加強流動人員檔案管理信息化建設工作的措施分析

賀艷星

摘 要：隨著我國交通系統的不斷升級完善，人們的出行條件得到極大的改善，但這也導致了每年流動人員的數量不斷上升，流動人員檔案管理工作難度也隨之增加。因此，加強檔案管理的信息化建設也成為促進社會發展、保障流動人員合法權益的重要措施。基于此，本文首先簡要介紹了流動人員檔案管理信息化建設工作的重要性，隨后提出了現階段流動人員檔案管理存在的問題，最后從四個方面分析了流動人員檔案管理信息化建設的具體措施，以此來供相關人士交流參考。

關鍵詞：流動人員;檔案管理;信息化建設

人員流動一直是影響社會穩定和經濟發展的因素之一。大量的流動人員會給政府管理增加一系列的問題和難關，因此，重視流動人口的檔案管理是保證社會穩定的重要舉措。但隨著信息化時代的到來，檔案管理工作出現了新的問題，也帶來了新的機遇。如何建立和加強流動人員檔案管理信息化建設工作，成為政府必須思考的重要問題。本文便針對解決此問題進行分析探討。

1 流動人員檔案管理信息化建設工作的重要性

我國人事檔案管理系統發展已久，但由于交通系統的不斷擴展、流動人員數量的日益增長，傳統的人事檔案管理體制的局限性日益突出。為順應當代檔案管理工作的需求，檔案信息化建設發展越來越快。人員流動是指在一定時期內的人口流動現象，為和固定人口區分而將這些社會成分稱為流動人員。在地區貧富差異化和城市化推進下，流動人員對社會經濟發展的影響也日益增加[1]。而檔案管理工作不僅能解決流動人員在就業生存、生活保障方面的各項問題，還能維護流動人員的社會保障權益，維護社會的穩定發展。因此加強對流動人員的檔案管理信息化建設工作仍是現階段我國政府的重要任務。

2 現階段流動人員檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理團隊綜合素質偏低

流動人員的檔案管理工作比普通檔案管理更為復雜和困難，對管理人員的綜合能力也有更高的要求。但目前我國檔案管理人員的綜合素質普遍還不夠高，既熟練業務水平又掌握信息化技術的綜合性人才較少。檔案管理人員中男女比例失衡的現象也較為嚴重。傳統觀念中女性人員在統計管理中比男性人員更為注重細節，檔案管理工作中也大多是女性員工。但在新時代信息化的發展下，檔案管理系統中也需要更多的男性員工來分擔不同的工作任務。從而平衡管理人員間的性別結構，提升檔案管理團隊的綜合水平，將檔案管理工作體系改進得更科學合理。

2.2 管理體制不夠先進完善

現階段我國大部分地區的檔案管理模式仍是混亂的“多頭管理”。一個流動人員可能對應著多個檔案管理人員，這不僅造成了數據信息的大量重復，也消耗了很多人力成本和物力資源。雖然規章上要求檔案管理權力應該統一交由政府黨委的專門部門，但在實際工作中，檔案管理權力仍是分散混亂的[2]。甚至有個別規定外的社會企業、機構加入管理體系當中，使得檔案管理權力復雜、無序。加之社會流動人員的流動速度也隨著社會發展而加快，這種不夠先進、完善的管理體制更是難以滿足社會經濟發展的需要。

2.3 流動人員對個人檔案的認識不足

部分社會流動人員對自己的檔案信息沒有清晰的認識或是不予重視。這給檔案管理工作帶來了極大的難度。很多畢業生在保管自己檔案的過程中出現不慎遺失的狀況，或是對自己的檔案去向根本不清晰，都導致管理人員無法收集到相應的檔案數據。在學校保存的紙質檔案也會遇到學生填報錯誤、運輸過程慢等現象，加大檔案管理人員的工作困難。這類現象本質上還是由于社會流動人員對檔案管理的不了解所致，在校期間未能接受相關檔案知識的培訓，也未意識到個人檔案對自己未來發展的重要性。

