加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)工作的措施分析

賀艷星

摘 要：隨著我國(guó)交通系統(tǒng)的不斷升級(jí)完善，人們的出行條件得到極大的改善，但這也導(dǎo)致了每年流動(dòng)人員的數(shù)量不斷上升，流動(dòng)人員檔案管理工作難度也隨之增加。因此，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)也成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展、保障流動(dòng)人員合法權(quán)益的重要措施。基于此，本文首先簡(jiǎn)要介紹了流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，隨后提出了現(xiàn)階段流動(dòng)人員檔案管理存在的問(wèn)題，最后從四個(gè)方面分析了流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)的具體措施，以此來(lái)供相關(guān)人士交流參考。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;檔案管理;信息化建設(shè)

人員流動(dòng)一直是影響社會(huì)穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的因素之一。大量的流動(dòng)人員會(huì)給政府管理增加一系列的問(wèn)題和難關(guān)，因此，重視流動(dòng)人口的檔案管理是保證社會(huì)穩(wěn)定的重要舉措。但隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作出現(xiàn)了新的問(wèn)題，也帶來(lái)了新的機(jī)遇。如何建立和加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)工作，成為政府必須思考的重要問(wèn)題。本文便針對(duì)解決此問(wèn)題進(jìn)行分析探討。

1 流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性

我國(guó)人事檔案管理系統(tǒng)發(fā)展已久，但由于交通系統(tǒng)的不斷擴(kuò)展、流動(dòng)人員數(shù)量的日益增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的人事檔案管理體制的局限性日益突出。為順應(yīng)當(dāng)代檔案管理工作的需求，檔案信息化建設(shè)發(fā)展越來(lái)越快。人員流動(dòng)是指在一定時(shí)期內(nèi)的人口流動(dòng)現(xiàn)象，為和固定人口區(qū)分而將這些社會(huì)成分稱為流動(dòng)人員。在地區(qū)貧富差異化和城市化推進(jìn)下，流動(dòng)人員對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響也日益增加[1]。而檔案管理工作不僅能解決流動(dòng)人員在就業(yè)生存、生活保障方面的各項(xiàng)問(wèn)題，還能維護(hù)流動(dòng)人員的社會(huì)保障權(quán)益，維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。因此加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員的檔案管理信息化建設(shè)工作仍是現(xiàn)階段我國(guó)政府的重要任務(wù)。

2 現(xiàn)階段流動(dòng)人員檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)偏低

流動(dòng)人員的檔案管理工作比普通檔案管理更為復(fù)雜和困難，對(duì)管理人員的綜合能力也有更高的要求。但目前我國(guó)檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍還不夠高，既熟練業(yè)務(wù)水平又掌握信息化技術(shù)的綜合性人才較少。檔案管理人員中男女比例失衡的現(xiàn)象也較為嚴(yán)重。傳統(tǒng)觀念中女性人員在統(tǒng)計(jì)管理中比男性人員更為注重細(xì)節(jié)，檔案管理工作中也大多是女性員工。但在新時(shí)代信息化的發(fā)展下，檔案管理系統(tǒng)中也需要更多的男性員工來(lái)分擔(dān)不同的工作任務(wù)。從而平衡管理人員間的性別結(jié)構(gòu)，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合水平，將檔案管理工作體系改進(jìn)得更科學(xué)合理。

2.2 管理體制不夠先進(jìn)完善

現(xiàn)階段我國(guó)大部分地區(qū)的檔案管理模式仍是混亂的“多頭管理”。一個(gè)流動(dòng)人員可能對(duì)應(yīng)著多個(gè)檔案管理人員，這不僅造成了數(shù)據(jù)信息的大量重復(fù)，也消耗了很多人力成本和物力資源。雖然規(guī)章上要求檔案管理權(quán)力應(yīng)該統(tǒng)一交由政府黨委的專門部門，但在實(shí)際工作中，檔案管理權(quán)力仍是分散混亂的[2]。甚至有個(gè)別規(guī)定外的社會(huì)企業(yè)、機(jī)構(gòu)加入管理體系當(dāng)中，使得檔案管理權(quán)力復(fù)雜、無(wú)序。加之社會(huì)流動(dòng)人員的流動(dòng)速度也隨著社會(huì)發(fā)展而加快，這種不夠先進(jìn)、完善的管理體制更是難以滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

2.3 流動(dòng)人員對(duì)個(gè)人檔案的認(rèn)識(shí)不足

部分社會(huì)流動(dòng)人員對(duì)自己的檔案信息沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)或是不予重視。這給檔案管理工作帶來(lái)了極大的難度。很多畢業(yè)生在保管自己檔案的過(guò)程中出現(xiàn)不慎遺失的狀況，或是對(duì)自己的檔案去向根本不清晰，都導(dǎo)致管理人員無(wú)法收集到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)。在學(xué)校保存的紙質(zhì)檔案也會(huì)遇到學(xué)生填報(bào)錯(cuò)誤、運(yùn)輸過(guò)程慢等現(xiàn)象，加大檔案管理人員的工作困難。這類現(xiàn)象本質(zhì)上還是由于社會(huì)流動(dòng)人員對(duì)檔案管理的不了解所致，在校期間未能接受相關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，也未意識(shí)到個(gè)人檔案對(duì)自己未來(lái)發(fā)展的重要性。

