加強辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化

金麗紅

【摘? 要】在辦公室管理工作中，文秘工作與檔案管理工作之間的聯系十分密切，兩者是相互促進的關系，管理部門必須加強文秘工作、檔案管理工作的一體化。在科學技術水平快速提升的大背景下，計算機技術、網絡技術已融入各個行業的發展中，核電行業也不例外。辦公室需要明確信息時代文秘工作與檔案管理工作之間的關系，深入分析兩者存在的問題，并對其進行處理，確保文秘工作和檔案管理工作的規范性。論文就加強辦公室文秘工作與檔案管理工作的一體化進行了分析。

【Abstract】In office management work， the relationship between secretarial work and archives management work is very close. The relationship between them is mutual promotion. The management department must strengthen the integration of secretarial work and archives management work. Under the background of rapid improvement of science and technology level， computer technology and network technology have been integrated into the development of various industries， including nuclear power industry. The office needs to make clear the relationship between the secretarial work and the archives management work in the information age， deeply analyze the existing problems of the two， and deal with them， so as to ensure the standardization of the secretarial work and archives management work. This paper analyzes the integration of office secretarial work and archives management work.

【關鍵詞】辦公室文秘工作;檔案管理工作;一體化

【Keywords】office secretarial work; archives management work; integration

【中圖分類號】C931.46;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）10-0019-02

1 引言

對于一個承擔著國家第三代核電技術的國家電投二級子公司，如何在核電企業發展戰略規劃部署下，充分發揮企業自身的優勢和作用，更好地行使本企業在整個集團布局中的歷史使命，辦公室工作是其中的關鍵內容，起著上呈下傳的“橋梁”作用。秘書為了提升辦事效率，有效地處理各項事務，必須積累更多的經驗，將文秘工作和檔案管理工作在整個企業業務發展和業務流程中進行融合貫穿。在辦公自動化水平日益提升的大背景下，文秘工作和檔案管理工作一體化趨勢日益明顯，并對兩項工作提出了更加嚴格的要求。基于此，文章介紹了文秘工作與文書檔案管理工作一體化的相關內容，闡述了文秘工作和文書檔案管理工作之間的關系及銜接的重要性，總結了加強辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化的策略。

2 辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化概述

信息化已成為社會發展的一個重要標志。對于企業而言，更精確的信息過濾能力能更精準地為企業服務，為文秘工作、檔案文書管理工作一體化提供了大力支持[1]。辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化又被稱為文檔一體化，企業需要充分利用計算機技術、行政辦公管理系統，將文秘工作、檔案管理工作進行有效融合，確保文秘工作、檔案管理工作的一體化、智能化、先進性，將信息技術滲透到資料檔案編制、審核、簽發、歸檔全過程中，并對其進行監督、管理，保證文書檔案管理工作呈現出一體化、標準化、規范化特點。

3 辦公室文秘工作與檔案管理工作之間的關系

在辦公室管理工作中，文秘工作和文書檔案管理工作是息息相關、相輔相成的關系，管理部門必須全面落實兩項工作，有效地提升行政管理水平，并提供先進的優質服務，確保辦公體系發展的規范性、有序性。

通常情況下，文秘工作主要是工作人員在做好日常工作任務后，根據工作規律、工作原則，針對文件、相關資料進行處理、整理，確保文件聯系的密切性，充分發揮出文件的重要作用，為管理人員查找信息提供支持。同時，相關管理部門需要根據文件屬性、自身特點，針對各項文件檔案進行歸類處理，確保后續檔案管理工作的有效進行。文書檔案管理工作普遍是在文秘工作基礎上得以發展的，這項工作需要針對文書檔案資料做好分類處理，突出各項資料的秩序性、高效性，還要重視文件存儲安全工作，這就需要文秘工作人員及時向文書檔案管理板塊傳達整理后的文件，并進行妥善保存、管理，文秘工作質量、效率對后期文書檔案管理工作的開展具有重要影響[2]。因此，文秘工作是文書檔案管理工作的基礎保障，文書檔案管理工作為文秘工作提供了后續保障，兩者是息息相關、相互制約的。

