新時期加強國有企業檔案信息化建設初探

劉瑞華

摘 要：現當今，隨著我國經濟的快速發展，我國信息化水平在穩步提升，加強國有企業信息化建設有助于提升國有企業的核心競爭力。但是從實際情況來看，國有企業信息化建設仍存在很多不足，比如領導層認識不到位、基礎設置薄弱、信息化建設人才缺乏等，認識到當前階段國有企業信息化建設存在的不足并采取有效的解決對策成為國有企業必須面對的問題。

關鍵詞：新時期;國有企業;檔案;信息化;建設

當今科技迅猛發展，全球信息大爆炸，信息化建設走進了各行各業，為適應國家信息化建設和檔案事業的發展要求，加快國有企業檔案信息化建設尤為重要。

1 國有企業信息化建設的重要性

近年來，隨著我國政府越來越重視國有企業信息化建設，在信息化建設方面加大了推進力度，在2007年、2008年、2010年，國資委分別召開了中央企業信息化工作會議，在很大程度上加快了國有企業信息化建設的進程。信息化建設在提升國有企業集團化、集約化、精細化發展方面發揮著重要作用。

1.1 科學發展的內在需要

近年來，在國家全力搞好國有企業的政策支持下，國有企業已經重獲新生，逐步走上了市場化的道路，并引導市場方向。作為國民經濟發展的重要支柱，國有企業在社會主義經濟建設過程中發揮著重要作用。但在發展過程中，靠經驗、憑直覺等傳統企業治理辦法支撐企業發展的方式嚴重制約國有企業的決策正確性。企業發展要靠治理，治理就要出效率、出效益，通過合理利用現代信息技術能夠充分挖掘信息資源，不斷提升企業經營、生產、決策和管理水平，實現國有企業的經濟效益和社會價值。

1.2 快速適應市場變化環境的要求

信息化建設與企業管理工作息息相關。企業的生產任務計劃往往通過信息系統下達到車間;信息化工具通常能夠輕松地為管理者匯總數據、分析趨勢，等等。信息化作為一種具有強大的信息搜集、匯總、分析、整理、提出參考方案的工具，憑借快速、高效的優勢，為企業快速應對市場變化，科學做出決策。

2 進一步加強國有企業檔案信息化建設

2.1 提高認識，加強組織領導。各級領導要高度重視檔

案信息化工作，堅持檔案信息化建設與企業信息化協調和同步發展，將檔案信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案。同時，建立健全檔案管理制度，創新檔案工作機制，提高檔案管理科學化、專業化、信息化水平。建立健全檔案工作組織體系，設置各級檔案機構，明確工作職責，并對職責履行情況進行監督、考核。明確檔案工作經費列支科目，并將經費列入預算管理，確保管理經費、設施設備投入、費用開支落到實處。

2.2 加強對企業電子文件和檔案的管理

相對于傳統的紙質文檔的一系列程序，現今的電子文檔的收錄、復查方式還有缺漏，很容易造成對企業電子文檔收錄的缺失。為避免這種情況的發生，企業要從企業電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關人員的工作計劃之中，以確保電子檔案的真實性。

2.3 檔案信息化的管理制度要完善

當前國有企業的檔案信息化管理雖然有了一定的進展，但是還存在著不夠規范的地方，譬如管理工作在各個環節都安排的不夠科學有序，有些甚至是雜亂無章，在工作的開展上也是參差不齊，對于工作中的責任落實不清。以上情況的出現其實都源于檔案在的管理制度上的不足，沒有起到很好的約束和規范的作用。因此，國有企業一定要通過制度進行糾正，要明確檔案管理及相關部門的各個崗位工作職責，將責任落實到人，用制度的力量去提升相關人員的警惕性和責任心。同時，還要改進檔案的管理程序，在檔案的網絡流轉和檢索等方面做出明確的制度安排，對于檔案進行分級并限制相關級別的人使用，以此維護檔案的安全性和完整性。

2.4 加強國有企業檔案安全保障體系建設

國有企業要建立健全檔案安全管理制度，配備符合要求的檔案設施設備，采取“八防”措施，確保檔案實體和信息安全。要加強對涉及國家秘密、企業商業秘密檔案的管理，完善檔案利用借閱制度，杜絕失密泄密現象發生。要實現紙質載體文件、電子文件、縮微膠片之間的無障礙轉化，并做好歸檔電子文件的備份及安全防護，歸檔光盤一式三份，一份封存保管，一份查閱使用，一份異地保存，防止突發事件和自然災害對檔案造成毀滅性的破壞，提高企業檔案抗風險能力。

2.5 加大信息化建設的資金投入

政府主管部門要加大國有企業信息化建設政策傾斜力度，為資金、設備和人力投入上提供保障。在資金上，根據國有企業的具體情況，適當增加信息化建設的比例，不斷完善信息化系統，為信息化管理提供軟件支持;在設備上，根據國有企業對設備的使用要求，購置符合當前階段發展的設備，為信息化建設提供硬件支持。信息化建設人員不能僅限于某個領域的知識，應該加強綜合知識培養，從職業教育和繼續教育等方面為培養信息化建設人才建立完善的培訓機制，不斷提高工作人員在數據收集、整理、分析方面的能力，為管理者進行決策提供支持。在人力上，一方面，通過招聘專業信息化管理人才，為國有企業信息化管理提供源源不斷的動力;另一方面，加大本單位信息化建設人員的培訓力度，將信息化建設理論和實踐結合起來。此外，國有企業要加強管理人員和外界的溝通交流，不斷學習和更新信息化管理理念，做好數據收集、整理和分析工作，為信息化管理提供人才支持。

2.6 加強標準化建設，實現資源共享

檔案信息化的標準規范包括管理性、業務性和技術性規范三個方面的內容。管理性標準規范是對電子文件（檔案）信息進行管理的一套規則，如：《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》《中華人民共和國互聯網信息服務管理辦法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等等。業務性標準規范是對電子文件（檔案）業務處理的規范，如：《電子文件歸檔與管理規范》《企業檔案工作規范》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等等。技術性標準規范包括電子文件（檔案）的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等，如：《紙質檔案數字化技術規范》。通過加強檔案業務和信息技術的標準化建設，完善現行檔案管理制度和業務流程，實行檔案信息化建設標準統一，實現資源共享。

3 結語

檔案管理對當前的企業來說是順應時代的需求，順勢而行。檔案信息化管理是企業做好檔案管理的最重要一點。國有企業必須要認清企業發展現狀，學習國外或國內現今管理企業的優秀經驗和管理策略，并針對自身存在的問題進行改進，最終實現檔案信息化管理。另外國有企業需要弄清自身的缺陷以及需求，將檔案管理進行合理制定，只有這樣才能更好地使檔案信息化，為整個企業服務。

參考文獻

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