3 流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

3.1 加強(qiáng)全國(guó)檔案信息化聯(lián)動(dòng)建設(shè)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人員流動(dòng)的頻率和范圍也相應(yīng)擴(kuò)大。各個(gè)省份的流動(dòng)人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)均已建立，但此數(shù)據(jù)庫(kù)仍存在不能提供檔案安全鑒定、無(wú)法全網(wǎng)查詢等缺點(diǎn)。因此，深化全國(guó)檔案信息化聯(lián)動(dòng)建設(shè)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將全國(guó)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整合。不僅更方便跨省流動(dòng)的人員錄入信息，也能給檔案安全提供更多重的保障。或借鑒外國(guó)的檔案管理案例，將易損壞、使用率高的重要檔案信息掃描添加至全國(guó)檔案信息庫(kù)中[3]。建立信息完善、數(shù)據(jù)獲取快捷的綜合檔案管理系統(tǒng)。

3.2 建立流動(dòng)人員檔案本人知情制度

目前我國(guó)個(gè)人無(wú)法查閱到自己所有的檔案信息，只有通過(guò)組織機(jī)構(gòu)才能看到個(gè)人檔案內(nèi)容。但流動(dòng)人員很少會(huì)有一個(gè)固定的所屬機(jī)構(gòu)，因此知情自己檔案的機(jī)會(huì)也會(huì)更少。因此，很多流動(dòng)人員均不了解或遺忘個(gè)人檔案信息，也不清楚檔案管理制度和個(gè)人檔案的重要性，這也是很多流動(dòng)人員不重視個(gè)人檔案的原因之一。但在這個(gè)以人為本的現(xiàn)代社會(huì)中，向公民公布個(gè)人信息不僅可以調(diào)動(dòng)起個(gè)人對(duì)檔案管理的重視，減輕管理人員的工作強(qiáng)度，也更符合現(xiàn)代社會(huì)民主透明的法治精神。但在檔案信息可查化的制度下，更要重視檔案隱私內(nèi)容的保密性。加強(qiáng)檔案信息本人辦理、審驗(yàn)流程，確保個(gè)人重要隱私信息不被泄露和篡改。建立流動(dòng)人員檔案本人知情制度只是提供一個(gè)讓流動(dòng)人員知情個(gè)人信息的網(wǎng)絡(luò)化渠道，但是增減、修改檔案的絕對(duì)權(quán)力仍要掌握在政府部門手中，從而切實(shí)公民檔案信息的安全性。

3.3 建立安全的網(wǎng)絡(luò)屏障體系

檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在這種大環(huán)境下，電子檔案信息的安全性管理便更應(yīng)得到重視。流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)工作雖然增加了檔案管理的快捷性，給管理人員和管理系統(tǒng)都帶來(lái)了全新的工作體驗(yàn)。但檔案信息化管理同時(shí)也增加了個(gè)人檔案信息被惡意修改和竊取的風(fēng)險(xiǎn)[4]。由于工作環(huán)境和機(jī)構(gòu)的不固定性，對(duì)于流動(dòng)人員來(lái)說(shuō)，檔案管理的難度和漏洞都相應(yīng)增加。因此建立安全的網(wǎng)絡(luò)屏障體系可以提升數(shù)據(jù)信息庫(kù)的防御體系，確保流動(dòng)人員檔案的安全性管理。

3.4 增加一定的資金投入，采用更先進(jìn)的信息化技術(shù)

檔案信息管理作為關(guān)乎每個(gè)人生活發(fā)展的重要工作，國(guó)家應(yīng)對(duì)其予以更高的重視。隨著我國(guó)交通建設(shè)的逐漸發(fā)展和日新月異的城市化生活，人員流動(dòng)的可能性不斷提升。不僅檔案管理的難度在提高，對(duì)于管理系統(tǒng)軟硬件的要求也在不斷上升。增加對(duì)檔案管理的資金投入，不僅可以招收更多的檔案管理人員，真正做到流動(dòng)人員的一對(duì)一管理。還能增加吸收借鑒國(guó)外的先進(jìn)技術(shù)的機(jī)會(huì)，促進(jìn)現(xiàn)有管理體系中基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施的再次升級(jí)。對(duì)于流動(dòng)人員來(lái)說(shuō)，每一次的工作變動(dòng)可能就要更新一次檔案信息，因此涉及的檔案內(nèi)容會(huì)不斷增加，給全國(guó)數(shù)據(jù)信息庫(kù)的儲(chǔ)存管理帶來(lái)了一定的壓力。但如果能有資金支持使用云儲(chǔ)存等信息技術(shù)，便可以更好地解決此類問(wèn)題，提高流動(dòng)人員檔案管理工作的效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨給人們的生活、生產(chǎn)方式都帶來(lái)了不小的影響。在信息化時(shí)代的背景下，檔案管理信息化建設(shè)工作無(wú)論對(duì)于企業(yè)更好地了解員工、或是政府加強(qiáng)城市建設(shè)來(lái)說(shuō)，都有著重要作用。因此，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程、緊跟信息化管理的腳步、逐步加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)工作，可以使流動(dòng)人口的福利制度得到相應(yīng)保障、促進(jìn)我國(guó)社會(huì)更好、更穩(wěn)健地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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