淺析企業文書檔案管理的問題

摘 要：企業文書檔案主要包括有政府組織與商業活動方面的文件，以及企業財務信息安全當中一些比較重要的會議文件，還包括公司業務方面與年終總結審計報告等一些文件。比較大型的企業文書檔案主要包括標書、施工合同以及建設許可證等方面的具備商業價值的文件類型。企業文書與企業安全與企業可持續發展有著密切的聯系。所以，企業文書檔案管理是企業管理工作當中重要的一項工作內容，對于企業的發展與提升企業競爭力有著重要的意義。

關鍵詞：企業文書;檔案管理;問題分析;解決對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.059

對于企業發展方面來講，企業文書檔案主要是記錄整理企業的創建與發展的整個過程的所有信息，為企業的長期發展提供了重要的保障。加強企業文書檔案管理工作，不但能夠提升員工之間的集體榮譽感，同時也激發了企業員工的工作積極性，也增強了員工對企業的認同感，對企業宣傳方面也起到了一定的促進作用。

1 做好文書檔案管理的意義

1.1 促進企業的改革發展

文書檔案管理工作是企業進行經營管理、科學決策、溝通交流的重要支撐。企業的改革發展需要系統、科學、完整、有序的文書檔案管理作為保障。

1.2 傳承企業的優良文化

企業文書檔案管理反映了企業成長、發展的過程，反映了企業的經營、管理、科技、決策等重要活動，傳承著企業優良的文化，是企業歷史成果的體現。做好文書檔案工作，深入挖掘和利用文書檔案價值，有利于促進企業的穩健發展，有利于傳承和發揚優良的企業文化。

2 企業文書檔案管理的問題

2.1 管理模式缺乏規范性

企業文書檔案管理需要信息化手段作為支撐，但有些企業的文書檔案管理信息化水平較低，仍在采用傳統管理方式，未實現檔案管理系統與辦公軟件系統的有效關聯。有些企業未配置獨立的檔案庫房，文書檔案不能實現集中管理。有些企業檔案室的硬件設施配備不足，不能滿足文書檔案的管理需要。

2.2 文書檔案管理意識不足

部分企業不夠重視文書檔案管理方面的工作，也沒有意識到文書檔案在企業可持續發展當中重要價值。因此，相關管理人員也缺乏對檔案管理的積極性與專業性，跟不上時代的進步與發展，只停留在傳統的管理方式中，未能及時將文書檔案進行電子歸檔。在企業內部管理工作中，各個部門相關人員與上下級在日常工作當中也未能進行相互配合與協調，從而造成文書檔案信息在收集與整理過程中的不及時、不完整與混亂現象。

2.3 文書檔案管理人員專業化水平欠缺

企業文書檔案管理人員需要掌握相關的專業理論知識與熟練的業務操作能力以及信息管理技術水平。部分企業的文書檔案管理人員不具備專業的技能，也沒有經過專業的技能培訓，缺乏專業的知識能力，對于企業經營管理方面的信息不能及時收集整理。

2.4 企業文書檔案管理體系不夠完善

部分企業不夠重視文書檔案管理工作，因此，缺乏專業的文書檔案管理隊伍，也沒有完善相關文書檔案管理制度，對這方面的管理資金也投入不足，也缺乏相應的文書檔案監督管理考核制度。

3 企業文書檔案管理的有效對策

3.1 推動文書檔案的規范化管理

遵循文書檔案管理的標準規范。企業應當按照國家有關檔案管理的法律法規和企業內部的檔案管理制度，嚴格按照標準規范進行文書檔案的管理，對文書檔案應及時歸檔、規范整理。紙質檔案和電子檔案要做到對應和統一，電子檔案的收集和管理要嚴格按照國家有關規定和標準執行[2]。

3.2 提高企業文書檔案的管理意識

文書檔案記錄著企業的歷史進程，客觀地反映了企業在領導決策、經營管理、問題處理、研究開發等方面的過程和成果，是企業資產的重要組成部分。企業文書檔案管理者要充分認識文書檔案資源的重要作用，提高責任意識，樹立檔案價值觀，做好檔案管理工作，更好為企業改革發展創造價值。

3.3 提升文書檔案管理的信息化水平

企業要改變文書檔案的傳統管理方式，加強文書檔案信息化建設，將文書檔案信息化和電子檔案管理納入企業信息化發展規劃，利用信息化手段提高文書檔案管理的質量和效率。要管理和維護檔案管理系統，實現檔案管理系統與辦公軟件系統的有效關聯，有計劃地開展企業文書檔案的數字化工作，充分利用信息技術手段提高文書檔案資源的利用效率，有利于檔案資源的共建共享[3]。

3.4 提升企業文書檔案管理的安全性以及保密性

企業想要加強文書檔案方面的安全與保密性，首先應當確保計算機網絡的安全保障，檔案管理人員應當適當利用過渡化的安全保護方式，比如建立文書檔案的備份管理制度，將企業內部計算機信息系統及時的進行更新升級，并建立可靠的計算機安全保護系統，預防黑客和計算機病毒對網絡系統的破壞與干擾，還應跟上科技技術的快速發展并及時更新相應的檔案信息的保護對策，建立一套完整的嚴密的安全保護體系，從而確保企業文書檔案的安全性。進一步實現企業文書檔案信息管理的安全性[4]。

3.5 完善文書檔案工作管理體系

企業要加強文書檔案管理工作的組織領導，貫徹落實國家檔案局和國資委有關檔案管理規定和工作要求，確定文書檔案工作管理部門，完善文書檔案管理工作體系，做好文書檔案分級管理，做好文書檔案階段性規劃和推動計劃，加大對子、分公司文書檔案管理工作的指導和協調力度，配備相適應的文書檔案崗位、辦公場所和軟硬件設備[5]。

4 結束語

綜上所述，加強企業文書檔案管理工作有利于企業工作的順利開展與企業的長期發展。

隨著社會經濟的快速發展與不斷進步，企業在文書檔案管理方面也應當及時跟上時代的發展變化，不斷的更新改變管理觀念與管理方式方法，重視企業文書檔案管理人才的培養，同時需要提高企業文書檔案管理的信息化管理水平，進一步促進企業文書檔案管理工作的現代化與規范化。

參考文獻

[1]鄭靜.企業文書檔案管理工作現狀及創新路徑探討[J].企業改革與管理，2020

[2]李婷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].黑龍江科技信息，2017，（7）：153.

[3]黃麗穎.做好新時代建筑施工企業文書檔案收集與歸檔研究[J].蘭臺內外，2019，（24）：53-54.

[4]張曉.現代企業文檔管理制度建設研究[M].上海世界圖書出版公司，2015

[5]黃麗穎.淺談目前建筑施工企業文書檔案管理工作現狀與對策[J].城建檔案，2016，（4）：58-59.

作者簡介

胡燕（1979-），女，漢族，甘肅民樂人，大學本科，研究方向：文書、保密、檔案。