4 辦公室文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

從文秘工作性質的角度進行分析，相關管理部門必須加大文秘板塊檔案管理力度，認識到辦公室文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性。首先，文秘工作與檔案管理息息相關，文秘工作在實踐過程中，可以突顯出檔案信息的重要性，文秘工作會涉及很多上呈下傳的文件材料，相關工作人員需要及時將文件資料遞呈給領導進行批閱，并做好催辦、歸檔工作，有效地提升辦公室管理工作的整體效率，并能深入貫徹落實上級管理部門的精神，為企業獲取更有效的信息、更多的經濟效益。文秘工作中的優質服務發揮著十分重要的作用，管理部門需要將基礎檔案管理作為基礎，確保運作方法的規范性，促進文秘工作的規范、有序進行。其次，文書檔案管理工作的實施可以確保文秘工作的系統性、科學性，很多重要的信息來源、物質基礎與文秘工作的系統性、科學性息息相關，為了積極開展文秘工作，管理部門必須提供準確性、系統性、可選擇性的檔案資料。在現代化社會的發展中，完善檔案管理制度可以滿足文秘工作的實際需求，這是新時期的關鍵管理手段、工作任務。

5 加強辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化的策略

5.1 提高文檔一體化意識

文秘工作與檔案管理工作的任務存在很大差異，具有一定的獨立性，文書是檔案的來源，檔案為文書提供了保障，兩者是文檔工作中息息相關的環節。在本企業內部，文書、檔案管理和信息化雖同設在辦公室下，但在生產和工作中，“文件”與“檔案”工作實際是相脫節的，信息化也未能完全融入其中，基本上各自仍處于單方面作業的狀態。盡管企業的收發文有統一的對外接口，但業務部門在生產過程中產生的業務文件，基本是屬于自行負責，包括文件的流轉、控制分發和歸檔管理。因此，為了加強辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化，相關管理部門必須樹立系統思維意識，樹立文檔一體化意識，提高檔案管理工作的整體水平。在文書檔案管理過程中，相關管理部門必須掌握文書處理規范化內容，有效地開展檔案管理工作規范化基礎工作。同時，相關管理人員需要認識到文秘工作與文書檔案管理工作一體化的重要性，既要為當前工作提供服務，又要為過去的工作負責，明確文秘工作是“文檔一體化”的基礎工作，根據“文檔一體化”需求，確保各項公文辦理的規范性。

5.2 規范文書立卷工作

在文書檔案管理過程中，文書立卷工作發揮著十分重要的作用，既能夠確保文書檔案的體系化、標準化，又可以在文秘工作、檔案管理工作的銜接中發揮重要作用。文書立卷工作是文秘工作的最終環節，也是文書檔案管理工作的初始內容，管理人員必須認識到文秘工作、文書檔案管理工作銜接的重要性。為了加大文書立卷工作力度，相關人員必須做好以下工作：首先，定期針對工作人員開展專業培訓活動，培訓的內容可以是公文、檔案相關法律法規，引導工作人員認識到文書立卷的重要性，提高工作人員的檔案意識，為各項工作的實施提供基礎保障。其次，針對文書立卷工作進行規范、智能、日常管理。在現代化社會的發展中，很多管理部門已逐漸使用電子檔案管理系統，工作人員需要收集整理、統一裝訂、分類排列紙質的檔案資料，針對電子公文檔案資料進行整理、歸檔，保證電子檔案、紙質檔案的完整性、準確性。最后，全面落實工作人員的崗位職責，文秘工作人員、文書檔案管理人員必須進行協調、配合，明確各個員工的職責、分工，在開展文書立卷工作的過程中，嚴格按照工作程序進行，確保公文資料的真實性、準確性，為后續文書檔案管理工作的有效性提供保障。

5.3 全面整合文書檔案資源

文書檔案資料與各項工作的有效進行息息相關，會涉及很多機密資料，為了確保企業快速發展，相關管理部門必須認識到文書檔案管理資料的重要性，提升文秘工作的整體水平，強化文書檔案管理工作，可以為工作人員提供高準確性的文件信息[3]。例如，在文件登記過程中，相關管理部門必須做好文件資料分類工作，還需要強化相應的摘抄工作，準確記錄負責人、標題、時間等內容，提高文件管理的整體效率，為后續資料的篩選、查閱工作的有效性提供支持，有效地開展文書檔案管理工作和文秘工作。

6 結語

綜上所述，為了強化辦公室文秘工作與檔案管理工作的銜接性，相關單位需要樹立現代化管理理念，加大檔案信息化、數字化管理力度，針對文秘工作人員做好專業技能培訓工作，確保檔案分類、歸納、整理的有效性，提高辦公室文秘工作與檔案管理工作的整體效率。

【參考文獻】

【1】王丹.論文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].國際公關，2020（06）：149-150.

【2】李淑偉.論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].辦公室業務，2017（20）：110+116.

【3】蘇娟.規范與統一——文秘工作與檔案管理的銜接[J].辦公室業務，2016（24）：106-107.