檔案信息化管理的優(yōu)化建議與提效路徑

陳勝 丁琨

伴隨著信息化技術(shù)以及時(shí)代環(huán)境的不斷改變，可以將不同的檔案數(shù)據(jù)合理分組、合理儲(chǔ)存，在這一基礎(chǔ)上，就必然需要及時(shí)建立、應(yīng)用并不斷完善信息化管理系統(tǒng)，從而提高整個(gè)管理效率。在具體系統(tǒng)建設(shè)期間，需要從下面幾點(diǎn)著手：

1.提升信息化管理意識(shí)。辦公室檔案管理工作的建設(shè)需要構(gòu)建一個(gè)全新的管理意識(shí)，及時(shí)突破傳統(tǒng)管理意識(shí)當(dāng)中的各種缺陷。強(qiáng)化檔案管理的整體水平，加大管理資金的投入。檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)期間，需要許多的設(shè)備、資金以及人力資源，此時(shí)需要做好資金方面的供應(yīng)，不同的檔案系統(tǒng)需要做好針對(duì)性的系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于事業(yè)單位而言，需要做好檔案管理、檔案采集、網(wǎng)上查閱三個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)，并針對(duì)不同的管理需求、職責(zé)，做好材料的收集、鑒別以及整理、儲(chǔ)存，同時(shí)根據(jù)實(shí)際需求做好業(yè)務(wù)模塊的建設(shè)，如系統(tǒng)維護(hù)與業(yè)務(wù)管理。

2.提升管理效率。在提供資金與基礎(chǔ)技術(shù)支持的同時(shí)，需要按照檔案管理的需求做好管理工作的合理落實(shí)。一方面，根據(jù)實(shí)際需求做好人事方面的調(diào)動(dòng)以及資金方面的調(diào)整，從而提高管理的整體效率;另一方面，需要采取更加科學(xué)合理的方式落實(shí)管理工作，例如針對(duì)信息化系統(tǒng)做好管理體系的調(diào)整，從而提高管理的綜合效率。

3.完善管理制度體系。按照檔案管理工作的特殊性以及重要性，需要細(xì)化管理制度。首先，需要根據(jù)檔案管理工作人員的管理工作經(jīng)驗(yàn)采集相關(guān)的建議，積極聽(tīng)取建議以及管理中的實(shí)踐性問(wèn)題，從而針對(duì)性補(bǔ)充與完善管理規(guī)章制度。其次，需要從管理工作中不斷探索與完善，確保管理規(guī)章體系的基礎(chǔ)完整，從而推動(dòng)辦公室的檔案管理效率。最后，建設(shè)意見(jiàn)反饋機(jī)制。檔案管理的完善期間需要進(jìn)一步改進(jìn)與完善管理制度，并構(gòu)建管理工作意見(jiàn)的反饋機(jī)制，按照管理中提出的意見(jiàn)提出改進(jìn)策略，并由管理人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過(guò)后實(shí)施。

4.強(qiáng)化管理人員素質(zhì)。導(dǎo)致檔案管理工作效率較低的原因非常多，普遍在于兩個(gè)方面：一方面，是外部環(huán)境、工作人員的素質(zhì)以及設(shè)備工具、監(jiān)督機(jī)制等方面，其中最為突出的便是人員方面的素質(zhì)問(wèn)題，對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，因?yàn)楣ぷ鞅旧韺儆谝粋€(gè)高專(zhuān)業(yè)性的工作，再加上信息化設(shè)備的使用，需要以固定的計(jì)劃實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)還需要提高對(duì)職業(yè)道德的培訓(xùn)，并適當(dāng)進(jìn)行考核，實(shí)現(xiàn)激勵(lì)作用;另一方面，需要激發(fā)積極性。針對(duì)辦公室檔案管理工作人員需要做好相應(yīng)的激勵(lì)，在技術(shù)、思想等方面提供培訓(xùn)的同時(shí)，需要高度重視激勵(lì)政策的宣傳與落實(shí)，提高工作人員工作積極性以及能力提升的主動(dòng)性。