建筑施工企業工程檔案規范化管理探析

肖瓊

摘 要：在開展建筑工程施工中，工程檔案管理能夠有效促進建筑工程的順利進行，從而確保建筑工程的效果。但是目前我國在建筑工程檔案管理的過程中由于種種原因面臨著較大的問題，使建筑工程檔案管理的整體質量下滑。本文對建筑工程檔案收集和管理工作的規范化進行了探討，希望能夠對我國建筑施工企業的發展起到一定的作用。

關鍵詞：建筑施工企業;工程檔案管理;對策探析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.010

工程檔案管理工作在建筑工程施工中發揮重要的作用，因此需要相關建筑企業部門加強重視。然而目前我國建筑施工企業工程檔案管理工作的開展依然面臨著一定的問題，對建筑工程檔案管理工作的開展產生了一定的影響。在檔案管理工作中，經常會出現檔案管理工作人員缺乏法律意識，缺乏檔案管理的基本素養等現象，造成檔案管理質量上的問題。在開展檔案管理工作的過程中，相關部門要對這些問題加以重視，使建筑工程檔案管理工作更加規范化，從而使建筑工程能夠更加順利地進行。

1 建設施工企業工程檔案管理存在的問題

1.1 工程檔案管理人員的法制意識薄弱

檔案管理工作與法律法規息息相關，在開展檔案管理工作的過程中需要加強管理人員的法律意識。然而當前檔案管理人員普遍認為檔案管理工作在建筑工程中不重要，在檔案管理中的相關認識不夠全面，對檔案管理工作不夠負責，導致檔案管理工作出現漏洞，或者認為檔案管理工作與建筑工程的開展無關，無法對檔案管理工作加強重視。造成這種現象的主要原因是工程檔案管理人員法制意識薄弱，無法具備正確的檔案管理意識，從而使檔案管理工作的開展難以進行。同時，由于對檔案管理工作不重視，在相關檔案管理組織的設置方面無法完善，導致在實際情況中需要應用檔案數據的時候還需要靠回憶相關內容來進行數據的利用，無法充分發揮檔案管理工作的價值。

1.2 部分單位檔案項目人員的素質較低

檔案管理工作人員的素質關系到工程檔案管理工作的好壞，然而很多檔案管理人員沒有相應的工作素養，在開展檔案管理工作的過程中，聘用的檔案管理人員缺乏專業的培訓，工作不能夠采取專業的方針，而是僅僅模仿其他檔案管理部門的管理工作，導致在檔案管理工作中，檔案管理工作的質量無法得到保證。由于建筑工程檔案管理人員的素質低下，其檔案管理工作就難以取得良好的效果，出現各種差錯，這些差錯會嚴重影響檔案管理工作的有效性，使建筑企業無法可持續發展。

1.3 檔案管理手段比較陳舊

隨著社會的發展，在建筑工程檔案管理方面也出現了各種新的管理方式和技術，因此在建筑工程施工的過程中，檔案管理工作需要與時俱進，采取效率和質量更高的先進檔案管理工作方式，使檔案管理工作的準確性和全面性都大大提高。然而，很多建筑企業由于對建筑工程檔案管理不重視，在檔案管理的手段上也較為陳舊，無法充分實現檔案管理工作的效率，使檔案管理工作的設備操作和管理工作難以發揮影響，進而無法充分落實檔案管理工作的價值，使檔案管理工作的開展難以通過更加有效的方式進行。

1.4 檔案保管工作不到位

在開展建筑工程施工的過程中，檔案管理工作的開展需要相應的檔案保管工作才能夠順利實施，一些單位的檔案保管工作落實不到位，檔案保管工作僅僅只有人事檔案，而沒有建筑主體檔案。由于檔案管理觀念上的差別，很多建筑施工單位缺乏對檔案保管工作的全面認識，導致檔案保管工作不到位，影響了檔案管理工作進一步發揮其有效的價值。

