機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究

徐瑜

摘 要：隨著我國社會經濟的快速發展，以及機關事業單位的不斷發展，人事情況也發生了相應的變化。過往傳統的人工管理方式已無法更好地滿足人事檔案信息化管理現實需要?？焖侔l展的信息技術，為人事檔案信息化管理創造了良好條件。本文分析了機關事業單位人事檔案信息化管理存在的問題，并提出了像一個的解決策略。望能夠給相關工作人員帶來一定的啟發。

關鍵詞：基層檔案管理;作用;信息化管理;途徑

收集、整理、歸檔等是基層檔案管理常見的工作內容[1]。隨著基層事業的不斷發展，所產生的檔案信息數量逐步增加，過多地依靠人工檔案管理方式，將嚴重影響到檔案管理工作效率與質量。基層檔案管理在實現信息化過程中，也遇到了諸多問題。以下內容結合信息化管理中存在的問題，闡述了檔案管理信息化管理途徑。

1 機關事業單位人事檔案管理信息化管理作用

首先，提升檔案信息利用率。隨著機關事業單位的快速發展，所產生的數據量逐步增加，數據規模逐步擴大。而過往傳統的檔案管理方式無法充分挖掘各類信息的潛在價值。通過將信息技術引入機關事業單位檔案管理中，方便了檔案管理者結合現實需要，積極調取檔案信息，挖掘各類檔案信息間的聯系，并將檔案信息的最大價值充分發掘出來，進而大力提升了檔案信息利用率。

其次，提升檔案管理效率與質量。隨著數據量的增加，借助信息技術，檔案管理人員可以快速地進行檔案資料收集、整理、歸檔與保存等各種操作。這不僅提升了檔案管理效率，也將更多地勞動力從繁瑣、繁重的檔案管理中解脫出來，進而降低了勞動成本投入。從管理質量來看，借助計算機技術，將人工檔案管理中存在的工作失誤率降到最低，進而提升了檔案管理質量。

2 機關事業單位人事檔案管理信息化管理問題

2.1 檔案信息利用率有待提升

盡管諸多的機關事業單位人事檔案管理人員認識到了檔案信息化管理的重要性，并逐步加入到檔案管理信息化建設中，但是在實際的信息化管理建設中，單位卻缺乏較為先進的運行機制[2]。比如，我國機關事業單位類型較多，且每個單位的實際情況均具有差異性。在制定人事檔案制度規范時，各個單位往往結合單位實際情況制定工作規章制度。這在一定程度上導致不同地區、不同部門間在進行人事檔案信息共享時，缺乏統一標準，影響到最終的信息共享質量，以及人事檔案信息的整體利用率。此外，由于人事檔案管理人員缺乏開發意識，無法將人事檔案信息的應有作用激發出來。

2.2 檔案管理人員的專業素養有待提升

首先，信息技術水平是機關事業單位人事檔案管理信息化順利進行的技術保障。在實際的工作中，由于基層檔案管理人員的專業素養有限，在利用信息化管理設備或者軟件時，無法將設備與軟件的最大價值發揮出來。其次，作為管理人員，未結合實際情況，及時更新與優化檔案管理設備。最后，作為檔案管理人員，由于缺乏明確的職業規劃，極易因個人原因頻繁調動或者跳槽，工作在交接過程中缺乏明確性，使得檔案的保密性與完整性受到極大影響。

2.3 缺乏科學規范的檔案管理制度

在機關事業單位人事檔案信息化管理中，很多單位缺乏較為科學合理的檔案信息化管理規范，導致檔案管理工作權責不明，或者缺乏明確的工作安排，使得管理質量與效率受到很大影響[3]。此外，缺乏高質量的檔案管理制度，使得電子檔案信息的能安全性受到很大影響。比如，檔案管理人員因缺乏高水平的專業素養，在工作中篡改或者泄露檔案信息，影響到電子信息的安全性。

