開拓創新提質增效 推動檔案工作邁上新臺階

劉爽

摘 要：企業檔案作為企業活動的真實記錄，承載著企業發展全過程，對服務企業生產、傳承企業記憶、弘揚企業文化具有重要意義。創新是引領發展的第一動力，檔案工作創新要堅持質量第一、效益優先，在管理理念、方法手段上不斷創新，做到在開拓中發展，在創新中求進。

關鍵詞：檔案收集;檔案利用;創新形式

實施背景

檔案室保管管理類、產品類、科學技術研究類、建設項目類、設備儀器類、會計類、聲像類、實物類、資料類等9個類別的檔案，2020年初總館藏量已達12.1萬余卷/件，電子檔案數據約1056GB。

檔案室不斷推進檔案管理規范化、科學化、制度化建設，檔案的組織管理、保管措施、業務建設和檔案信息資源開發利用不斷得到加強，為公司發展提供良好服務。但同時也存在以下幾方面問題：在檔案收集方面，仍然是“等客上門”的被動型工作，缺少主動性;在檔案利用方面，2016年檔案室開始檔案數字化工作，積累了大量的數字化檔案信息資源，但是服務力度、利用效率有待提升;在檔案培訓方面，培訓針對性不強，培訓效果不明顯。

在國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提到：“檔案部門應積極應對新技術、新業態、新模式發展對檔案工作的要求和影響，創新檔案管理理念和管理模式;主動適應經濟發展新常態，創新檔案利用服務模式，有效提高檔案館公共服務的認知度和用戶滿意度。”因此，檔案室著眼新時代檔案工作新任務，采取一系列科學管理策略，不斷適應檔案管理工作新形勢，更新思想觀念，改進工作方法，破解發展難題，讓企業檔案更智能、更高效地服務企業用戶，滿足用戶信息需求，全面推進新時代檔案工作科學發展，為企業各項生產經營活動提供可靠的服務保障。

具體做法及效果

1.互聯網+檔案，提升檔案工作效率

隨著信息化、網絡化、智能化的快速發展，檔案工作正經歷從紙質檔案到電子檔案、從管檔案實體到管檔案數據、從手工操作到智能化操作、從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程。檔案室應勢而動、乘勢而為，加快檔案管理及服務方式的轉型升級，切實改變過去提供紙質載體多，電子數據少;單個提供多，聯網共享少;原件利用多，深加工信息少;手工操作多，信息化管理少等被動狀況。加快推進檔案利用方式現代化，提高利用的精準性、高效性。

過去，要借閱一份檔案，按照管理權限等提供查詢和利用的方式，開放共享程度有限，而且線下借閱審批流程往往一走就是兩三天，嚴重影響檔案利用的效果及時效。2019年8月檔案系統2.0上線后，檔案室一方面依托強大的資源整合與存儲功能，提供一個無限的“貨架空間”，實現海量的數字化檔案資源處于可用狀態;另一方面依托強大的信息發布與交互功能，提供便捷的檢索方法，使海量數字化檔案資源處于易用狀態。現在，借閱人員只需要在電腦前，鼠標輕輕一點，幾分鐘功夫便可收到電子檔案。避免了過去借閱時的繁瑣程序，有效減少紙質檔案在借閱傳遞過程中破損和遺失的風險，突破時間和空間限制，提高檔案利用率。

尤其在防控期間，檔案室堅持“少聚集，少見面”的原則，利用微信、檔案系統進行“云借閱”、“云培訓”，實現了不見面利用和無接觸服務。既能迅速有效地解決員工在使用檔案系統中遇到的問題，又避免人員往來、聚集帶來的交叉感染風險。

2.檔案工作前置，保國家重點項目檔案順利歸檔

通常建設項目資料歸檔，往往是建設項目最后一環，但是，公司千萬噸升級改造項目及配套工程項目先后被列為河北省重點產業支撐項目，國家“石化產業調整和振興規劃”重點項目。該項目歸檔資料多達兩萬余卷/件，華北石化公司要求在一年內完成歸檔，而檔案室只有四名檔案人員，人手少、任務重、時間緊。針對這些難題，檔案室提前謀劃、積極應對，采取將檔案工作前置的策略，運用以下有效可行的方法，保證項目檔案如期完成歸檔工作。

