解析新形勢下高校學生檔案管理策略

席曙光

摘 要：在新形勢發展下，高校學生檔案管理工作面臨著嚴峻挑戰，了解高校學生檔案管理的重要性、認清學生檔案管理現狀、創新檔案管理模式，是目前高校需要重點考慮的內容，只有這樣才能更好地發揮出學生檔案的積極作用，為學生日后發展提供保障。基于此，本文主要分析了新形勢下高校學生檔案管理策略。

關鍵詞：新形勢;高校;學生檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.014

新時期高校應順應時代的發展潮流，轉變檔案管理工作方式，準確記錄學生各方面的信息，通過統一化與專業化的管理引導他們加強學習，增強他們的綜合素質，為他們走入社會提供必要的幫助。傳統檔案管理模式存在不足，已經不適應新時期的發展要求，因此需要開展工作變革，制定有效的管理目標與全面的管理方案，利用新平臺提高工作效率，保證檔案中記錄的信息符合學生的實際情況，并做到安全的存儲。

1 高校學生檔案管理工作的重要性

1）促進學生全面發展。高校學生檔案能夠反映一個學生在學校的日常狀況和學習情況。完善的學習檔案記錄能夠促進學生全面發展，高校學生檔案的建立是對學生全面接受素質教育的展現，對學生成長發育有積極作用。完善健全的檔案管理制度，能夠提高學生學習熱情和展現良好的競爭意識，推動學生努力學習，提高成績的信心[1]。2）為用人單位提供服務。高校對于學生的培養最終目標是走向社會，為國家做貢獻。企業在招收員工時除了考察員工的文憑和處事能力，對于員工的內在素養考察也尤為看重。學生檔案是每位學生道德素質和在校期間學習成績的體現，所以全面準確的信息檔案方便每個用人單位對雇傭員工的全面了解。3）推動高校全面發展。高校學生檔案建立工作是高校全面發展不可或缺的部分，對于建立健全高校制度起到重要的推動作用。在學生檔案建立的過程中會存在許多問題，對于這些問題高校應采取合理的解決辦法，歸納總結吸取經驗為今后工作開展奠定基礎，推動校方教育事業的發展[2]。隨著每年的擴招，大量學生進入校園，高校檔案管理工作也面臨著極大挑戰，這就要求高校加強檔案管理工作，制定合理、科學的檔案管理制度，以更加優化和準確的工作效率服務廣大師生。推動高校全面運轉。

2 高校學生檔案管理存在的問題

1）檔案意識薄弱，檔案管理難度大。目前很多高校在開展學生檔案管理工作時，都認為其與高校自身發展沒有任何關系，所以不需要將其劃分在高校運營的主要內容中，其對學生檔案管理的重視度不高，使得檔案管理系統在構建中存在諸多問題，降低了學生檔案管理工作的質量，影響學生檔案的準確性。也是由于這一原因，高校在開展檔案管理時，并未對其進行科學系統的規劃和設計，檔案管理內容、管理標準等也缺少規范性，再加上學校宣傳力度不夠，學生自身對檔案管理的重視度不強，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展，加大管理難度[3]。2）部門協調能力差，缺少統一化管理。高校學生檔案反映的是學生的綜合素質能力，其涵蓋的內容相對較多，所以需要與各部門的高效協調來促進學生檔案管理工作的順利開展，充分發揮學生檔案的重要作用。但結合目前情況來看，高校檔案管理中，與各部門協調能力較差，很多檔案資料得不到及時地收集和整理，出現檔案資料不全、檔案缺失、分離等問題，降低了傳遞效率。3）管理人員自身能力水平不高。由于缺乏完善的高校學生檔案管理人員規范條例，高校對管理人員的要求較低，檔案管理人員普遍存在著專業知識能力不高，管理技能水平較差的情況，很難合理規劃學生檔案管理工作。一些高校的檔案管理工作基本是將檔案資料分配給各個院系，由輔導員老師自行分配，檔案質量得不到保證，格式及材質都存在著不規范、不合理等情況[4]。

