加強電子文件管理推動機關檔案信息化建設

王文韜

【摘? 要】隨著我國經濟的不斷發展，我國對網絡信息建設愈來愈重視，網絡線上辦公成為當前機關的日常業務工作。而檔案是各個機關單位在進行自身的發展和領導建設過程中出現的相關文件，良好的管理能夠充分發揮檔案自身的指導優勢，直接影響著各個機關單位的整體發展，是單位未來發展、建設的根本動力。基于此，相關管理人員應該引起重視，充分意識到檔案管理的重要意義，與時俱進，利用當前的技術優勢和環境優勢不斷在電子文件的基礎上進行完善，促進機關檔案信息化建設。對此，本文首先敘述機關單位電子文件的形成模式以及對檔案信息化管理的影響，隨后簡要說明機關檔案信息化管理面臨的問題，最后詳細闡釋優化機關檔案信息化管理的相關對策，以此來供相關專業人士交流思考。

【關鍵詞】電子文件管理;機關檔案;信息化建設

引言

計算機信息技術作為當前時代影響最為深遠的科學技術，其所帶來的技術效果充分作用于我們的社會生活之中，并對各行各業、各類人群帶來巨大的影響效果。在這樣的發展環境之下，我國機關單位也逐漸利用網絡信息技術開展日常辦公。而辦公過程中就存在數量巨大的電子文件，而由于機關工作具有特殊性，檔案文件管理對機關發展十分重要。因此，如何在現代網絡環境之下合理管理電子文件，促進機關檔案的信息化發展成為機關檔案管理工作的核心內容，值得相關工作人員引起重視。

1.機關單位電子文件的形成模式以及對檔案信息化管理的影響

1.1機關單位的電子文件形成模式

伴隨著我國社會的飛速發展，傳統的文件傳輸形式已經逐漸被淘汰，取而代之的是以數字化形式而出現的文件類型。而機關單位作為以文本資料內容為核心的工作單位，也在工作之中融入信息網絡技術，從而機關單位的工作內容容易涉及較多的電子文件信息。而這些電子文件的形成，主要分為兩大類型。首先，第一個類型是單位對傳統檔案信息的數字化管理。由于我國信息技術的不斷發展，傳統文本紙張檔案管理的弊端愈來愈突出。對此，一些單位為提高檔案信息管理的質量，對傳統紙張文本進行信息數字化處理，通過掃描進行數據光盤刻錄，以此來方便單位的數據應用和處理。其次，第二個類型是自動形成的電子文件數據。該類文件是數量最多、內容最為復雜的文本類型，也是機關文件管理的核心內容。該類電子文件主要是在我國信息技術的飛速發展背景下出現的，由于信息技術的成熟運用，我國的大部分機關單位都積極利用信息技術進行電腦信息化辦公。而在這樣的辦公模式之下，各機關單位就會存在一些數據文本記錄以及圖片、視頻等信息。這些文件對于機關單位的發展有著重要意義和影響，值得相關工作人員積極重視和關注。

1.2機關單位電子文件對檔案信息化管理的影響

電子文件承載著當前運用成熟的信息技術優勢，是對傳統檔案管理的完善和優化，十分符合當前的現代化社會需求，對于我國現代檔案管理有著積極作用。這樣的數字化文件檔案，不需要大量的空間進行擺放，不需要進行修飾裝訂。但是，由于我國數字化檔案管理的經驗不夠，也沒有相關的政策、指南進行規范和引導，還是有很大的漏洞和管理缺陷。對此，相關單位應該引起重視，積極根據現實管理情況進行改革工作，努力跟上現代化管理步伐，提高管理質量和效率。

