路橋施工企業(yè)檔案管理問(wèn)題剖析及前景展望

郭亞麗

摘 要：公路建設(shè)是國(guó)家基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，路橋施工企業(yè)在公路建設(shè)中扮演著不可或缺的重要角色。隨著信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，各施工過(guò)程中的信息資料愈加繁雜而多樣，檔案收集與整理工作面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，本文對(duì)路橋施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并對(duì)融入數(shù)字化管理之后的施工企業(yè)檔案前景予以展望。

關(guān)鍵詞：路橋企業(yè);檔案;問(wèn)題;展望

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.042

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，檔案的整理與保管呈現(xiàn)向多元化轉(zhuǎn)型發(fā)展。根據(jù)山西省檔案局頒布的《企業(yè)檔案管理規(guī)范》的規(guī)定，各企業(yè)檔案管理已逐步完善并向電子化、信息化轉(zhuǎn)變。而對(duì)于路橋企業(yè)來(lái)說(shuō)，卻存在著一些有待解決的問(wèn)題。

1 路橋施工企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1）單位的工作性質(zhì)決定了路橋施工企業(yè)檔案管理的不足。細(xì)化來(lái)說(shuō)，具體表現(xiàn)為項(xiàng)目多、流動(dòng)性大，人員調(diào)動(dòng)頻繁。項(xiàng)目部根據(jù)施工項(xiàng)目的地域不同會(huì)出現(xiàn)在國(guó)外、省外、不同縣市，并且在一個(gè)工程完工后，項(xiàng)目部所屬人員、設(shè)備就會(huì)被抽調(diào)到下一個(gè)工程項(xiàng)目，遺留的有關(guān)檔案不能得到及時(shí)的整理，從而導(dǎo)致了文件資料收集問(wèn)題的日趨顯著。2）施工過(guò)程中的中間環(huán)節(jié)、隱蔽工程資料不足。對(duì)于一些特殊環(huán)節(jié)、特殊部位、隱蔽工程等技術(shù)性較強(qiáng)而且過(guò)后不可追述的工程資料諸如照片、影像等收集不足。3）沒(méi)有針對(duì)本企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理方案。雖然根據(jù)建設(shè)單位要求，項(xiàng)目部會(huì)安排工程收尾人員整理工程檔案，并在整理完畢后移交給建設(shè)單位。但對(duì)于施工企業(yè)自身來(lái)說(shuō)，依據(jù)建設(shè)單位要求整理的工程檔案在一定程度上并不能滿足其自身的需要。由于檔案整理的立足點(diǎn)不盡相同，檔案收集整理的方向也有所差異。4）各類工作電子平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)不一，不能與檔案管理系統(tǒng)合理接軌。隨著時(shí)代的進(jìn)步，數(shù)字資源逐漸成為工作學(xué)習(xí)的主流，公路建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)管理水平也不斷提升，各種管理電子平臺(tái)層出不窮。如工程管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)……各類平臺(tái)在運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件資料只能經(jīng)由“電子文件——紙制文件——電子檔案”這一過(guò)程進(jìn)行整理，卻不能直接將文件轉(zhuǎn)化為電子檔案。重復(fù)的工作不僅使檔案整理工作事倍功半，而且還增加了檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2 針對(duì)突出問(wèn)題的解決辦法

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化管理監(jiān)督機(jī)制

無(wú)論施工企業(yè)處在什么施工階段，什么施工地域，各類有關(guān)的文件材料必然會(huì)產(chǎn)生。如果檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、日常文件材料收集理念貫徹落實(shí)不到位，待到完工后就可能會(huì)面臨文件材料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。由此可見(jiàn)，樹(shù)立起檔案管理的意識(shí)尤為重要。

1）培養(yǎng)依法合規(guī)的檔案管理意識(shí)。做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)，從而實(shí)現(xiàn)依法管檔。2）微觀來(lái)講，培養(yǎng)項(xiàng)目施工人員全過(guò)程檔案收集意識(shí)是主管單位提高檔案收集效率的重要方法。在每個(gè)項(xiàng)目的崗前培訓(xùn)中，把檔案管理制度和檔案管理規(guī)范作為宣傳教育的“必修課”， 并把這一理念貫穿于工程施工的全過(guò)程，使檔案收集人員端正態(tài)度，強(qiáng)化對(duì)工作和事業(yè)的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。3）面對(duì)檔案發(fā)展新走向，將檔案收集整理的意識(shí)融入到施工企業(yè)文化建設(shè)之中，已經(jīng)成為企業(yè)提升宏觀檔案管理質(zhì)量的必經(jīng)之路。樹(shù)立正確的檔案管理理念，將檔案管理意識(shí)轉(zhuǎn)化為自覺(jué)行為，使其成為一種企業(yè)發(fā)展中不可磨滅的“傳統(tǒng)文化”。

