關于數字化檔案建設相關問題的探討

摘 要：信息時代的到來，社會信息化以及信息社會化已經成為時代發展的特征。由此而應運了信息處理新技術以及個各類型的先進設備。信息化的發展改變了人們的思維、行為以及工作方式。尤其是在檔案信息化建設過程中，其信息技術的應用，可以最大限度的提高檔案工作的現代化管理水平。本文就數字化檔案建設相關問題的探究，將數字化和網絡化作為現代檔案工作的開展方向，引導檔案部門進一步將傳統檔案轉變為數字化信息，轉變原有的工作模式，讓其在信息化社會中得到有效的運轉，充分實現數字化檔案信息的功能。

關鍵詞：數字化檔案建設;相關問題;探討

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.090

1 檔案數字化建設中需要具備的條件

1.1 技術條件

作為當前高新科學技術發展的產物之一的檔案數字化。其檔案數字化建設是一項基礎性非常強大的工程。其工程中涉及了非常多的技術，比如有計算機技術，信息儲存技術以及多媒體技術等。由此可見，檔案數字化建設順利開展的一大關鍵要素就是技術。那么就數字檔案館而言，整個檔案數字化建設的最終目標就是搭建一個數字檔案館，因此數字檔案館本身就是一個大規模的技術集成系統工程。那么在此工程中，需要有機結合軟件工程，網絡工程，以及計算機工程等。還有就是通過傳輸通道，比如可以借助寬帶高速網，進一步轉換豐富多彩的檔案信息以及多媒體信息，然后通過數字檔案館傳遞給使用者。最后，檔案數字化建設過程中，需要借助眾多的檔案管理技術。比如需要分類、索引以及檢索技術。由此可見這些技術的成熟以及普及程度，從側面上決定著檔案數字化的發展進程。

1.2 網絡基礎設施條件

檔案數字化的最終目的有兩個方面，第一方面是能夠最大限度的保障檔案原件的完好無損。第二方面就是能夠提高檔案信息的利用率，以及進一步提供檔案信息網絡化服務。那么為了實現檔案數字化，就需要將網絡基礎設施作為前提。例如需要建設區域網、信息資源網站等。通過各個網站的建設，充分提供給用戶各項數字信息服務，實現真正的信息資源共享目的。那么具體的網絡建設需要其域名申請、服務器配置、網站規劃、網頁設計、數據庫、系統開發等多項內容。所以數字化檔案信息能否在網絡上發布很大程度取決于網絡基礎設施的建設情況。

1.3 資金條件

眾所周知，檔案數字化建設是一項非常龐大的系統工程。數字資源數據庫系統建設以及建立網站過程，都需要投入大量的資金。由此可見，檔案部門要是沒有相對應的檔案數字化建設經濟實力，那么其檔案數字化建設進度將會被大大拖延。

1.4 人才條件

作為新知識新技術應用的檔案數字化建設過程，在建設過程中需要引入各個領域的高層次專業人才以及專家。比如其系統管理與維護專家、信息管理專家以及法律專家等。由此可見，人才是決定檔案數字化建設能否成功的一大要素。

2 檔案數字化建設需要注意的事項

2.1 檔案數字化建設要解決好儲存格式標準問題

經過數字化處理過后的館藏檔案，會以什么格式儲存才能進一步保證質量，又能方便后續的利用？這個就是一個格式標準的問題。在考慮標準問題時，就需要充分融合信息技術。在我們的認知中需要首先考慮的是國際標準，其次才是國家標準，最后才是行業標準。那么傳統檔案在進行掃描過后，其儲存方式就會以圖像文件來儲存。現如今卻可以通過多種格式儲存。比如jpg格式，gif格式，Tif格式的。這三種不同的格式都是國際標準格式。那么通過借鑒數字圖書館的實踐，可以明確提出全層可以應用Tif格式。網絡層選用jpg格式。其索引層選用gif格式。

2.2 檔案數字化建設要立足于功能完善的系統

作為實現紙質檔案數字化所需的硬件軟件以及人類資源有機結合的檔案數字化系統，需要滿足系統論思想和集成化基礎要求。那么為了達到這一目的，可以將檔案數字化建設的著重點立足于技術成熟功能完善的系統中。即通過聯通網絡充分發揮檔案數字化系統的優勢，不斷提高檔案數字化信息系統綜合能力，打下良好的檔案電子查詢基礎。功能完善的檔案數字化系統可以直接省略掉掃描圖像處理等工作，最大限度的節約人力以及物力資源。

2.3 檔案數字化建設要注重檔案保密數字管理工作

和一般的圖書以及資料不同，其檔案是要根據其價值劃分不同密級以及保存期限的。尤其是部分檔案中涉及黨和國家的機密事項或者是受法律保護的公民個人隱私。這些保密檔案只有在他保密期滿以及內容不再涉及保密范圍后，才能由國家授權檔案館或者相關機關向社會公布。所以在檔案數字化建設過程中，一定要注重對檔案的保管期限的區分，需要將開放檔案納入檔案信息利用系統中以供社會進行查詢。而對于不可開放的檔案，可以進一步借助數字化處理儲存于光盤中，在保密期滿后才能向社會公布。

2.4 檔案數字化建設需要做好數字庫建設與維護工作

與傳統的計算機信息系統不同，檔案信息數字化則是由紙質文件處理向信息管理的過渡過程。所以在這個過程中，相關的工作人員需要做好其數據庫的建設與維護工作。尤其明確認知國家檔案信息工程核心和基礎是開發與建設數字庫系統。所以勢必要結合先進的信息技術，進一步對資料進行科學的管理。當然需要認知數據庫建設與維護工作是一項長期的任務。即維護環節需要循序漸進，不可一蹴而就。與此同時，還要多個管理人員互相配合。比如服務器管理人員需要就安裝和設置服務器進行科學化管理;而系統管理人員則需要就安裝和啟動操作系統進行規范化管理。每一個系統維護環節中，相關的管理人員要做好自己的本職工作。還有在故障發生的第一時間內，要是相關數據庫管理人員不在的情況下，其他領域的專業技術人員也要具備其故障處理的基礎知識，以此來保障整個數據庫的安全運行狀態。

3 結語

本文就數字化檔案建設相關問題的探究，針對檔案數字化建設中需要具備的條件分析，提出相對應的檔案數字化建設對策，以此來保障其數字化檔案數據信息的安全。

參考文獻

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[3]李美娟.我國檔案數字化建設中存在的問題與對策[J].經濟管理（全文版）：00146-00146.

作者簡介

李屾（1987-），女，山東濰坊人，碩士，漢族，研究方向：檔案管理。