城建檔案利用中存在的問題及對策探究

鄭雅麗

摘 要：檔案的利用價值就在于它能夠為各項工作的開展提供最原始的依據和參考。對城建檔案的充分挖掘與利用可以極大的推動城市建設的發展。檔案所涉及的內容包括了城市在發展過程中的是如何規劃、設計、施工和維護的，是如何就一些城市建設與民生問題之間所產生的糾紛和問題的。這些內容真實的反映了城市發展的歷程，也為城市的可持續發展提供了有力的參考。但由于人們對檔案管理意識的薄弱使得檔案資料的利用率并不高，再加上檔案管理活動的組織機構、管理模式等有著明顯的滯后性，極大的影響了檔案管理工作質量的提高，進而影響了其的利用價值。在此，文章就著重對城建檔案的內涵、在利用中存在的問題等進行了分析，由此提出了對應的解決對策作為參考。

關鍵詞：城建檔案;利用服務;存在問題;解決對策

1 引言

城建檔案是整個城市發展歷程的濃縮。在20世紀80年代召開的全國科技檔案工作會議中，黨和國家就重視起了城建檔案管理工作，并多次強調了它在城市建設和發展過程中的利用價值和作用。由此城建檔案的管理工作體系也在逐漸的完善和成熟起來，并滲透到了社會生活的各個領域中。隨著社會經濟的快速發展，城市的建設以及人們對檔案資源的需求發生了巨大的變化，城建檔案管理工作也面臨著極大的困境和挑戰，再加上其他各方面主客觀因素的影響，整個城建檔案管理工作也還存在著很多不足之處，檔案的利用價值也受到了一定的限制。若想改變現狀，提升檔案利用服務的質量和水平，滿足當前工作的現實需求，檔案管理部門必須要轉變思想，樹立服務意識，并積極創新管理工作的方法和途徑，尤其是利用信息技術對檔案資源進行深入的挖掘和利用，推動檔案管理的信息化、數字化建設。

2 城建檔案概述

城建檔案是城市規劃、建設和管理的重要基礎資料，是在城市規劃、設計、建設、管理等活動中直接形成的對國家和社會具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像、模型、信息數據以及特定實物等各種載體形式的歷史記錄。它是為城市建設活動服務的，其工作原則、范圍、成果最終由城市建設活動的內在規律所決定。它反映出的不僅僅是今天我們開展的任何城市建設活動，更重要的是它記錄著這個城市的建設歷史。

3 城建檔案利用中存在的問題

1）檔案利用意識薄弱。檔案管理人員缺少必要的服務意識。通常來講，城建檔案的管理機構并不是完全開放的，它幾乎很少會參與到其他部門的工作中，也不會積極主動地去提供相應的服務，只是等著用戶需要時才予以配合;同樣其他部門也對該項工作保持著不作為的態度，不會積極的去配合該工作的開展，這樣的一種信息閉塞的狀態不可避免的會引發系列與用戶之間的矛盾和沖突，缺乏調研和引導需求的規劃和策略。

2）檔案管理機制單一。檔案部門所收集的內容和信息并不全面和豐富，來源也不夠均衡。一般來講，城建檔案的管理主要集中在建筑類檔案資料上，很少有與社會民生有關的、與百姓生活有關的檔案資料，這種單一性就嚴重的削減了檔案資料的公平性、完整性、系統性和真實性，無法全面客觀的反映這個城市的面貌。比較常見的就是在所有的檔案中，房地產移交的數據和資料居于大半，城市基礎設施以及地下管線等這樣類型的檔案數量相對偏少，但需要具體利用檔案的工作人員查詢的內容往往都是地下設施建設的領域，從而導致了收集與利用的錯位。

3）檔案管理機制滯后。城建檔案管理過程中政府在其中扮演著重要的角色，但它制定的相關規定卻缺乏靈活性。比如在城建檔案管理規定上并沒有相關的章程予以規定和制約。“公開的時間和范圍是會根據檔案資料的價值有所不同”已成為人們默認的共識，但這個“不同”卻沒有具體的界定。其次，對檔案資料的利用是需要收取一部分費用的，像綜合性的服務費、查詢費、復制費等，但相對于其他檔案，城建檔案的費用就略高。尤其是機構組織所查詢的不是本單位的城建檔案，它的收取費用標準就高于個人，并且查閱的費用是與查閱的次數成正比的。

4 城建檔案利用問題的有效解決對策

1）要積極整合館藏資源。如前所述城建檔案的范圍十分狹窄，無法充分的被利用，因此我們要對檔案資源進行有效的整合和配置。比如，根據城建項目的不同，來建立 不同的管理目錄，并對整合后的檔案資源進行集中管理，最大限度的消除檔案實體“各自為政”與社會利用之間的沖突。另外，還要根據城市文化品味的提升，加強對當地特色檔案的調查、整理和收集，比如著名的景點、文化古跡、有年代感的建筑物等，這些都要納入檔案的收藏和管理范圍，讓館藏結構更加豐富。

2）要強化管理隊伍素質。檔案資源的存在價值是通過發揮自己的知識、研究價值來服務用戶，滿足不同需求。因此檔案資源管理機構要做好對資源的推薦服務，以各具體的文獻描述、知識單元分析為基礎建立科學索引庫，運用多種渠道挖掘檔案資源及內容，擴大用戶的體驗范圍;其次從業人員要對用戶檢索檔案的習慣、用戶類別等進行調查，增加彼此的認知，從而有效的把握不同用戶的不同需求，進而增加用戶對檔案資源知識價值的探索和利用。再次，將知識服務落實到位，根據不同用戶特征、不同需求以及所面臨的不同問題進行綜合分析，采取有針對性的服務解決方案。

3）要創新檔案管理模式。首先要充分利用信息技術和網絡技術，建立信息開放服務中心，對資源信息開發利用，實現信息資源的安全共享。比如可以將語義技術應用在資源檢索環節，在固定領域的資源范圍內建立本體知識庫，形成共享模式，在此基礎上再對此資源按照不同的模塊予以具化和標注，并保持與本體知識之間的關聯性;另外對于用戶多元需求的檢索系統，制定個性化的結果界面，以規范化的結果輸出形式來保障用戶所檢索出的結果符合自己的實際需求，讓用戶獲取額外受益的檔案資源。

4）要制定合理收費制度。城建檔案管理部門所在轄區的政府機構及其他相關組織部門要認清檔案資源管理的目的，要根據社會需求和社會發展規律制定出合理的收費制度，而檔案管理部門也要對自己的工作有明確的界定，要知道自己的工作是具有公益性特點的，要在對資源予以利用的過程中嚴格按照相關規定、按照服務時長和勞動量來減少甚至減免普通用戶的查詢費用，從而最大限度的滿足不同用戶的需求。

5 結語

面對快速發展的社會，城建檔案利用所展現出來的價值愈加明顯和突出，同樣面臨的挑戰和困境也越來越艱巨，為了更好地發揮檔案資源的服務利用價值，檔案管理部門應該正視檔案利用過程中存在的問題，并通過分析原因制定出可行的解決對策，比如積極開展信息化建設、培養專業團隊、創新模式等，從而推動檔案資源管理的進一步發展，全面提升檔案資源的利用率。

參考文獻

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