檔案管理人員的法律責任有待進一步的明確。

三、應對企業檔案管理保密工作中常見問題的策略

3.1落實崗位責任，加強檔案管理保密工作監督

各企業的檔案管理保密工作負責部門，要對檔案管理保密工作落實責任，建立檔案的分管和匯總機制。落實檔案管理人員。改變在行政化的批示和檔案的被動收集形式，可以開創性地實施第三方檔案管理模式。做到對產品質量評定和企業設備的維護、改造和擴建的系統化的公平、詳實記錄。

3.2提高管理意識，增進檔案管理保密工作能力

突破傳統的企業檔案的記錄模式，開創企業檔案的大數據建設，通過崗位經驗積累、個人檔案管理能力提升培訓等形式，在落實崗位責任，提升檔案管理意識的同時，優化檔案管理途徑，充分利用信息設備的傳輸速率和存儲上限，多樣化地實施數據標簽保密工作，為應對各級主管部門督查和檔案管理的分類和存檔，建立保密工作基礎。

3.3推行制度化建設，依法依規實施記錄

根據國家檔案局頒布的相關檔案管理方面的法案，制定與企業發展進程相匹配的，分層檔案管理要求和崗位制度。企業檔案管理的保密工作實行法制化與制度化。強調檔案管理中保密工作的法律效應。做到歸檔的文件材料完整，且能夠準確地反映企業的生產、科研、基建方面和經營類管理等各項活動的真實性。

3.4發揮檔案效能，提高企業檔案利用率

新時期下，檔案管理保密工作應為企業的核心競爭力服務，通過對企業歷史檔案的有效整理，實現企業的文化在新的時期下具有新的活力，為企業的發展注入新鮮血液。同時達成企業檔案管理的在企業不同職能部門間的交流，讓企業檔案在更大的平臺下，實現新生。

結 語

通過以上對企業檔案管理中保密工作的詳細探析，得出重視企業檔案管理保密工作的規范與制度，方才能為企業的安全生產與企業的經濟效益的評定提供準確數據保障，對企業檔案管理人員的合理調配與培訓管理、強化人員的崗位職責及檔案管理新模式等策略的應用，都會在日后的企業檔案管理保密工作方面，優化檔案管理制度，充分發揮檔案管理的作用，服務企業發展等方面做出指標性的提升。

參考文獻

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作者簡介： 羅李，性別：男，學歷：本科，職稱：政工師。