探討如何做好企業內控體系中的合同管理

摘 要：在現代化的潮流之下，企業數量愈來愈多，為達到長久的經濟、社會健康可持續發展，企業必須取得更佳的成效，在企業內控體系工作中也需做出更多的投入。對于企業內控體系來說，陳舊的方法措施已然不能滿足時代的發展需要，而加強合同管理，并對其進行合理運用，可推動企業內控體系的健全與發展，使得企業在處理解決問題的過程中獲得良好的配合效果。對此，本文將就企業內控體系內的合同管理進行分析調查，旨在為其管理方式提供有用的理論依據。

關鍵詞：企業;內控體系;合同管理;方法措施

目前，企業內控體系的管理難度逐漸增大，在實際的企業項目運轉中，必須樹立長遠的目光，從持久的角度來看待其發展問題[1]。而合同屬于經濟交易過程中必不可少的一項依據，具有至關重要的作用。對合同管理進行有效的管理，加強對合同風險的防范，可達到降低企業運營風險的效果，對提高企業經濟效益有著十分關鍵的作用。然而，合同管理在具體應用中，雖具有一定的適應性，能夠實現與企業內控的共同發展，但仍然存在著許多的不足之處。因此，一定要做好企業內控體系中的合同管理，展現出其價值所在，為企業今后的長期、穩定發展做出有效保障。

1內控體系中的合同管理

企業為達到運營目的，實現正常管理，預防風險，制定了相應的調節、管理、約束、監督制度與措施，并將其作為內部控制體系[2]。內控體系中的合同管理則是以企業的風險管控為目的，制定出的與企業運營相關的管理條例，對接企業設計到的各項業務，并做出規范與整理，達到控制企業內部正常運行的作用。

2合同管理中存在的不足

2.1簽訂問題

企業在簽訂合同時，往往會忽視簽訂前的審核過程。合同審核能夠對合同的簽署過程進行簡化，對合同的管理事項也會做出更加有效的規定[2]。一旦企業忽視審核環節，便極易造成合同兩方職責的不明確，對后期的管理工作也較為不利。其次，許多企業在工作的過程中還會忽視對經濟的預測評估，為后期的管理工作也增加了相應的困難，導致經濟糾紛頻發。

2.2執行問題

合同執行系屬管理中最為關鍵的一個步驟[3]。對于企業來說，必須將合同管理單獨列出，建立單獨的合同管理部，以此為后期合同的追蹤管理提供有效的保證。然而，在實際的應用過程中，不部分企業往往都未將其單獨列出，也未廠里專門的合同管理機構，在管理工作方面也缺乏規范的臺賬信息，使得合同的追蹤管理質量居低不上。另外，企業在合同管理方面的監督力度也不夠，使得合同漏洞百出，執行的具體事宜也未作明確填寫，對于決策者來說，根本無法從中獲取有效的意見信息。

2.3保管問題

對于大部分企業來說，在合同保管方面主要涵蓋前期論證、審核、準備相關證件、辦理相關手續等內容[4]。然而，這些內容環節不夠完善，合同在存放時極易出現丟失現象。此外，合同在前期論證時，只需提交材料，卻未進行材料的論證與申請流程。另外，部分企業對合同未作統一規范的保管要求，造成合同審計核查時，因未及時提供合同原件引起審核延誤，再次加劇了合同的管理困難，使合同更無法獲得規范化的管理，對后期的跟蹤極為不利。

2.4糾紛問題

企業在簽訂合同時，如果未將甲乙兩方的職責作具體說明，那么，合同所引發的糾紛問題便不可避免。因此，就要求企業做好合同糾紛的管理事宜，減少糾紛事件的產生。然而，大部分企業都缺乏對合同糾紛事件的應對策略，合同職責方面沒有較為完善的制度，一旦出現合同糾紛，普遍采取的仍然是雙方和平協商解決的方式，并未將合同糾紛事項列進合同管理之中[5]。但長期的合同糾紛問題會對企業造成不可估量的后果，企業必須將其重視起來。

