淺談新時期如何做好文書檔案管理工作

道維麗

摘 要：近些年來，隨著我國信息技術和科學技術的發展日趨成熟，社會各階層都開始越來越重視對文書檔案管理的工作。現階段，隨著文書檔案的數量逐年增多，傳統的文書檔案管理程序的一些弊端慢慢顯露出來，為檔案管理工作帶來了較大的挑戰。新時期信息時代的到來，企業如何做好文書檔案管理工作成為文書檔案管理人員亟需研究的課題。本文通過對新時期文書檔案管理工作中存在的主要問題進行分析與研究，并結合檔案管理工作中的實際問題，提出了新時期優化文書檔案管理工作的有效創新舉措。

關鍵詞：新時期;文書檔案;管理工作

1 新時期文書檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 文書檔案管理工作人員的專業素質普遍偏低

文書檔案管理工作作為一項政策性較強的工作，不僅給我們帶來了豐富的經驗教訓，還給單位今后的決策提供了有力依據。但是目前的文書檔案管理人員的專業素養以及業務能力良莠不齊，企業對于文書檔案管理工作的重視程度不夠都嚴重影響著檔案管理工作的開展與順利進行。甚至有些單位直接隨意安排員工進行檔案管理，這一傳統守舊的管理意識與新時期信息時代對文書檔案管理工作的要求并不吻合，嚴重影響了文書檔案管理方式與認知，使得文書檔案管理的工作中普遍存在不科學、不規范、不統一的現象，無法實現對文書檔案管理的智能化管理與便捷式管理。

1.2 文書檔案的利用率與評估優化水平有待提升

現階段的文書檔案管理工作很容易受到上級領導的忽視，因此，對于文書檔案的利用率以及評估優化并沒有得到最大限度的提升[1]。上級領導的不重視直接影響了對文書檔案管理技術設備的資金投入與人才引進，在一定程度上造成了企業無法進行文書檔案管理工作的信息化系統工程，不利于企業的科學有效發展。另外，還有很多企業采用傳統的文書檔案管理模式，依靠人力檢索，不僅浪費人力與時間，還加大了勞動成本與強度，效率依舊低下，不利于企業實現對內部檔案管理信息與資源價值的充分利用。

1.3 整體規劃協調工作沒有做好，檔案歸類方式不當

隨著計算機技術與網絡技術的不斷發展，很多企業開始運用電子信息技術不斷建立健全較為完善、規范的電子存檔系統，為的是實現對檔案信息化管理與資源共享。但是，現階段最大的問題就是整體規劃協調工作不充分，在管理的過程中容易出現局限性，缺乏對整體工作的嚴謹規劃與運作模式上的協調性，各部門與小組在對文書檔案進行管理與歸檔時方法不合理，給整體的管理工作增加了難度系數。

2 新時期做好文書檔案管理工作的有效舉措

2.1 加強對文書檔案管理工作人員的綜合素質的培養與提升

要想使文書檔案管理工作更加有效地發揮自身的積極作用，不斷適應新時期發展的需要，企業要通過提升檔案管理人員的工作責任感與專業的綜合素質這一最基本的舉措來進行加強檔案管理工作的實行。一方面，文書檔案管理工作對相關工作人員的要求隨著時代的發展在不斷增加。檔案管理人員的高度責任感與良好的專業素質與技術水平對檔案管理工作的順利開展具有十分重要的意義;另一方面，對于企業的發展有著促進作用。檔案管理人員的素質提升能夠很好的為企業提供事實記錄，為單位指出明確的發展方向與目標，進而為企業更好地進行決策提供有力的依據與基礎。首先，要大力統籌對檔案管理人員的職業范疇，定期對管理人員進行培訓與學習教育，明確管理者的工作職能，不斷強化對其專業知識和技能的指導與提升[2]。其次，要順應新時期信息化的發展，不斷學習工作中需要的計算機操作與網絡信息知識和技術，不斷提升自身電子信息技術的管理技能與專業能力，并借助于計算機與網絡進行信息化、科學化的檔案管理，進而優化自身的工作能力，提升工作效率。