3 機關事業單位人事檔案信息化管理途徑

3.1 加強信息化基礎設施建設

高水平的基礎設施是信息化檔案管理工作順利進行的物資保證。換而言之，缺乏健全的基礎設施，將會直接影響到基層檔案信息化管理質量與管理效率。為此，機關事業單位需要逐步提升基礎設施建設力度。具體措施如下：首先，提升硬件設備質量。掃描儀、電腦等是檔案信息化管理不可或缺的關鍵性設備。因此，企業需要加大資金投入，結合檔案信息化管理需要，購置性價比最高的硬件設備。其次，提升軟件設施水平。信息化管理系統、安全軟件等是檔案信息化管理中所需的軟件設備。單位可以購置軟件系統或者結合自身需要自行研發軟件系統。最后，加大檔案信息安全管理力度。單位需要及時將檔案信息備份，防止檔案信息缺失影響到管理工作的順利進行。

3.2 建立科學完善的檔案信息化管理制度規范

首先，機關事業單位需要結合檔案信息化建設需要，建立完善的管理規范，并將檔案管理中的權責明確清楚，使得每個人都能夠清晰地知道自身所負擔的責任。其次，加大檔案信息化管理制度的執行力度。作為檔案管理人員，需要嚴格按照制度規范展開具體操作，防止因個人失誤影響到檔案信息的安全性與完整性。再次，加大檔案信息管理工作監管力度。監管人員需要全面檢查檔案管理人員的工作行為，一旦出現違規操作及時制止工作人員，并糾正其工作行為。最后，制定相應的獎懲措施。對于表現優異的檔案信息化管理人員，可以給予物質或者精神上的獎勵，以此來激發出檔案管理人員的責任意識。

3.3 有效提升檔案管理人員的綜合素養

管理人員的綜合素養直接影響到檔案信息化管理質量。尤其，隨著信息技術的快速發展，檔案管理人員只有不斷提升自身素養，方可以更好的滿足檔案電子化發展需要。具體措施如下：首先，基層單位需要結合檔案信息化管理需要，制定出完善的人才選聘措施。在招聘環節或者人才調動環節，充分考察管理人員的檔案管理知識、計算機知識等，并堅持擇優錄用或者擇優調用原則。其次，制定健全的人才培養策略。企業需要結合檔案管理信息化建設需要，定期不定期組織專業技能培訓，以此來全滿提升檔案管理人員的綜合素養。再次，企業可以聘請高專業技能的技術人員來為檔案管理人員進行培訓，使得檔案管理人員能夠將所學知識全面地融入到日常檔案管理工作中。最后，檔案信息化管理人員需要充分發揮主觀能動性，結合工作中遇到的問題，不斷完善自身不足。在實際的管理中，檔案管理人員需要認識到自身的重要性，保證檔案信息的完整性。

3.4 建立健全檔案信息化管理安全機制

首先，機關事業單位需要建立起科學完善的檔案信息安全機制，保證各項管理工作嚴格按照安全規范來進行。其次，單位需要提升檔案信息化管理人員的安全意識，使其充分認識到檔案信息安全的重要性，并提升自身的責任意識與安全管理意識。在工作中，檔案管理人員需要嚴格把控人事檔案信息收集、歸檔、處理等各個環節，保證各個環節的安全性。最后，單位需要制定健全的考核機制，保證檔案管理人員嚴格按照各項制度規范指導自身的管理工作。

4 結束語

大數據時代背景下，越來越多的單位認識到信息技術與數據信息的重要性。對于機關事業單位人事檔案管理而言，過往傳統的人工檔案信息管理工作，嚴重制約了檔案信息管理工作質量與效率。為此，加大人事檔案信息化管理就顯得尤為重要。以上內容分析了基層檔案信息化管理的重要性，并結合實際工作中面臨的問題，提出了相應的解決對策。希望可以給相關工作者帶來參考。

參考文獻

[1]周遠波.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].智慧城市，2019（10）：190-191.

[2]劉艷輝.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].農家參謀，2019（12）：292.

[3]許蘭香.淺談大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響[J].傳播力研究，2019（8）：46+50.