提高民政檔案現(xiàn)代化管理水平的措施

徐 智

雙鴨山市寶清縣民政局，黑龍江 寶清 155600

一、前言

因民政檔案具有較多種類和較大數(shù)量，在民政檔案管理過程中容易引發(fā)很多亟待妥善解決的問題。在檔案管理工作中將提高現(xiàn)代化管理水平的方式作為一個主要問題應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行考慮。

二、對民政檔案管理不斷增加相關(guān)支持力度

在民政部門日常工作中，檔案管理對各項(xiàng)工作的開展具有舉足輕重的作用，提高民政檔案管理水平能夠確保相關(guān)檔案資料完整性。近年來，日益擴(kuò)大應(yīng)用范圍的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可將計(jì)算機(jī)管理方式應(yīng)用于民政檔案管理中。對民政部門檔案管理工作應(yīng)采取現(xiàn)代化方式，使民政部門領(lǐng)導(dǎo)提高重視信息化管理的程度，由于需投資的額度較大，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)只有制定科學(xué)決策才有利于開展信息化建設(shè)工作。在此項(xiàng)工作中應(yīng)加大資金投入力度，在信息管理中購置相應(yīng)的硬件設(shè)備，增加培訓(xùn)檔案管理人員的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，使其管理效率得到明顯提升。

三、民政檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)積極構(gòu)建并在應(yīng)用中不斷提高質(zhì)量

民政檔案管理中主要涵蓋黨群、行政、婚姻登記、低保等工作，因較為復(fù)雜的內(nèi)容，只由民政檔案人員收集無法實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，因此，應(yīng)由各基層部門將相關(guān)檔案資料的收集工作認(rèn)真做好，因各基層部門的管理工作范圍相對穩(wěn)定，分門別類接觸事物，因此在民政檔案收集時較為有利。民政檔案管理是為其資料的有效利用提供有利條件，因此，在民政檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)管理工作中應(yīng)確保各項(xiàng)資料相對具有較高的質(zhì)量，在各網(wǎng)點(diǎn)之間加強(qiáng)相關(guān)工作聯(lián)系。可在整理匯總各網(wǎng)點(diǎn)中妥善處置好相關(guān)工作，使具有松散關(guān)系表現(xiàn)的民政檔案網(wǎng)絡(luò)，在具體工作中加強(qiáng)必要的聯(lián)系。無法及時將民政檔案歸檔這一問題較為普遍存在，導(dǎo)致該問題的主要原因是在工作中民政檔案管理者缺乏熱情，工作態(tài)度不夠認(rèn)真，對民政檔案管理缺乏較高的重視程度。因此，在檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程中應(yīng)積極采取比較有效的激勵機(jī)制，對民政檔案網(wǎng)絡(luò)中業(yè)績比較突出的網(wǎng)點(diǎn)根據(jù)年度或季度進(jìn)行相應(yīng)的獎勵。以激發(fā)民政檔案管理人員的重視程度，進(jìn)而使工作成效得到進(jìn)一步提升。

四、提高對民政檔案工作的重視程度

民政檔案工作人員應(yīng)進(jìn)一步提高對檔案管理工作的重視程度，對相關(guān)信息資源的歸納管理提高認(rèn)識。在民政檔案的日常工作中，檔案管理人員為群眾服務(wù)的意識應(yīng)提高，積極挖掘有關(guān)資料的深入內(nèi)涵，進(jìn)而合理利用民政檔案信息。對有關(guān)檔案資料的應(yīng)用范圍進(jìn)行科學(xué)合理地控制，只采用查閱形式的傳統(tǒng)民政檔案信息應(yīng)用，難以充分發(fā)揮管理人員的才能，民政檔案利用率達(dá)不到較高水平。民政檔案管理工作盡管看似平凡，但具有不可替代的重要作用，民政檔案管理部門應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際制定有針對性地管理措施，民政檔案管理人員提高對不同人員的不同需求采取有針對性地應(yīng)對措施，將民政檔案結(jié)合其具體需要準(zhǔn)確送達(dá)。

五、民政檔案不斷提高信息化管理水平

一是民政檔案在硬件和軟件兩方面加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面應(yīng)加強(qiáng)民政檔案信息管理平臺的建設(shè)并在應(yīng)用過程中不斷完善，可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)民政檔案信息管理。在軟件方面應(yīng)進(jìn)一步提高管理人員的整體管理水平，使其對網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、數(shù)字技術(shù)及現(xiàn)代管理等方面的知識加深了解。管理人員在具體工作中應(yīng)將傳統(tǒng)管理理念徹底轉(zhuǎn)變。民政部門利用一定的時間邀請專家培訓(xùn)檔案管理人員的工作方法及專業(yè)技能等方面的內(nèi)容。在檔案管理工作中有關(guān)人員應(yīng)對個人知識體系進(jìn)行相應(yīng)更新，以應(yīng)對工作中的實(shí)際需要，使檔案管理水平不斷提升，進(jìn)而與工作實(shí)際相適應(yīng)。

二是加強(qiáng)電子檔案歸檔工作。現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異，電子檔案逐漸增多，加強(qiáng)對電子檔案資料的保存對于檔案管理工作整體水平的提升至關(guān)重要。在此項(xiàng)工作中應(yīng)特別關(guān)注對檔案加強(qiáng)管理以提高安全性，以免因計(jì)算機(jī)系統(tǒng)方面產(chǎn)生問題，造成遺失電子檔案的嚴(yán)重后果。因此，應(yīng)用功能完善的軟件以用于提高軟件安全性，進(jìn)而在一定程度上有效保護(hù)檔案信息。

六、結(jié)語

綜上所述，結(jié)合民政檔案管理工作實(shí)際，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代為民政檔案管理創(chuàng)造了有利條件，也在一定程度上進(jìn)一步提高了工作成效。現(xiàn)代化檔案管理應(yīng)在具體管理工作中提高信息化管理水平，民政部門對此項(xiàng)工作應(yīng)結(jié)合實(shí)際需求增加資金支持力度，深入探索提高民政檔案信息的利用率，特別是在信息化建設(shè)方面應(yīng)進(jìn)一步加大力度，使民政檔案管理工作效率不斷提升，服務(wù)質(zhì)量不斷提升，進(jìn)而對民政檔案管理現(xiàn)代化起到一定的促進(jìn)作用。