教學評估背景下高校教學檔案規范化管理研究

摘 要：在教育部本科教學工作水平評估中，教學檔案充當了體現教學質量指標的重要角色，同時，也暴露了教學檔案在管理中出現的諸多問題。為了加強教學檔案的規范化管理，經過與兄弟院校交流學習、查閱文獻資料，并結合本院實際，提出了一些針對性的建議及措施，促進學院制定了檔案規范管理的相關制度并付諸實施，促進了教學檔案質量的大幅度提高，以實現“以評促建、以評促改”，提高教學質量。

關鍵詞：高校;教學評估;教學檔案管理

普通高等學校本科教學評估是我國高等教育的一項重大改革，是衡量一所高校本科教育質量的重要依據。在教學工作水平評估中，評建工作應當充分認識和發揮檔案的作用和功能。高校檔案作為建校以來教學工作中保留下來的最真實最具價值的信息資源，是高校教學評估不可替代的最重要的評估依據; 同時高校教學評估又為檔案管理工作提供了良好的發展機遇，提高了檔案管理水平，推動了高校檔案事業的不斷發展[1]。

1 教學檔案的規范化管理在高校教學評估中的意義

高校教學檔案是高校在教學活動中形成的具有保存價值的材料，是教學過程的真實記錄;包括教學大綱、授課計劃、教學日志、教案、作業、考試材料、成績分析等，體現了教師對整個教學過程的教學設計、教學過程實施、教學成果。因此，高校教學檔案作為重要的教學資料，是有效開展教學的基礎，也是反映和評估高校教學質量及管理水平的重要依據。在各類教學質量評估工作中，教學檔案的收集、整理、分析最為基礎，其完整性、系統性和準確性關系到教學評估結果的準確、客觀、公正，教學檔案的價值得到了充分印證[2]，如何對教學檔案進行規范化管理也體現了一個高校的教學管理水平。

2 目前高校教學檔案管理中存在的問題

2.1 對教學檔案管理的重視不夠

對于檔案的管理，各個高校一般都設立有專門的檔案管理部門，也有相應的制度作為保障。而對于教學檔案的管理，高校一般實行的是校級和院級二級管理方式，學校根據課程類別出臺一系列政策和制度，二級學院負責對教學檔案的具體收集、整理、歸檔工作。長期以來，學校重視教學，對教學檔案的管理重視不夠，對二級學院的教學檔案管理缺乏有效監督，二者存在脫節現象。隨著教學評估工作的開展，學校往往在迎評前，才將教學檔案的管理工作提上日程，因前期檔案的收集、整理缺乏規范化管理，教學檔案的質量及教學檔案管理中出現的問題逐漸暴露出來，嚴重影響了教學評估的有序開展。

2.2 檔案管理制度不夠完善，制度執行監督力度不夠

在學院二級管理過程中，由于各學院的專業特點不同，教學檔案的歸檔形式、材料多少也存在很大差異性，如文經管類課程和藝術類課程就大為不同，前者主要是紙質材料為主，歸檔較為方便，而后者多為設計類作品，有紙質、電子版或手工作品，歸檔就需要多種形式及需要一定的收納空間。因此，各二級學院需根據自身學科特點制定相應的教學檔案的管理制度，不能全盤套用學校層面制度的統一做法。當前，很多二級管理單位均缺乏有效的檔案管理體制，這對教學檔案的管理造成一定的難度。另外，在制度的實施過程中，長期以來，因對教學檔案管理工作重視程度不夠。教學檔案管理機制只停留在制度層面，這種制度設置往往成為空架子[3]。

2.3 教學檔案管理人員的素質有待提高

從高校教學檔案管理工作最重要的承擔者院系來看，有的院系甚至根本就沒有專門的教學檔案管理人員，而是由其他行政人員兼任，由于日常工作繁忙，沒有充足的時間和精力專心進行檔案管理;此外，檔案管理人員缺乏檔案管理的專業知識及規范的培訓，都是按照自己的經驗隨意整理，造成了檔案管理的混亂。

3 提升高校教學檔案規范化管理的建議及措施

3.1 強化制度意識，增強制度執行力

沒有規矩不成方圓，首先，學校及二級學院需建立健全教學檔案管理的相關制度，并且要合理、嚴謹、規范、有可操作性，明確教學檔案歸檔的具體內容、形式、歸檔時間、責任人等，并將教學檔案的管理與教師評價體系掛鉤，輔助以適當的獎懲措施。使得檔案管理做到有章可循，有制可依。其次，加強制度的執行力，有了制度，嚴格執行，不能說在嘴上，掛在墻上，寫在紙上，把制度當“稻草人”擺設，學校需對學院等二級管理部門進行有效地監督，二級學院需嚴格有效地執行相關管理制度。

3.2 加強檔案管理人員的專業知識、技能培訓

學校應提高對檔案管理的重視程度，加大對教學檔案管理的財力、物力、人力的投入，建立檔案管理人員激勵制度，提高積極性。各高校要重視加強對教學檔案管理人員的培訓，經常組織檔案管理人員到各高校進行交流學習觀摩，提高其業務水平和工作能力，使他們能夠不斷地與時俱進，掌握檔案管理的新技能、新知識[4]，提高自身的素養。

3.3 對教學檔案進行分類管理

高校的教學檔案種類形式眾多，包括手工作品、圖片、聲音、視頻等多媒體材料，傳統紙質存檔方式不能滿足歸檔要求。另外，教學管理人員在工作中積累學科、專業、教學科研等各類數據資料，都需要長期保存。因此，針對教學檔案，在當前的大數據時代，教學檔案管理工作面臨新的機遇和調整，規范化檔案管理，能切實提高高校檔案的收集、管理和使用的效率以及檔案資料的質量，對實體材料和數據資料，高校當中的檔案管理主要可以通過檔案的實體化管理和檔案信息的組織管理兩個方面來進行。在檔案的實體化管理當中，通過對資源信息直接進行審查與保存，用文本的形式將信息資源的實體進行保存。檔案的信息組織主要包括對檔案當中的信息進行收集、鑒定、分析、審核、保存等，通過電子化的信息平臺進行高效化的分類與管理，在應用當中結合現代化的管理技術進行管理，采用先進化的技術手段，應用有效的管理工作制度，高效化處理各種信息[5]。目前高校校園信息化已經普及，各類信息管理平臺也很齊全，而高校教學檔案管理數字化工作卻相對落后、形式單一，高校應合理利用現有資源，促進傳統檔案管理方式向數字化教學檔案管理過渡。

4 結束語

在當前教學評估背景下，教學檔案管理工作面臨新的機遇和調整，規范化檔案管理，加強高校教學檔案管理可以全面優化工作流程、提高工作效率，從而最大限度地發揮檔案服務教學的智能，充分滿足高校教學改革與發展的需求。

參考文獻

[1]鄒晏秋.高校教學評估與檔案管理的辯證關系[J].吉林化工學院學報，2019（8）：88-90.

[2]蔣瑋.“后評估時代”背景下的高校教學檔案管理優化路徑探析[J].檔案，2019（3）：58-59.

[3]尹翔.高校教學檔案管理工作存在的問題及其原因探析[J].文史月刊，2012（08）：35-36.

[4]楊軍.高校教學檔案規范化管理存在的問題及對策[J].山西科技，2019（5）：75-77.

[5]劉巖，趙林勝.高校教學檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2020（05）：119-120.

作者簡介

儲玲玲（1981-），女，漢族，嘉興學院講師，公共管理碩士，研究方向：高等教育。