單位檔案數字化建設路徑探索與研究

張方雷

摘要：近年來信息技術在單位各項工作中得以非常普遍的運營，同時也在很大程度上推動了單位檔案管理工作的創新發展。檔案數字化建設工作屬于時代發展和單位改革的必然趨勢，借助于信息技術對各類檔案材料實施數字化管理，確保檔案資源開發利用效率的不斷提升。本文結合筆者實際工作研究，探討了單位檔案數字化建設路徑。

關鍵詞：檔案管理;數字化;建設路徑

一、單位檔案數字化建設的意義

一方面，推進檔案數字化建設工作能夠有效促進檔案工作實際效率和質量的提升，能夠進一步控制檔案工作成本，促進檔案資源的高效科學開發利用，進而構建一個更加智能化、規范化的檔案管理體系，更好地滿足新時代下各部門以及人民群眾對檔案資源的使用需求。另外信息技術的應用還可以將過去很多復雜枯燥的工作變得更加便利，有效優化檔案管理流程，降低檔案工作者的壓力和負擔，促進單位檔案管理效率的提升[1]。

另一方面，推進檔案數字化建設能夠將數字化、網絡化以及個性化的理念滲透到實際管理工作中來，能夠依托于云計算和云存儲等功能推進單位檔案資源信息化管理平臺的構建，確保檔案開發利用需求得以更好地實現。與此同時，數字化建設能夠推動單位檔案資源開放平臺建設，讓檔案管理機制進一步優化和完善，真正發揮出檔案材料的實際價值作用，確保檔案使用者的需求得以有效滿足。

二、單位檔案數字化建設路徑分析

（一）建立健全檔案數字化管理制度

單位檔案管理往往會關系到諸多材料文件，不同類型的材料文件在工作中不斷產生，加之需要對其進行搜集、整理、歸類、加工、存儲，進而對檔案管理人員的專業性提出了更高的要求。與此同時，檔案管理工作開展過程中往往還要和其他部門予以銜接溝通，這也在一定程度上增加了檔案管理難度。在推進檔案數字化建設中，必須要建立健全相應的管理制度，充分體現出檔案管理工作的系統性和層次性，抓住關鍵點，確保檔案數字化建設工作的有序推進。本文提出，建立健全數字化管理制度，需要把工作重心放在統一規范上，實際工作中需要明確規定檔案歸檔的格式、要求，規定檔案工作人員的具體職責，優化調整檔案管理工作流程，促進檔案管理時效性的提升。與此同時，在檔案數字化管理制度中還應當對檔案信息管理系統平臺的建設與應用進行規范，對檔案數字化轉換工作予以規范，確保檔案管理工作的科學開展。

（二）推進構建檔案管理電子化系統

在單位開展落實各項工作的過程中必然會形成各種不同的檔案材料，管理人員應當做好對檔案材料的搜集歸檔工作，檔案數字化建設過程中應當推進構建電子化管理系統，借助于現代化工具如掃描儀對檔案材料進行掃描、利用數據庫對整理好的檔案進行存儲、借助于信息安全技術確保檔案的安全與完整。同時還應當建立檔案搜索和查詢系統，以便于為檔案使用者帶來更加高效的服務，真正確保檔案材料自身價值得以更好地開發利用。另外，電子化管理系統中將單位檔案材料進行自動分類，有效促進檔案歸檔作業效率的提升。

（三）促進單位辦公自動化系統結合

在單位檔案數字化建設過程中，應當盡快促進檔案信息管理系統與辦公自動化系統的有機結合，由于數字化檔案自身的獨特性，還應當始終堅持以數字文檔安全管理制度為前提開展各項工作。在與辦公自動化系統相結合的過程中，應當確保檔案材料的安全與完整，借助于辦公自動化系統對檔案管理流程進行優化，有效降低檔案管理人員的工作負擔，同時促進檔案材料自身價值的發揮。另外單位需要委派專門的人員對涉及到的相關軟硬件設施系統實施有效管控，保證檔案數字化建設工作在推進落實中具備堅實的物質保障，發揮出辦公自動化系統的功能[2]。

（四）應用云存儲與云服務技術

依托云存儲和云服務技術，屬于新時期單位檔案數字化建設工作的重要組成部分。一方面，對單位檔案管理工作來說，要善于依靠云存儲的優勢，不斷總結吸取其他單位的先進經驗，積極和各部門進行互動交流，根據單位檔案管理工作的經驗來設計相對應的云存儲服務器，有效提高檔案管理工作時效性;另一方面，因為云服務技術表現出極強的交互能力，可以在很大程度上提高檔案材料的開發利用效率，對于單位檔案管理活動而言，要對多元化服務引起充分的重視，靈活運用云服務技術來支持自身工作。如可以借助于數字簽名授權的辦法為使用者提供相應權限，讓其可以在權限允許的范圍內來進行各項操作，如此一來可以有效滿足檔案使用需求，還能夠保障檔案資源的安全。

結語：綜上所述，數字化建設在很大程度上轉變了過去那種手工檔案管理模式，指引著單位檔案工作不斷向著智能化、規范化的方向邁進。借助于檔案數字化建設工作，不但提高了檔案管理工作效率，同時也有助于檔案材料自身價值與作用的發揮，進一步促進檔案開發利用效率的提高，真正讓檔案工作實現服務社會和人民的目標。

參考文獻：

[1]李振國.事業單位檔案數字化管理的現狀與對策分析[J].辦公室業務，2020（15）：113-114.

[2]黃寧.事業單位檔案數字化建設路徑[J].信息記錄材料，2020，21（01）：57.