“互聯網+”背景下電子檔案與紙質檔案融合的檔案管理模式探析

趙科

摘 要：檔案管理涉及檔案收集、整理、保管、統計、使用等方方面面，內容繁瑣，耗時耗力。隨著互聯網時代的迅速發展，傳統的“紙質化”檔案管理模式已經無法滿足現代社會對信息的需求，檔案管理工作開始向著網絡數字化的方向邁進。但是互聯網時代有利也有弊，如何高效地處理好這些數據信息并有效的管理成為我們值得深入思考的問題。本文就此探索互聯網時代下辦公室檔案管理新途徑，紙質檔案管理與電子檔案管理相融合，希望能更好地加強檔案管理工作，實現檔案管理的高效、快捷。

關鍵詞：“互聯網+”;紙質檔案管理;電子檔案管理

1 傳統的紙質檔案的特點

在信息化時代之前，傳統檔案主要以紙質檔案為主，檔案管理人員負責各部門文件的收集整理、鑒定組卷、分類歸檔，因工作量大、辦理管理的手續繁瑣、消耗大量的人力物力資源，卻又容易丟失破損，促使檔案管理者不得不尋求更為有效的管理方法[1]。傳統的紙質檔案作為一種古老的記錄信息的方法，客觀地記錄了當時信息，以其直觀的方式呈現在我們的工作中，具有很強的原始性和真實性。但是由于媒介是紙張，會因為時間過久或翻閱次數過多等因素容易造成紙張信息丟失等情況，給檔案管理工作帶來一定的難度。

2 “互聯網+”背景下電子檔案的優勢

隨著科技的發展，情報來源范圍擴大、種類增多，情報的精確度要求也隨之加深。如何在龐大的信息數據中準確篩選、科學分類，讓數據得到妥善歸類和管理，是情報工作最基本的一步，也是進一步分析利用數據的首要前提[2]。電子檔案所占空間小，方便存儲，可以存儲高密度、大容量信息，能滿足信息集中有效的管理;通過設置密碼對檔案進行保存和查看還能有效的避免檔案丟失;同時還可以通過，圖像、聲音、文字或圖片等多種形式完成存儲，將紙質的檔案資料轉為電子的形式存放在相應的文檔中，通過搜索便可快速找到所需的檔案，明確檔案存在的具體位置，這樣大大提升了檔案的查詢效率;電子檔案管理可以提供更加及時和有效地信息，具有即時性的特點，大眾可以在網上查到自己需要的信息，這就大大加強了檔案信息的利用率，提高了檔案管理工作的價值，體現了其重要性[3]。此外電子檔案能通過計算機自由傳輸、復制等，這樣避免了紙質檔案在傳閱過程中的丟失或損壞;由此可見，電子檔案的應用可以快速、高效的對檔案進行分類和管理。

3 “互聯網+”背景下電子檔案與紙質檔案融合的管理模式

隨著互聯網時代的發展，辦公室的信息化檔案管理模式已成為不可避免的發展趨勢。電子檔案和紙質檔案各有優劣，兩者相輔相成，缺一不可。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后制成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異[4]。對于載有同樣內容的電子文件與紙質文件，需要同步歸檔，目的是在保證紙質文檔憑證性作用的同時，也能有效解決檔案資源利用與共享的問題，達到優勢互補、揚長避短的目的。

4 結論

“互聯網+”背景下電子檔案與紙質檔案兩軌并存的融合模式，為檔案搜索、查詢、信息服務等檔案管理工作方面提供了極大的便利，我們要轉變工作思路，提高專業技能和素質，充分利用好網絡信息帶來的各種優勢，提高對信息的采集、整合能力，切實做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]段麗娟.基于信息化條件下的辦公室檔案管理研究[J].中文信息，2020（3）：74-96.

[2]彭家義.淺析大數據時代科技情報工作面臨的機遇與挑戰[J].低碳世界，2017（10）：289-290.

[3]張敏.淺析信息網絡時代下的檔案管理[J].科技傳播，2017（6）：64-65

[4]李春慧.紙質檔案與電子檔案“雙套制”管理探析[J].檔案管理，2019：92-94.