3 高校學生檔案管理的改進措施

1）制定檔案管理目標。傳統的檔案管理模式存在不足，無法應對大數據時代帶來的挑戰，也不符合新時期的發展要求。當下高校檔案管理工作的側重點在于保管，記錄的信息中僅僅為學生的情況，不包含對他們的個性、心理等方面的分析，因此專業性不高，無法起到引導學生發展的作用。為此需要制定合理的檔案管理目標，推動管理方式的轉變，增強檔案管理的工作質量。根據目標要求解決管理過程中存在的問題，提升檔案管理的質量與效率。在目標的指引下，檔案管理人員將堅持嚴謹的工作態度，并發揮自己的創造性來改進管理方式，避免工作失誤的情況出現，保證檔案是高校學生學習與實踐的準確記錄，根據學生的情況及時修改相關內容，如相關處分的撤銷等，避免影響學生今后的工作生活。2）創新檔案建設標準和操作流程。在“互聯網+”思維引導下，可以創新不一樣的展現方式，把專職檔案管理人員和勤工儉學學生的檔案結合起來，這樣就可以根據實際情況，制定合理的解決措施，轉變原有的缺失性，避免造成大量的時間浪費或者是材料的浪費。還需要按照不一樣的形式，展現不一樣的整理、歸檔、登記等，結合自身的實際情況，制定對應的細節展現。需要在不一樣的步驟或者是流程當中，提高技能競賽或者是企業實踐，頂崗實習結束之后，就可以提高對應的質量和內容。保持對應的完整性和真實性、全面性。對于人才培訓來說，可以結合實際情況，完成對應的內容擴充。將個人的發展材料和學生的誠信發展，企業的實踐經歷，技能的競賽或者是心理檔案的范圍明確等內容相結合。如此，就能夠保證檔案的真實性和連貫性。并且就會在信息化系統的作用下，保證學生信息檔案的有效性[5]。3）高校學生檔案管理應加快數字化、信息化建設。眾所周知，隨著高校的不斷發展，以往的紙質版檔案管理已無法滿足當下快速發展社會的需求。尤其，信息技術發展一日千里和用人單位需求的不斷增加，對于高校學生檔案管理也提出了新的挑戰。為此，各高校應高度重視信息化建設，普及信息化、數據化管理在學生檔案管理中的應用，根據自身檔案管理工作的需要努力開展通過信息化、數字化、數據化的來高效和更為安全的管理學生檔案工作。當然，對于通過信息化、數據化等信息技術管理學生檔案的高校，在信息保密方面難度增大，高校及管理者更要加強學生信息的保密工作，以防泄密。4）提高檔案管理人員素質。首先加強人員管理素質，強化檔案管理人員的思想覺悟，作為一名檔案管理人員應該有責任心，在檔案管理過程中應具有大局意識。其次，校方應加強檔案管理人員的知識業務水平，提升人員素質，并且要做到責任與義務的同時落實，落實每一名管理人員的義務，在出錯時相關管理人員也應當勇于承擔責任。并且對管理人員定期開展培訓工作，加強現有工作人員的培訓。然后另一方面也需要增加一些新的具備檔案管理能力的復合型人才，以此來提升管理人員管理水平和管理素質，全面提高檔案管理人員的素質與能力，有助于學校檔案工作的順利進行，實現學校整體管理水平的提高[6]。

4 結束語

綜上所述，加強高校學生的檔案管理是必不可少的，對于學校中的檔案管理學校應該結合大數據時代的背景將其充分的展現出來，結合信息化將檔案的技術進行革新，并且按照信息化的步驟將檔案充分的保管好。以便日后能夠盡快的導出檔案或者是查看檔案，保證辦事的效率和時效性。

參考文獻

[1]曾川.高校學生檔案管理工作的發展分析[J].傳播力研究，2019.

[2]胡娟.關于高校檔案管理工作策略探析[J].蘭臺內外，2019.

[3]張靜.新時期如何創新高校學生檔案管理工作[J].辦公室業務，2019（08）：155.

[4]孫艷華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].現代國企研究，2018（2）：181.

[5]宋陽.信息化時代高校檔案管理工作創新策略[J].管理觀察，2019（21）：135-136.

[6]彭萬霞.高校學生檔案管理工作問題探析[J].信息記錄材料，2019.