運(yùn)用質(zhì)量管理理念指導(dǎo)科研產(chǎn)品檔案歸檔工作

賈鵬林

摘 要：近幾年隨著全球化競爭日益激烈，對科研院所的科研能力、質(zhì)量管理、服務(wù)等方面提出了更高的要求。質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行能夠確保科研項(xiàng)目按進(jìn)度完成，科研產(chǎn)品檔案應(yīng)按照質(zhì)量管理體系要求進(jìn)行檔案的收集、整理工作，這樣可以完善檔案管理方法，有效提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目;質(zhì)量管理體系;科研產(chǎn)品檔案

1 質(zhì)量管理體系及其過程

近幾年隨著全球化競爭日益激烈，對科研院所的科研能力、質(zhì)量管理、服務(wù)等方面提出了更高的要求。項(xiàng)目管理水平的高低直接影響了項(xiàng)目質(zhì)量的好壞，更是成為制約我所發(fā)展與成長的重要因素，因此在項(xiàng)目管理中運(yùn)用質(zhì)量管理體系是科學(xué)的、有必要的。

根據(jù)GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系要求》和GJB 9001C-2017《質(zhì)量管理體系要求》編制我所的質(zhì)量管理體系，文件包括：質(zhì)量手冊、程序文件、第三層次文件（管理規(guī)定、作業(yè)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）。質(zhì)量管理體系包括了策劃過程、支持和運(yùn)行過程、績效評價(jià)過程、改進(jìn)過程，為確保這些過程受控并有效運(yùn)行，制定了一系列程序文件，作為過程運(yùn)行所需的準(zhǔn)則和方法。運(yùn)用過程方法和基于風(fēng)險(xiǎn)的管控及其持續(xù)改進(jìn)的過程，可以提高顧客及其它相關(guān)方滿意度和適用法律法規(guī)的產(chǎn)品和服務(wù)。

2 科研產(chǎn)品檔案管理規(guī)定

質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行能夠確保科研項(xiàng)目按進(jìn)度完成，提升項(xiàng)目質(zhì)量[1]。質(zhì)量管理體系貫穿產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的全過程，在過程控制中，伴隨著具體的項(xiàng)目實(shí)施，會產(chǎn)生大量科研產(chǎn)品檔案，科研產(chǎn)品檔案是在科研產(chǎn)品文件中具有保存價(jià)值并已完成歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。科研產(chǎn)品檔案在質(zhì)量管理體系建設(shè)中發(fā)揮著重要的憑證作用，因此我所對科研產(chǎn)品檔案管理形成正確的認(rèn)識，充分發(fā)揮其憑證作用，為質(zhì)量管理體系建設(shè)提供有力的支持[2]。

檔案中心根據(jù)質(zhì)量過程控制要求，編制了《科研產(chǎn)品檔案管理規(guī)定》，明確了部門職責(zé)、歸檔范圍、歸檔要求、歸檔程序、檔案的整理和保管、檔案的利用管理等內(nèi)容，對檔案實(shí)行更有效的控制。

歸檔程序中明確了歸檔管理節(jié)點(diǎn)，分為：1）階段歸檔：按照科研產(chǎn)品項(xiàng)目研制生產(chǎn)過程中任務(wù)確定、方案評審、設(shè)計(jì)評審、出所檢驗(yàn)，采購、外包等階段節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行收集整理;2）歸檔驗(yàn)收：科研產(chǎn)品項(xiàng)目完成項(xiàng)目驗(yàn)收、移交、鑒定，完成科研產(chǎn)品檔案的齊套性確認(rèn)及驗(yàn)收;3）補(bǔ)充歸檔：完成項(xiàng)目移交、鑒定或定型后，完成本階段產(chǎn)生的科研產(chǎn)品檔案的補(bǔ)充性歸檔。將歸檔工作由事后收集、整理轉(zhuǎn)變按階段進(jìn)行收集、整理，可保證科研產(chǎn)品檔案的完整性、齊套性以及溯源性和傳承性，提升科研產(chǎn)品檔案的質(zhì)量，為后期科研產(chǎn)品檔案的保管以及利用打下了良好的基礎(chǔ)[3]，所以運(yùn)用質(zhì)量管理理念指導(dǎo)科研產(chǎn)品檔案收集、整理、歸檔工作是非常必要的。

