人力資源和社會保障局檔案管理工作的實(shí)踐與啟示

馮金鳳

摘 要：人力資源和社會保障局是為人民服務(wù)的后勤保障行政單位（以下簡稱人社局），人社保局檔案管理屬于十分重要的內(nèi)容，人社局各項(xiàng)管理工作中，為了給人社局檔案管理工作開展提供良好的理論依據(jù)。緊跟著時(shí)代的發(fā)展，在當(dāng)前檔案管理工作中，人社局檔案管理水平由于信息技術(shù)的應(yīng)用得到大幅度的提升。從檔案管理制度的不完善，人社局檔案管理人員的責(zé)任不明，以及沒有科學(xué)合理的管理規(guī)范，影響人社局檔案管理的整體水平，到信息技術(shù)應(yīng)用，極大的改善人社局管理工作的水平，本文主要對人力資源和社會保障局檔案管理工作中所存在的問題以及創(chuàng)新實(shí)踐進(jìn)行分析，以便能夠?yàn)樘岣呷松缇謾n案管理工作提供理論支持。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會保障局;檔案管理;實(shí)踐

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.051

人社局內(nèi)部的重要資料，對于工作人員開展服務(wù)工作或者個(gè)人而言都是十分重要的文件，人社局檔案管理工作的開展與發(fā)展，由于各類不良因素，受到管理人員與管理制度及其他等多方面因素的影響，不可避免地會出現(xiàn)一定的混亂，導(dǎo)致人力資源和社會保障局檔案出現(xiàn)破損、缺漏、丟失等問題。因而開展有效的人力資源和社會保障局檔案管理是十分重要的，在現(xiàn)代人力資源和社會保障局檔案管理中為了使管理制度更加科學(xué)合理化，更加的符合實(shí)際管理情況，應(yīng)當(dāng)提高人力資源和社會保障局的管理工作中，提高檔案管理的水平，明確工作責(zé)任，使人社局資料與數(shù)據(jù)得到保障。

1 檔案管理工作的意義

檔案管理資料無論是紙質(zhì)材料還是數(shù)字化資料對于一個(gè)單位或者企業(yè)來說都是十分重要的核心內(nèi)容，對于工作開展、發(fā)展方向有重要作用。然而由于各種不良因素，受到管理人員與管理制度及其他等多方面因素的影響，不可避免地會出現(xiàn)一些混亂，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂、缺漏、丟失等問題。現(xiàn)階段，在人力資源和社會保障中，人力資源檔案發(fā)揮著無可比擬的作用，尤其對在職人員檔案管理有著極其深遠(yuǎn)的影響，與他們未來發(fā)展的前途有著十分緊密的聯(lián)系[1]。由此可見，人力資源和社會保障局的檔案管理工作是做好各項(xiàng)工作的重要前提。

2 人社局檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 管理制度不完善

由于我國的《檔案管理辦法》頒布較早，有很多人社局管理中心并沒有相對全面的管理規(guī)章制度，規(guī)范制度大框架下面并沒有制定相關(guān)準(zhǔn)則，沒有納入考核范圍，對于管理人員來說，責(zé)任不明確，工作內(nèi)容較為模糊，沒有較為合理、科學(xué)的管理規(guī)范指導(dǎo)，影響整體部門的檔案管理水平。

2.2 管理人員綜合水平較低

人力資源和社會保障局檔案管理工作中工作人員屬于主要管理者，管理人員素質(zhì)直接影響管理整體水平以及相對管理質(zhì)量，因而需要檔案管理人員具備較高的綜合素養(yǎng)。然而大多數(shù)管理人員綜合素質(zhì)較差，缺乏管理創(chuàng)新理念，對于檔案管理制度掌握不全面，不能很好地開展檔案管理工作，導(dǎo)致與實(shí)際需求存在較大差距，給管理質(zhì)量以及最后總管理效果帶來不良影響。