3內控體系中的合同管理措施

3.1加強合同簽訂管理

3.1.1準備管理

在合同簽訂之前，必須將簽署的主體進行全面調查，確保簽約主體的有效性，避免合同無效或撤銷的風險。

3.1.2審核談判管理

合同的簽署必須依照公平、公正、自愿的原則進行，雙方需對合同的事項條款作統一協商，知曉合同中甲乙雙方的權職和義務[6]。合同談判時，明確談判對象的具體情況，對談判的預備方案進行設計，并全面考查談判方提出的條件，雙方均設置最高限制與最低底線，知曉談判過程中的哪些條件可考慮，哪些條件不可退步。其次，還需對合同中的核心事項、細節要求作重點研究，例如，合同承包的內容與范疇，項目所需要的技術水平、技術要求、技術計劃，價格款項，結款方式，項目時長以及其余事項等等。在具體談判時，需將談判者與參談者的重要商討意見作詳細記錄，并于核對后，雙方簽字蓋章，以免合同舞弊現象產生。在合同簽署之時，需要明確合同的各個要素，知曉合同執行的具體時間和事宜。針對合同所需的相關手續和資料必須提供完善，并確定好審批的對象和審批職責，簽署意見時，還需以審核事項、職責作為依據。

3.2加強合同執行管理

合同在執行過程中，需經過相關科室再流轉，保證每一環節層層遞進。一旦有一環節出現了失誤與漏洞，那么，整個合同的執行都會存在相應的風險。因此，在執行合同時，一步需要做的便是由相關部門建設臺賬信息，并展開有效的臺賬管理;第二步，還需記錄合同內的具體書面事項，以便對合同更好的解讀，減少合同管理時的漏洞;第三步，合同執行結束后，還需將合同的原件與附件進行統一的留檔管理;最后由合同主管部門進行臺賬的流轉調查，按照合同的執行流程與進展進行實時追蹤管理，追蹤管理時，再運用相應的追蹤措施，將合同執行管理的質量得以提升。

3.3完善合同保管工作

企業在合同管理過程中，合同的保管工作是重中之重，特別是對于那些中小企業而言，一定要安設獨立的合同管理部，對企業合同管理而言具有至關重要的作用。同時，合同的檔案管理工作也不容小覷，必須規范檔案的管理事宜，從合同的簽署、執行再到最后的結束部分，所有流程資料都需作存檔處理。此外，企業在檔案管理方面，還需以規范化的檔案管理制度為前提，運用先進的信息化管理方法，借鑒科學的管理制度，達到規范有效的檔案管理效果。

3.4做好合同糾紛管理

企業面對合同糾紛事件時，不損害經濟效益的前提下，應制定出相關的合同糾紛處理規定，而非采取協商解決的辦法[7]。企業必須依照相關的法律法規，在合同中列舉出糾紛事宜的處理方式，以有效的法律方式去對糾紛事件進行管理，選用專業的團隊進行問題的處理，使處理方案更具規范性。除此之外，倘若合同糾紛涉及到經濟層面，便應根據具體情況進行具體處理，同時，將處理的過程、結果記入合同臺賬信息中，便于后期合同資料的查詢。另外，合同糾紛事件也需按照合同保管事項，進行糾紛事件的存檔處理，將其存放于合同檔案內，對后期檔案的識別較為有利。

4結束語

企業加強對年內部控制體系的管理，既可以使企業的合同管理更具規范化，也可推動企業內部控制體系的完善。而合同管理作為內控體系中的重心，對企業的生產經營都會造成相應的影響。因此，企業必須在內部控制體系中強化對合同的管理，找出其管理存在的不足之處，并針對其問題進行合同簽署、執行方面的改進，做好合同保管與合同糾紛的處理工作，對企業的長期、穩定、健康發展具有顯著意義和價值。

參考文獻：

[1]謝美花.基于中小民營企業合同管理的企業內控體系的構建[J].中小企業管理與科技，2018，（35）：1-2.

[2]陳振桓.淺談如何做好企業內控體系中的合同管理[J].中國化工貿易，2018，10（25）：36.

[3]岳璐璐.法治背景下企業合同管理與風險防范問題研究[J].中國市場，2020，（11）：103-104.

作者簡介：

作者姓名：蘇茜，性別：女，民族：漢族，籍貫：山東東營，出生年月：1990.6.21，學歷：大學本科，現職稱：審計師，研究方向：合同、法律、招投標。