3 運(yùn)用質(zhì)量管理理念指導(dǎo)科研產(chǎn)品檔案歸檔工作

階段歸檔：研制產(chǎn)品一般包括任務(wù)確定、方案設(shè)計(jì)、工程研制、設(shè)計(jì)定型及生產(chǎn)定型五大階段，系統(tǒng)集成類項(xiàng)目一般包括任務(wù)確定、方案設(shè)計(jì)、聯(lián)調(diào)聯(lián)試、出所檢驗(yàn)、現(xiàn)場安裝調(diào)試、交付驗(yàn)收等階段，其中任務(wù)確定階段按《任務(wù)確定階段控制程序》的工作流程展開，方案設(shè)計(jì)、聯(lián)調(diào)聯(lián)試、出所檢驗(yàn)、現(xiàn)場安裝調(diào)試、交付驗(yàn)收按《項(xiàng)目策劃控制程序》《產(chǎn)品研制過程控制程序》的工作流程展開;生產(chǎn)產(chǎn)品一般按《產(chǎn)品生產(chǎn)過程控制程序》的工作流程展開。

3.1 任務(wù)確定階段

根據(jù)顧客招標(biāo)、立項(xiàng)論證或情況，市場部門組織召開項(xiàng)目投標(biāo)或立項(xiàng)啟動的首次會議，確定項(xiàng)目代號，制定此階段的工作計(jì)劃，明確投標(biāo)和立項(xiàng)論證過程中應(yīng)形成的各類文件。重大項(xiàng)目或500萬元以上的項(xiàng)目，需要對《投標(biāo)書》或《可行性論證報(bào)告》進(jìn)行評審，形成《任務(wù)確定階段文件評審報(bào)告》。在市場部門任務(wù)交接前需要檔案中心簽字確認(rèn)此階段的文件歸檔齊套才能轉(zhuǎn)入下一個(gè)階段。

3.2 策劃階段

科研生產(chǎn)處下達(dá)工程令號，任命項(xiàng)目設(shè)計(jì)師系統(tǒng)成員，明確設(shè)計(jì)和開發(fā)人員的職責(zé)和權(quán)限，以及負(fù)責(zé)收集、整理此項(xiàng)目的檔案主管。完成任務(wù)交接后，科研生產(chǎn)處組織進(jìn)行項(xiàng)目策劃，劃分研制生產(chǎn)階段，確定各階段的評審、驗(yàn)證和確認(rèn)活動。根據(jù)《技術(shù)文件與設(shè)計(jì)文件簽署規(guī)定》，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，對項(xiàng)目科技文檔實(shí)施策劃，確定為實(shí)現(xiàn)過程所必需的文件和資料要求，做出規(guī)定。策劃輸出的文件按其簽署規(guī)定批準(zhǔn)后生效。歸檔前的文件由標(biāo)準(zhǔn)化師核對文件的內(nèi)容及格式，并且簽署完整才能歸檔。檔案主管按照此階段應(yīng)產(chǎn)生的文件進(jìn)行核對齊套性、完整性檢查。