2.3 缺少統(tǒng)一化的檔案管理部門數(shù)據(jù)庫

隨著時(shí)代的進(jìn)步，為有效保障我國居民的晚年生活，人力資源和社會保障局的成立為我國廣大群眾提供了后勤保障。然而由于我國人口居多，且城市之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r不同，我國不同地區(qū)的人社局制度也大相徑庭。雖然現(xiàn)代高端的電子設(shè)備為人社局局?jǐn)?shù)據(jù)記錄提供了極大的便利，但是實(shí)際需求與現(xiàn)實(shí)管理仍然存在很大的問題。比如我們最常見的就是人社局信息檔案的調(diào)動問題，由于人社局缺少統(tǒng)一化的檔案管理部門數(shù)據(jù)庫，使用者在調(diào)檔過程中，很難跨部門和地區(qū)，對電子化檔案信息進(jìn)行調(diào)用，仍然需要相關(guān)管理人員在內(nèi)部數(shù)據(jù)庫中查找[2]。

3 加強(qiáng)人力資源和社會保障局檔案管理工作的建議

21世紀(jì)以來，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用為我們的日常工作及生活帶來了諸多便利，尤其是計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，不僅提高了工作效率，降低了用工成本，還極大地促進(jìn)了信息管理的安全性。針對本文探討的重點(diǎn)，即人力資源和社會保障局檔案管理工作的實(shí)踐與啟示，特提出以下建議：

3.1 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理安全體系建設(shè)

就目前我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢而言，以信息為主的數(shù)字化檔案管理工作逐漸走向主流反向，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已成為必然趨勢。較傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，檔案記錄以紙質(zhì)信息為主，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸衍生為電子檔案，而數(shù)字化檔案主要載體為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和信息應(yīng)用系統(tǒng)，這些硬件設(shè)施一旦損壞，檔案信息將難以修復(fù)。因此，應(yīng)提升信息化建設(shè)的資金投入、購進(jìn)設(shè)備、引進(jìn)軟件，建立有效的數(shù)字化安全預(yù)警機(jī)制，提升檔案管理工作人員的危機(jī)意識，綜合完善檔案的安全管理工作。

3.2 提升檔案管理人員的職業(yè)技能

信息化檔案管理建設(shè)固然重要，但信息技術(shù)總的來說還是“以人為中心”的工作，離開了“人”的努力，信息技術(shù)的建設(shè)都是徒勞，所以，疾控中心檔案管理團(tuán)隊(duì)離得管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)的培訓(xùn)尤為重要[3]。在招聘工作時(shí)，從培訓(xùn)期間開始強(qiáng)化未入職員工的選聘，并且合理的提升入職門檻，培訓(xùn)合格者準(zhǔn)予入職，并且培訓(xùn)期間強(qiáng)化對新入職員工職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，保證檔案管理工作人員良好的精神面貌。其次，優(yōu)先選聘具備一定工作基礎(chǔ)，并能夠熟練操作辦公軟件，有一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作能力的工作人員，組織一支專業(yè)技能較高的隊(duì)伍，為檔案管理的信息化建設(shè)工作開展打下良好的基礎(chǔ)，從而確保工作的順利開展。第三，檔案管理部門的工作人員實(shí)行考核制度，進(jìn)行一定程度的獎懲，做到獎罰分明，讓工作人員充分認(rèn)識到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，以及提升自身職業(yè)技能的重要性，從而提高員工的積極性。第四，可以通過組織正式的檔案管理工作人員到先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與考察，取長補(bǔ)短，提高員工的專業(yè)能力。

4 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作的有效開展能夠?yàn)槲覈鐣Ｕ戏?wù)提供可靠依據(jù)，為離退休人員提供便利性服務(wù)。因此，人力資源和社會保障局檔案管理工作是一項(xiàng)不容忽視且需高度重視的工作，檔案管理部門和工作人員都應(yīng)完善個(gè)人崗位職責(zé)，做好分內(nèi)之事，為服務(wù)社會做貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]婁秀娟.人力資源和社會保障局檔案管理工作的實(shí)踐與認(rèn)識[J].管理觀察，2019（27）：66-67.

[2]劉芹.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實(shí)踐與認(rèn)識[J].黑龍江檔案，2012（03）：108.

[3]玄淑云.新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作探討[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2017（16）：29-30.