2.2 有效實現文書檔案管理工作的信息化、現代化管理

現階段的文書檔案管理大多還是以紙質的形式進行傳播，方式較為傳統、死板，而且容易受外界的影響發生損壞或者損失。實現對文書檔案管理工作的信息化、現代化管理，最主要的是采用新時期數字化的檔案管理能夠有效避免上面的意外情況而導致的重要檔案與名貴書籍資料的遺失。另外，實現文書檔案的信息化，人們就能夠在網絡上看到稀有的文書，不僅能夠對文書進行有效保存，還能夠實現對檔案的共享。最后，在進行文書檔案管理的過程中，還需要注意利用先進的網絡技術與計算機技術對檔案的記錄與傳輸的精準度，以確保檔案記載的準確性與真實性。

2.3 不斷建立健全檔案管理制度

新時期下，為了促進文書檔案管理工作更加強有力工作，就需要不斷建立健全檔案管理制度，為管理工作提供堅實的基礎與保障。一方面，企業對于文書檔案管理部門的工作要加強重視，通過不斷強化其職責功能來加強檔案管理人員的責任感與工作使命，各單位必須要成立專門的文書檔案管理部門與小組，優化檔案管理的管理設備與技術，大力引進專業性較強的綜合型檔案管理人才，通過合理的工作激勵機制進行提升工作質量[3]。另一方面，通過制定相關了的檔案管理制度，加強檔案管理工作人員對自身工作的重視程度，提升自身職業職能與技能，使得檔案管理部門與小組在進行收集、篩選、整理以及記錄的每一項工作環節中都能夠更加科學與規范，實現檔案管理機制的優化。

2.4 優化文書檔案管理的質量與水平

社會新形勢下，必須要用科學的管理形式提升與優化檔案管理的質量與水平，提升對文書檔案的深度開發與利用。對于檔案管理工作進行規范與優化，可以從程序管理和方法管理等多個方面進行。首先，應該積極將文書檔案的各宗卷進行徹底盤查，對已經過期的或者已無使用價值的文書檔案實時淘汰;其次，由于文書檔案的卷數較多，內容較為復雜，所以管理起來就比較繁瑣。加強對文書檔案的重組與整理，能夠在有效避免出現重復文書檔案的同時，還能夠將有關聯或者內容相似的文書進行有序排列與組合;再者，對于沒有頁碼或者標題的不完整的文書檔案，要通過專業人員對其進行完善與修復，加強對文書檔案的提名工作，有效進行文書檔案的分類與標號工作，以確保檔案的完整性，有效促進文書檔案檢索的準確性，便于檔案的規范化管理;最后，結合信息技術進行對文書檔案的管理工作。在對文書進行整理與歸類時，可以借助于計算機軟件將文書檔案依照文件形成進行順序整理，不僅節約了整理時間，還削減了檔案歸檔的難度，大大提升了管理工作的效率[4]。通過不斷利用高新技術，將文書檔案管理工作與信息技術有效融合，使管理工作更加細節化、條理化，實現檔案管理由傳統紙質向自動化、信息化、現代的管理方向轉變，不斷減少對人力和時間的消耗，提升了檔案管理的工作效率。

3 結語

綜上所述，文書檔案作為企業單位各項工作的真實記錄，對企業的發展具有深遠的影響，不僅能夠對現階段的管理進行有效指導，還能夠為企業提供有力的歷史考察依據。新時期，只有不斷加強對文書檔案管理工作的重視，科學、規范的對其進行管理，才能夠不斷促進企業的可持續發展，為文書檔案的資源共享與資源開發利用奠定良好的基礎。新時期背景下，將信息技術與文書檔案管理工作進行有效融合是社會發展的必然趨勢，在進行文書檔案管理工作的過程中，需要管理人員不斷提升自身綜合素養與信息化手段，加強對檔案管理程序的規范，不斷優化現代化、信息化的文書檔案管理。

參考文獻

[1]李彩虹.淺談新形勢下企業如何做好文書檔案保密管理工作的選人與用人[J].國際公關，2019（08）：185.

[2]田東陽.新形勢下如何做好事業單位文書檔案的管理工作[J].科技視界，2019（21）：186+183.

[3]王菁慧.適應新時期發展需要做好文書檔案管理工作[J].科技創新與應用，2013（12）：292.

[4]李青.新形態下如何做好事業單位文書檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2018（14）：106.