2.2 完善施工單位項(xiàng)目檔案管理制度

早在春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，著名思想家呂不韋便在其著作中說(shuō)道：“欲知平直，則必準(zhǔn)繩;欲知方圓，則必規(guī)矩。”要想解決問(wèn)題，首先就是要樹(shù)立規(guī)章制度。對(duì)于施工企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，量身定做一套企業(yè)自身的管理制度，就是在“立規(guī)矩”。

1）建立健全的施工企業(yè)檔案收集整理制度。針對(duì)項(xiàng)目的各個(gè)階段、各個(gè)工序，明確收集資料的范圍及其保管期限，可操作性要強(qiáng)，讓每個(gè)相關(guān)人員都能“知其所以然”，從中明確行動(dòng)目的，并能在工程施工所產(chǎn)生的繁多文件資料中選出需要?dú)w檔的重點(diǎn)要點(diǎn)。2）建立健全的檔案工作責(zé)任追究制度，首先要明確公司各級(jí)層主管、分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員的責(zé)任，再將工作責(zé)任追究制度作為公司檔案管理工作的重要內(nèi)容，納入公司和下屬分公司年度目標(biāo)考核范圍，及員工年度晉級(jí)、評(píng)先、加薪的范圍，責(zé)任追究制要堅(jiān)持責(zé)任倒追，按工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作程序，從最后環(huán)節(jié)查起，按照“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則”一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)，只有這樣才能強(qiáng)化工作人員責(zé)任心，提高工作效率，只有當(dāng)責(zé)任人感覺(jué)到肩上的責(zé)任與壓力時(shí)，才能將檔案工作確實(shí)落實(shí)到位。3）建立健全的檔案工作的監(jiān)督制度，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的跟蹤監(jiān)督，明確各部門(mén)及相關(guān)人的職責(zé)，強(qiáng)化檔案管理制度執(zhí)行力度。

2.3 完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，建立檔案管理的組織機(jī)構(gòu)

檔案管理工作應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的管理模式，每一個(gè)工程項(xiàng)目，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)總責(zé)，項(xiàng)目辦公室設(shè)立專職檔案員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)，每個(gè)職能部門(mén)設(shè)立兼職檔案員負(fù)責(zé)其所在單位的文件材料的收集與整理，由此在項(xiàng)目部形成一個(gè)橫向的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織。再由項(xiàng)目部對(duì)所屬單位負(fù)總責(zé)，形成縱向管理框架。由此規(guī)范權(quán)限，明確職責(zé)，捋順檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。另外，對(duì)于工作人員中間調(diào)動(dòng)，則要遵循制度規(guī)定，辦理好移交手續(xù)，務(wù)必交接到人，只有當(dāng)檔案資料移交手續(xù)辦理完畢并且在善后過(guò)程完成后，方可辦理調(diào)離或離職手續(xù)。

2.4 強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制

建立健全檔案工作的監(jiān)督機(jī)制，尤其是在日常監(jiān)督上下功夫，探索構(gòu)成“上級(jí)檢查，專項(xiàng)檢查，各分公司交叉檢查，內(nèi)部自查”相結(jié)合的有效監(jiān)督途徑，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的跟蹤監(jiān)督，建立監(jiān)督信息共享制度，明確監(jiān)督力量側(cè)重點(diǎn)，加強(qiáng)監(jiān)督力量，協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，提出對(duì)重點(diǎn)部位和下屬單位開(kāi)展專項(xiàng)巡查。建議把好四關(guān)，一是把好方向觀，要求公司機(jī)關(guān)部室及所屬分公司嚴(yán)格按《檔案管理制度》要求執(zhí)行，理清主要工作內(nèi)容和思路，夯實(shí)基礎(chǔ)工作。二是把好內(nèi)容質(zhì)量關(guān)，重點(diǎn)緊盯檔案管理工作的重點(diǎn)部位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，規(guī)范制度流程，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。三是把好檔案人員能力水平關(guān)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍自身建設(shè)，結(jié)合公司和所屬分公司檔案工作實(shí)際，開(kāi)展能力提升年活動(dòng)，通過(guò)宣貫學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等形式，切實(shí)促進(jìn)公司檔案工作的改革創(chuàng)新和激發(fā)檔案人員干事創(chuàng)業(yè)的動(dòng)力、活力。全面提升公司檔案人員素質(zhì)和能力，工作質(zhì)量和水平。四是做好日常監(jiān)督檢查關(guān)，運(yùn)用好幾種監(jiān)督檢查的相互銜接，信息共享，精準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題要建立負(fù)面清單，要求受檢單位及時(shí)整改，對(duì)賬銷號(hào)，推動(dòng)問(wèn)題得到根本解決。