3.3 產(chǎn)品從設(shè)計(jì)開發(fā)至交付前的階段

項(xiàng)目策劃，執(zhí)行《項(xiàng)目策劃控制程序》;方案設(shè)計(jì)，對設(shè)計(jì)和開發(fā)輸入進(jìn)行評審，形成設(shè)計(jì)和開發(fā)輸入評審表，需要進(jìn)行專題研究支持方案設(shè)計(jì)時(shí)，編制專題研究報(bào)告，項(xiàng)目總師根據(jù)要求形成此階段得研制方案、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)報(bào)告等技術(shù)文檔。研制方案等文檔通過評審并齊套歸檔;技術(shù)設(shè)計(jì)，根據(jù)研制方案以及合同和技術(shù)協(xié)議等要求，完成技術(shù)設(shè)計(jì)，技術(shù)設(shè)計(jì)方案（或?qū)嵤┓桨福┑任臋n通過評審并齊套歸檔。加工過程，執(zhí)行《產(chǎn)品生產(chǎn)過程控制程序》，加工的圖紙和文件從檔案中心提取。按照項(xiàng)目《研制計(jì)劃》劃分的階段，完成方案評審、設(shè)計(jì)評審、設(shè)計(jì)定型之后，檔案中心督導(dǎo)相關(guān)研制生產(chǎn)單位，完成此過程各個(gè)階段科研產(chǎn)品文件的歸檔。檔案中心確認(rèn)已完成標(biāo)準(zhǔn)化大綱規(guī)定的出所檢驗(yàn)前各階段技術(shù)文件和設(shè)計(jì)文件歸檔后，方可出所檢驗(yàn)。技術(shù)文件和設(shè)計(jì)文件按照程序文件的相關(guān)要求進(jìn)行編制、簽署，應(yīng)協(xié)調(diào)一致，現(xiàn)行有效。

3.4 交付階段

產(chǎn)品出所檢驗(yàn)合格，完成產(chǎn)品質(zhì)量評審進(jìn)入交付階段。用戶驗(yàn)收或交付用戶的文件及軟件產(chǎn)品，均從檔案中心提取。用戶驗(yàn)收文件（如鑒定/驗(yàn)收意見及會議紀(jì)要等）隨此階段產(chǎn)生的技術(shù)文件和設(shè)計(jì)文件一并歸檔。合同中規(guī)定有使用和維護(hù)培訓(xùn)要求時(shí)，保存培訓(xùn)記錄隨技術(shù)文件一并歸檔。辦理移交時(shí)，相關(guān)移交文件及雙方簽字的移交清單要?dú)w檔。完成初步移交后，檔案中心確認(rèn)項(xiàng)目驗(yàn)收/初步移交階段文件歸檔齊套性才能進(jìn)行產(chǎn)品交接。

歸檔驗(yàn)收：研制與生產(chǎn)項(xiàng)目完成驗(yàn)收/初步移交后，進(jìn)行文件齊套性檢查，文件材料的質(zhì)量檢查，賬物一致，符合齊套歸檔要求，形成《項(xiàng)目歸檔齊套確認(rèn)單》《項(xiàng)目簡介》。齊套的科研生產(chǎn)項(xiàng)目文件，應(yīng)由形成完整配置的電子文件、光盤電子文件（含：軟件產(chǎn)品環(huán)境和外來文等），以及其他紙質(zhì)文件（含：檢驗(yàn)記錄、測試記錄、環(huán)境試驗(yàn)記錄、評審意見、外來文件等）共同組成。

補(bǔ)充歸檔：正式移交或鑒定、定型后，完成移交或鑒定、定型相關(guān)文件的補(bǔ)充性歸檔，并確保交付產(chǎn)品與歸檔文件的一致性。

綜上所述，質(zhì)量管理體系中的有關(guān)程序中都對項(xiàng)目檔案的歸檔及利用提出了要求，并且任務(wù)確定階段、出所檢驗(yàn)階段、交付驗(yàn)收階段都需要檔案中心確認(rèn)，此階段技術(shù)文件和設(shè)計(jì)文件的齊套性，完整性才能進(jìn)入下一階段，質(zhì)量管理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，并把檔案管理融入了項(xiàng)目管理中，可以減少后期的整理工作量，同時(shí)也能夠保證科研產(chǎn)品檔案的質(zhì)量。運(yùn)用質(zhì)量管理理念指導(dǎo)科研產(chǎn)品的歸檔工作，可以提升科研產(chǎn)品檔案的收集、整理能力，提高歸檔及時(shí)率、完整率;有助于加強(qiáng)項(xiàng)目組成員歸檔意識。有效保護(hù)和利用檔案，為全所各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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