2.機關檔案信息化管理面臨的問題

2.1管理設備和技術應用效果不佳

隨著我國信息化技術的不斷深入，我國對于檔案信息管理的要求愈來愈高。而傳統的檔案管理方式不能夠達到當前的工作要求和效率，難以保證實際的檔案管理質量的提高。對此，針對檔案管理工作應該積極進行創新，正確認識到當前電子文件的必要性，努力跟上時代的發展需要，不斷提高檔案管理的信息化程度。但是，在實際的管理過程中，部分機關單位自身的管理設備和管理技術應用都較為滯后，有的單位知道當前的信息化需求，也購置了一些信息化產品輔助工作。然而，這只停留在對檔案的儲存、導入工作之上，其他工作還是依靠人工進行。沒有充分地將信息技術和信息設備應用到實際的文書檔案管理工作之中，不能夠滿足當前社會的文書檔案管理信息化需要。

2.2相關管理人員素質還需提高

電子文件當前隨著信息技術的成熟運用，其使用頻率和價值優勢都愈來愈突出。但是，在實際的檔案管理工作中，相關工作人員的檔案管理素質卻不夠高，大部分事業單位的檔案管理人員都是兼職狀態，大都是其他崗位的工作人員，只是在存放相關資料的時候作為臨時員工。而機關單位都是將文書檔案管理看成是簡單的文件資料收集，雖然知道其實際具有一定的利用價值，但是沒有設立專門的工作人員進行信息化管理。其次，還有的單位雖然設立了文書檔案管理人員，但是單位領導對于該項工作還是不夠重視，較為忽視這一崗位帶來的價值和意義，這也使得實際的檔案管理信息化工作很難開展。最后，我國對于檔案管理人才的培養也有很大的漏洞，從數量和質量上都難以滿足當前的社會需求，極不利于后期的檔案信息化管理體制的建成。

3.優化機關檔案信息化管理的相關對策

3.1保證檔案管理工作的整體性

在網絡環境下，檔案管理工作借助網絡信息技術，可以大大提高工作效率和工作質量。而在這樣的環境中進行檔案管理工作，其工作量相較于傳統工作模式來說，提升數十倍。對此，如果工作人員不具備一定的信息化意識和應用能力，就會導致錄入的檔案管理信息不完整。加之，網絡環境下，檔案管理信息具有較強的聯系性，信息內容存在著環環相扣的特點。如果一部分的檔案管理工作存在漏洞，就會導致后期的整體檔案管理出現安全隱患，極不利于檔案信息的應用和管理。

3.2完善檔案管理網絡化的安全控制

隨著檔案管理網絡信息化的不斷發展，其管理工作在效率提高的同時，安全風險也在不斷提高。對此，相關管理工作人員應該引起重視，積極落實軟硬件相結合的工作模式，使得檔案管理工作能夠在更好的平臺上體現更大的價值。其次，為保證檔案信息得到更好的應用和管理，還需要工作人員保證信息資源的傳輸安全和管理安全，設置相應的網絡“防火墻”，并同有關部門聯合，共同打擊網絡信息犯罪行為，確保檔案管理工作可持續發展。

3.3加強重視力度

單位領導的重視，是進行一切工作落實的基礎，只有領導層方面得到重視，才能夠通過相關的規范來約束實際工作情況，構建完善的檔案信息化管理工作體制，提高工作效率和工作質量。對此，相關領導應該積極制定相應的規章制度，將《檔案法》牢牢深入到實際的檔案管理工作之中，通過良好的引導促進單位檔案管理質量的提高。其次，還應該積極進行宣傳活動，讓工作人員能夠意識到文書檔案管理的重要意義。這樣會更大程度地讓單位員工意識到檔案管理的延伸影響和實際價值，利于工作人員提高工作責任心和熱情。

4.結束語

綜上所述，隨著網絡技術的不斷發展，機關單位的電子文件信息數量愈來愈多。對此，相關機關單位應該引起重視，積極在網絡環境下實現檔案管理工作的創新，對電子文件進行完善管理。并且需要保證檔案管理的安全性，促進檔案管理工作在安全、穩定的環境下持續發展，提升檔案管理的社會服務水平和信息化質量。

參考文獻

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