2 加強建筑施工企業工程檔案規范化管理措施

2.1 強化檔案管理人員的培訓

在建筑工程檔案管理工作開展的過程中，主要依靠檔案管理人員完成相應的檔案管理項目，因此檔案管理人員的工作素養決定了建筑工程檔案管理工作的好壞。面對目前我國建筑工程檔案管理工作人員普遍素質低下的現象，首先需要提高檔案管理工作人員的素質。因此，各大建筑企業需要采取相應的措施完善建筑工程檔案管理工作人員的工作素質，對其進行相應的培訓工作，加強對他們的教育，從而使他們的工作能力以及工作態度都得到改變。建筑企業可以通過定期培訓的方法來使檔案管理工作人員的法制意識以及法制知識得到增長，并且定期對他們的檔案管理知識進行考核，對其檔案管理工作進行相應的評價，根據考核和評價結果制定一系列的獎懲措施，充分發揮檔案管理工作的有效性，使檔案管理工作能夠更好地發揮其在建筑工程施工中的作用，使檔案管理工作人員能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，積極主動地開展檔案管理工作，使檔案管理工作能夠成為他們努力的方向。

2.2 應用多種檔案管理基本方法

在目前的建筑工程檔案管理工作中，采用的方法主要有以下幾種：一是定期收集法。在建筑工程檔案管理工作中，通過定期對建筑檔案進行記錄，對建筑工程施工中的會議、活動內容進行記錄，定期將建筑工程中的各種數據進行記錄，并且定期將這些數據移交給相應的部門，充分發揮所收集的檔案數據在建筑工程中的作用。二是隨時收集法。在建筑工程施工的過程中，對施工過程中需要進行記錄的工作進行隨時記錄，從而使檔案管理工作能夠記錄下更加有用的建筑工程數據。三是跟蹤收集法，通過對建筑施工進行跟蹤調查，使建筑工程項目施工的時間地點能夠更好地發揮其在建筑工程施工中的價值。

2.3 建立健全的建筑施工企業工程檔案的保管制度

在建筑施工企業檔案管理的過程中，要確保檔案的安全保密，要能夠通過企業建立起自身的檔案安全保管制度，使檔案保管工作能夠充分發揮其在檔案管理中的作用。建筑工程企業應該針對安全保管工作成立相應的保管部門，使建筑工程的保管工作能夠更好地發揮其在檔案管理工作中的作用。建筑企業相關負責人在使用這些檔案數據時，需要首先獲得相關管理人員的批準，從而確保檔案的安全性，確保在檔案管理工作的落實工作中，能夠通過有效的檔案管理工作方式完成相應的檔案保管工作。

2.4 及時制定一個合理有效的檔案利用機制

在檔案管理工作開展的過程中，還要充分考慮檔案的利用機制。檔案管理工作的目的之一就是為了使檔案能夠得到更好地利用，從而使檔案管理工作能夠在建筑工程開展的過程中充分發揮相應的價值。為了能夠使檔案利用效果最佳，建筑企業應該制定一個科學的檔案利用機制，使建筑企業在利用檔案的過程中能夠最大效率地發揮檔案在建筑工程施工中的作用，進而采取更加有效的方式確保檔案的安全性和完整性。在相關人員由于工作需要借出檔案時，要辦理好相應的檔案借出手續，并且規定檔案必須在規定時間內還回來，并且保證檔案的完好無損。對于那些由于檔案借出而造成檔案損壞的，要能夠根據檔案利用機制追究相關人員的責任，進而通過更加有效的方式確保檔案的合理利用。對于缺失的檔案，應該采取更加有效的措施進行補充，從而保證檔案的完整性。

3 總結

綜上所述，在建筑企業開展相應檔案管理的過程中，我國相關部門應該加強對檔案管理工作的重視，使檔案管理工作能夠充分發揮其在建筑工程施工中的作用。同時，針對我國建筑工程在檔案管理工作中遇到的問題，應該采取積極的措施進行解決，使檔案管理工作能夠更好地促進建筑工程事業的發展，為建筑工程施工創造更大的價值。

參考文獻

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