一是檔案室根據《建設項目交工技術文件管理規范》，將消防水加壓泵站項目的交工技術文件、竣工圖、隨機文件等，做成一套規范、標準的樣板，供其他歸檔單位參考。二是制作歸檔計劃表，以總包單位和單項工程為基線，融合監理、檢測等單位，嚴格規定每個單項工程歸檔的時間節點，要求各項工作必須踏節點完成。三是建立嚴格的考評機制，檔案管理員每周去現場檢查各總包單位資料歸檔完成情況，對進度緩慢、資料整理不合格、不配合整改的單位進行通報批評并予以考核。截至2019年底該項目總計歸檔案卷22335卷件。

3.建立重要會議、重大事項檔案專題庫

檔案室通過分析近5年管理類檔案的查閱率，發現某些事項的檔案查閱次數很高，基本每年在3次以上，而且涉及到的檔案年度跨越大、件數多、不易甄別，每次要想查找完全至少需要一天時間，有時還會出現丟項落項問題，嚴重影響檔案利用的完整性、及時性、有效性。為解決這一難題，檔案室建立了重要會議、重大事項檔案專題庫，將不同年度、不同類別檔案收進重要會議、重大事項專題庫，建立索引目錄，只需兩三分鐘就可完成重要會議、重大事項檔案的信息梳理、甄別、借閱利用工作，極大提高檔案利用的完整性、及時性、有效性。檔案專題庫的建立為公司組織史、年鑒、發展史的編研工作，提供了詳實可靠的資料。

在疫情暴發期間，完整、齊全地收集防疫檔案，可以記錄疫情防控工作全過程，為掌握疫情狀況、加大信息公開、追究責任提供原始憑證。疫情結束后，這些檔案可被用于科學研究、歷史研究、宣傳教育，為今后預防和應對類似疫情提供經驗教訓、知識儲備。檔案室堅持“應收盡收、應歸盡歸”的原則，多次派專人深入公司疫情防控辦公室，實地查閱疫情防控中產生的各類圖片、視頻、實物、文件、事跡等材料，根據疫情期間集團公司檔案管理工作指導，結合公司實際情況，進一步完善、細化疫情期間檔案歸檔范圍。從現在著手、長遠考慮，針對目前疫情防控形成的文件材料采取預收集、預整理的工作方法，防止檔案丟失。

目前，檔案室已建立“干部任免文件”、““三公”文件”、“疫情防控”、“精準扶貧”等六個檔案專題庫，并且根據需要逐步增加。

4.培訓形式多元化

從“一人講”到“人人講”。檔案室堅持每周五下午組織檔案管理員召開“學習分享會”，會上大家可以分享有關檔案工作的新知識、新理念，可以分享實際工作中的小竅門、小技巧，也可以提出工作中遇到的問題大家集思廣益共同解決。這種互動式培訓一改以往“一人講，大家聽”的情況，讓每位參培者都是老師，都能夠參與其中，充分提高大家的積極性、創造性，真正實現在思想上充了“電”，在精神上補了“鈣”，在工作上加了“油”。尤其是在檔案系統2.0剛剛上線期間，檔案管理員針對系統的具體操作、檔號設置、查詢利用等方面向系統開發項目組提出建議，得到項目組充分肯定，為檔案系統完善添磚加瓦。

檔案室以“培訓+檢查+指導”三位一體的方式，有的放矢對各個基層單位開展針對性強、滿足個性化需求的培訓與指導，促進基層檔案工作規范化、標準化水平的提升。在培訓前，檔案室收集各基層單位的培訓需求、存在問題，對不同單位制定與之相適合的方案，積極有效地幫助基層單位解決問題、提高資料管理水平。

檔案管理工作并非一朝一夕之事，檔案室全體檔案管理員將不懈努力，從實踐中總結經驗，形成的新方法、新技術、新理念，結合公司檔案管理實際，以最大限度保存資料的完整性，充分挖掘檔案資源價值，以資料最全、效率最高、安全可靠為目標，為華北石化公司在創建“國際先進、國內一流”窗口企業的進程中，提供強有力的檔案資源保障。