3 流動人員檔案管理信息化建設的具體措施

3.1 加強全國檔案信息化聯動建設

隨著社會經濟的不斷發展，人員流動的頻率和范圍也相應擴大。各個省份的流動人員檔案數據庫均已建立，但此數據庫仍存在不能提供檔案安全鑒定、無法全網查詢等缺點。因此，深化全國檔案信息化聯動建設，利用互聯網技術將全國的檔案數據庫進行整合。不僅更方便跨省流動的人員錄入信息，也能給檔案安全提供更多重的保障。或借鑒外國的檔案管理案例，將易損壞、使用率高的重要檔案信息掃描添加至全國檔案信息庫中[3]。建立信息完善、數據獲取快捷的綜合檔案管理系統。

3.2 建立流動人員檔案本人知情制度

目前我國個人無法查閱到自己所有的檔案信息，只有通過組織機構才能看到個人檔案內容。但流動人員很少會有一個固定的所屬機構，因此知情自己檔案的機會也會更少。因此，很多流動人員均不了解或遺忘個人檔案信息，也不清楚檔案管理制度和個人檔案的重要性，這也是很多流動人員不重視個人檔案的原因之一。但在這個以人為本的現代社會中，向公民公布個人信息不僅可以調動起個人對檔案管理的重視，減輕管理人員的工作強度，也更符合現代社會民主透明的法治精神。但在檔案信息可查化的制度下，更要重視檔案隱私內容的保密性。加強檔案信息本人辦理、審驗流程，確保個人重要隱私信息不被泄露和篡改。建立流動人員檔案本人知情制度只是提供一個讓流動人員知情個人信息的網絡化渠道，但是增減、修改檔案的絕對權力仍要掌握在政府部門手中，從而切實公民檔案信息的安全性。

3.3 建立安全的網絡屏障體系

檔案管理信息化建設是社會發展的必然趨勢，在這種大環境下，電子檔案信息的安全性管理便更應得到重視。流動人員檔案管理信息化建設工作雖然增加了檔案管理的快捷性，給管理人員和管理系統都帶來了全新的工作體驗。但檔案信息化管理同時也增加了個人檔案信息被惡意修改和竊取的風險[4]。由于工作環境和機構的不固定性，對于流動人員來說，檔案管理的難度和漏洞都相應增加。因此建立安全的網絡屏障體系可以提升數據信息庫的防御體系，確保流動人員檔案的安全性管理。

3.4 增加一定的資金投入，采用更先進的信息化技術

檔案信息管理作為關乎每個人生活發展的重要工作，國家應對其予以更高的重視。隨著我國交通建設的逐漸發展和日新月異的城市化生活，人員流動的可能性不斷提升。不僅檔案管理的難度在提高，對于管理系統軟硬件的要求也在不斷上升。增加對檔案管理的資金投入，不僅可以招收更多的檔案管理人員，真正做到流動人員的一對一管理。還能增加吸收借鑒國外的先進技術的機會，促進現有管理體系中基礎軟硬件設施的再次升級。對于流動人員來說，每一次的工作變動可能就要更新一次檔案信息，因此涉及的檔案內容會不斷增加，給全國數據信息庫的儲存管理帶來了一定的壓力。但如果能有資金支持使用云儲存等信息技術，便可以更好地解決此類問題，提高流動人員檔案管理工作的效率。

4 結束語

綜上所述，大數據時代的來臨給人們的生活、生產方式都帶來了不小的影響。在信息化時代的背景下，檔案管理信息化建設工作無論對于企業更好地了解員工、或是政府加強城市建設來說，都有著重要作用。因此，順應時代的發展進程、緊跟信息化管理的腳步、逐步加強流動人員檔案管理信息化建設工作，可以使流動人口的福利制度得到相應保障、促進我國社會更好、更穩健地發展。

參考文獻

[1]鄺豪杰.論加強流動人員檔案管理信息化建設工作[J].辦公室業務，2019（14）.

[2]黃芳.大數據時代對流動人員人事檔案管理信息化建設的途徑探索[J].城建檔案，2020.

[3]米力坎木·艾木拉江.論加強流動人員檔案管理信息化建設工作[J].科技經濟導刊，2018，v.26;No.636（10）：139.

[4]張海宏.淺談大數據時代下流動人員人事檔案信息化建設[J].內蒙古科技與經濟，2019（18）.