3 新形勢(shì)下公路施工企業(yè)項(xiàng)目工程檔案的發(fā)展方向與展望

傳統(tǒng)模式下的檔案管理方式僅僅局限于紙制實(shí)體檔案的收集與保管。但隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代到來(lái)，電子數(shù)據(jù)無(wú)所不在，電腦高速而龐大的計(jì)算功能正在逐步應(yīng)用于我們生活和工作。在公路施工企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，高端的施工技術(shù)與電子數(shù)據(jù)的分析測(cè)算將會(huì)逐步取代人工出現(xiàn)在公路施工的方方面面。而企業(yè)的檔案工作勢(shì)必要與時(shí)俱進(jìn)，在適應(yīng)時(shí)代變革的同時(shí)跟進(jìn)時(shí)代、與先進(jìn)的管理方式相接軌，才能做到“海納百川，有容乃大”。

1）OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)合理接軌，實(shí)現(xiàn)歸檔自動(dòng)化。所謂歸檔自動(dòng)化就是指歸檔過(guò)程不需要手工操作，實(shí)現(xiàn)電子文件轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)的傳輸自動(dòng)化。這就要求OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)要留有相互兼容的端口。OA系統(tǒng)在辦公過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)（包括目錄、正文、附件、文件簽發(fā)單及閱處單、流程圖等），要依據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》及《電子公文歸檔管理暫行辦法》的要求，經(jīng)過(guò)OA系統(tǒng)的批量信息處理后，轉(zhuǎn)換為檔案管理系統(tǒng)所認(rèn)可的數(shù)據(jù)形態(tài)，再在安全測(cè)試后分門(mén)別類地加密并轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，成為電子檔案，實(shí)現(xiàn)真正意義上的辦公自動(dòng)化。2）施工過(guò)程中特殊工序、隱蔽工程的影像、圖片資料的現(xiàn)場(chǎng)自動(dòng)采集。在施工過(guò)程中不可避免的會(huì)出現(xiàn)特殊處理工序和隱蔽工程，為防止資料記錄不及時(shí)、不全面，使用與電子記錄設(shè)備直聯(lián)的檔案信息采集系統(tǒng)十分有必要。在施工前期，對(duì)于需要留有影像資料的施工任務(wù)，工作人員提前安裝具有無(wú)線傳輸功能的數(shù)字?jǐn)z像設(shè)備，完整記錄施工過(guò)程，并對(duì)重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行著重拍攝。拍攝完畢后直接上傳至服務(wù)器，進(jìn)行該段工程的影像檔案資料的生成。這樣的做法減少了人工干預(yù)的不確定性，保證了影像檔案資料的真實(shí)與完整。3）測(cè)量、試驗(yàn)數(shù)據(jù)直接收集，并與BIM模型系統(tǒng)相結(jié)合，形成三維立體影像，更直觀的在檔案中呈現(xiàn)公路施工全過(guò)程。測(cè)量、試驗(yàn)儀器加裝無(wú)線數(shù)據(jù)傳輸設(shè)備，在測(cè)量、試驗(yàn)的同時(shí)將數(shù)據(jù)同步上傳至中心服務(wù)器，再經(jīng)由BIM模型系統(tǒng)從中心服務(wù)器上提取數(shù)據(jù)，使項(xiàng)目施工從開(kāi)工到完工生成動(dòng)態(tài)三維模型，并在檔案資料庫(kù)中建立可隨時(shí)提取的各個(gè)階段的施工視頻，從而使管理人員更直觀地了解、管理和控制現(xiàn)場(chǎng)的施工進(jìn)程。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著高新電子科技融入公路工程建設(shè)行業(yè)，公路工程施工將步入一個(gè)嶄新的時(shí)代。在順應(yīng)工作發(fā)展潮流的同時(shí)，作為企業(yè)管理重要組成部分的檔案工作也會(huì)面臨著各種各樣的問(wèn)題，這就需要檔案工作者們以不變的初心、堅(jiān)定的意志不斷探尋解決途徑，共同推動(dòng)檔案工作的進(jìn)步。

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