檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施研究

張睿

摘 要：在社會經濟發展水平全面提升的狀況下，各個部門在開展管理工作期間，非常注重檔案管理工作的開展。檔案不僅能夠對各項信息資料進行記錄，也能為檢索人員提供便利。目前有越來越多的檔案管理人員認識到了自身工作的重要性，緊跟信息化社會發展趨勢，充分利用和共享各項信息，在改變原有人工檔案管理方式的基礎上，構建完善的信息化檔案管理系統，全面提升檔案信息利用率。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;資源共享;問題與措施

檔案管理信息化建設工作具有較強的抽象性，主要就是打破傳統檔案管理方式的束縛，在充分利用信息化技術的同時，形成信息化管理模式，進而實現數字化和網絡化管理檔案的目標。在正確開展檔案管理信息化建設工作之后，能夠自動的傳遞信息、接收信息、儲存信息，對于實現信息共享具有重要意義。本文從檔案管理信息化建設存在的問題入手，展開闡述，針對如何解決各項問題進行深入探討。

1 檔案管理信息化建設存在的問題

1）信息化資源整合缺乏有效性。現階段我國在實際開展檔案管理信息化建設工作期間，已經初步實現了信息化建設目標，但是仍然在對信息化資源進行整合期間，缺乏有效性[1]。產生這一問題，主要就是因為缺乏長遠而完善的信息化建設規劃方案，不僅將無法使信息資源進行充分運用，也會降低檔案管理信息化建設效率。在信息化社會背景下，檔案管理人員要充分利用信息化技術，將其與高新技術進行全面融合，進而提升信息資源整合有效性。

2）數據信息存在異構性。我國已經逐步進入到了信息化社會，目前有越來越多的企業或是機關單位在對檔案進行管理期間，開始運用信息技術進行工作。在此種狀況下，多種資料都以不同形式出現在網絡數據庫中，在對壟總模式和儲存方式進行正確應用之后，在為檔案管理人員提供便利的同時，也帶來了嚴峻挑戰。例如：大量的文件和信息資料都存儲在數據庫中，在方面辦公室人員來提取和儲存數據的同時，檔案管理人員還要根據文件屬性和來源的不同，對其進行分類儲存。數據自身具有較強的異構性，不僅會對檔案管理工作效率造成影響，更會阻礙我國整體檔案信息化建設工作的開展。

2 解決檔案管理信息化建設問題的重要措施

1）深入教育管理人員，完善信息化管理制度。目前檔案種類和數量逐步增多，傳統的檔案管理模式已經無法滿足信息化社會要求，進而使檔案信息化建設工作備受關注。檔案管理人員要提升重視度，對信息化建設進行合理規劃，大，在加大資金投入的同時，要對檔案管理人員進行深入教育，詳細講解信息化檔案管理的注意事項，從而制定與實際狀況相符合的信息化建設方案。同時還要及時落實檔案信息化管理制度完善工作，對檔案管理工作行為進行嚴格規范。在此期間，明確劃分信息化檔案管理人員的各項工作職責，全面貫徹并落實責任制，在保證檔案管理效率的基礎上，提升檔案信息化建設水平[2]。制定相應的監管制度，對各個環節的信息化檔案管理工作提出明確要求，在為人們查找檔案和運用檔案提供便利條件的同時，加快信息化建設進度。

2）正確運用數字化技術，創新信息化服務體系。為了能夠有效解決我國檔案管理信息化建設工作缺乏長遠規劃這一問題，就要從思想觀念和操作技術方面進行改變和創新;積極借鑒和引入數字化技術，如充分運用互聯網技術和大數據技術，使各項先進技術發揮功能作用，檔案信息資源進行全面整合，在提升資源利用率的同時，實現資源共享。社會整體不斷發展，對檔案信息化服務體系提出的要求越來越嚴格，這就要求檔案管理信息化建設人員對服務體系進行創新，如圖1所示嚴格按照數據檢索生成流程，研發并推廣網上檢索功能，構建電子文檔信息中心，這樣相關用戶就可以將檔案信息已電子文檔的形式上傳到網絡上，同時也能根據自身需求在網絡上下載相應文檔。不僅如此，也要對檔案管理工作人員的工作職能進行創新，如從傳統形式的檔案保管向檔案利用進行轉變、從封閉式的檔案管理模式向開放型的檔案共享模式進行轉變。

3）創新信息化管理機制，實現文件信息共享。在市場經濟不斷變化的背景下，為了能夠使檔案管理工作與時俱進，就要根據檔案信息化建設實際進行分析和創新，從而為檔案管理信息化建設工作拓寬渠道。制定完善獎懲機制并落實責任制，將信息化檔案管理工作內容細致劃分，并落實到每一位檔案管理人員身上，全面增強檔案管理人員的責任意識[3]。在完善的獎懲制度作用下，能夠營造出良好的信息化檔案管理范圍，在激發檔案管理人員使命感的同時，提升信息化檔案管理安全性。

在此期間，就要加大計算機網絡管理效率，對于重點檔案內容進行優先管理，防止產生檔案信息泄露或是損害利益的行為。現階段，我國整體已經逐步進入到了大數據時代，為了能夠為檔案管理人員順利開展檔案管理工作提供便利條件，就要準確落實檔案信息共享工作。如在對文件信息進行共享期間，就可以充分利用單獨檔案管理軟件，其是保證信息資源共享的前提條件;在實現檔案信息共享期間，始終都要將保證檔案信息安全性放在首要位置。在大數據水平全面提升的背景下，在為人們生活工作帶來諸多便利的同時，也對安全問題造成了一定的威脅。網絡安全是文件信息實現共享的一大難題，檔案信息安全管理部門在認識到問題嚴重性的基礎上，最大程度上保證檔案信息不會被犯罪販子竊取，這就要不斷加大安全保護與管控工作。

3 結束語

總之，檔案管理信息化建設工作的開展，是時代進步的必然選擇，檔案管理的各個部門從多個方面落實信息化建設工作，在保證檔案信息安全的同時，推動檔案服務體系進行轉型。這就要求檔案管理人員在實際工作期間，運用先進性的技術手段對檔案管理問題進行處理，并要構建信息化網絡管理與運用體系，不受時間和空間的束縛，引導檔案信息化管理工作向規范化和智能化方向轉變，從而實現節省更多人力物力資源的信息化檔案管理建設目標。

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