企業檔案管理工作存在的問題及對策研究

胡英

摘 要：檔案管理的重要性不言而喻。通過對檔案資源的深入挖掘和利用，可以讓企業的方向更加正確、各項資源的配置更加合理，管理行為更加規范，從而進一步提高企業整體的管理水平，幫助企業在改革中實現蛻變。但由于新舊經濟體制融合的并不徹底，檔案管理工作仍然存在著思想認識不足、工作模式滯后等問題，再加上信息技術的普及和應用，現有的檔案管理隊伍整體的素質和能力并不能滿足信息化、數字化的建設需求，這就進一步阻礙了企業檔案管理工作的開展，削減了檔案的利用價值。在此文章就詳細的論述了企業開展檔案管理的重要作用，分析了在工作中出現的一些問題，并針對現狀提出了對應的創新舉措作為工作的參考。

關鍵詞：檔案管理;重要性;存在問題;解決對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.081

1 引言

檔案管理工作貫穿于企業發展的整個過程，具有明顯的管理性、系統性和綜合性特征。通過有效的管理，它可以為企業、為用戶提供最真實、最完整的數據信息，從而為企業各項資源的合理配置、為企業發展決策的制定和執行提供重要的參考和指導，進而推動企業的科學發展。而隨著市場經濟的持續推進，傳統的管理方法、管理理念也呈現出了巨大的弊端，為了更好的滿足當前檔案管理工作的需求、提高管理質量、突出檔案資源的服務和利用價值，對其進行創新勢在必行。但通過具體的觀察發現，企業在開展檔案管理工作過程中對理論的運用要遠遠大于實踐，使得檔案管理工作缺失了良好的培育環境和實踐基礎，再加上管理人員能力的不足，尤其是對信息技術無法熟練運用，整體的管理效率并不高，與預期的效果還有一定的差距。

2 企業檔案管理的重要性

2.1 有助于提高企業的管理水平

從本質上講企業檔案管理是企業各項信息的采集中心，它所收集到的資料正確與否、完整與否、真實與否都直接影響著企業的正常運轉。因此企業依據檔案資料會制定出科學有效地管理制度，會依據檔案中涉及的各種業務往來、管理數據正確分析出企業目前的發展形勢、把握住市場的發展規律和特點、緊密的聯系起企業運營的各個環節，從而不斷的提升企業各項經濟活動的盈利和管理水平。

2.2 有助于提升企業的凝聚力

在現代企業制度下，人才是決定企業競爭力的核心要素之一，因此職工的穩定才能保障企業的穩定。而檔案不僅涉及企業的基本信息，也囊括了職工的基本信息，企業通過對其的深入分析，能夠幫助職工做好職業規劃，實現他們的成長與發展，同時檔案的真實性決定了它是證據提供的有力數據，它能保護企業與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛，從而確保職企關系的和諧與穩定。

3 企業檔案管理工作中的主要問題

3.1 觀念落后

雖然企業都重視起了檔案管理工作，但大多數情況下并沒有把握住“重視”的度，沒有真正意義上去了解它的工作內涵，沒有意識到它的重要性，沒有制定出科學、合理的規章制度來規范管理流程和行為，更沒有提供各種支持來為工作的開展創造良好的環境。

3.2 信息技術應用不足

雖然多數企業都在積極的探索信息技術在該領域內的運用，也購置了大量的設備予以支撐管理工作，但在實際的工作過程中，信息技術的運用并不徹底，設備的利用率也較低。多數情況下管理人員還是依賴于傳統的工作模式，對信息設備也僅僅是利用了其基本的輸出和輸入功能，另外，計算機硬件存儲空間也相對較小，無法滿足更多檔案的存儲，意味著現代化設備的運用了較低。

3.3 隊伍能力不夠

一般在開展管理工作時都忽視了檔案管理工作的全面性和整體性，加之檔案管理部門也沒有配置專職人員，造成人員短缺、管理滯后的現象;其次檔案管理人員都對網絡化信息技術的接觸較少，對設備的熟練程度也不高，無法推動檔案管理工作的信息化建設，基本還是沿用傳統的管理方法，管理起來較為困難。

4 加強企業檔案管理工作的有效措施

4.1 轉變管理思想

首先，企業要全面理解檔案管理工作的內涵，意識到它對企業發展起到的積極作用，并利用媒體傳播形式向企業內部予以廣泛的宣傳，讓每個部門、每個職工都能深刻的了解檔案管理，由此加大部門之間的相互配合和協調，從而為檔案管理工作的開展培育良好的環境和基礎;其次，企業要根據檔案管理工作的特點以及內容范圍來配置專業的管理人才，組建合格的管理隊伍。一方面可以通過組織集中學習的形式讓管理人員學習新的管理知識和技能，尤其是關于信息技術方面的內容，企業可以聘請或邀請專業領域的人才來現場講課、現場指導，提高管理人員的信息技術使用能力，從而構建出全新的信息化管理隊伍。

4.2 實現信息化建設

企業可以充分利用信息技術、網絡技術以及其他媒體終端、手機、平板等載體，利用各類應用軟件，建立開放服務中心，打造檔案資源共享平臺，從而創造全方位的服務工作。另外，在進行合理的合作數據庫選擇上，應保證對基本建設成本的供應保障促進，通過其相應的時間調整，從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數字檔案的規格管理，其實際的數據目錄，其實際的服務體驗，也有了較大的成本規劃處理。最重要的是利用信息技術來規范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以應使用不可擦除型光盤，以免計算機系統及網絡系統出現故障時導致信息的

丟失。

4.3 完善管理制度

企業要結合自身的實際情況，在法律范圍內建立屬于自己特色的工作機制，完善檔案工作信息化安全管理體系，將管理工作的“三納入、四參加、四同步”納入工作流程中，同時嚴格責任分工、規范過程管控，以此落實責任到人，從而約束從業人員的行為準則，同時輔以一些激勵機制，做到賞罰分明，確保管理工作的有效進行。以期通過完善的管理體系、科學的管理標準來提高管理工作的規范性。而其他部門也要按照這個標準來規范自己科室的檔案，并在統一的管理系統上進行資源的傳輸和分享。

5 結語

新時期的企業檔案管理工作被賦予了新的內容和標準，迫切需要對其進行創新與發展。企業要尊重市場的發展規律，不僅要全面分析檔案管理工作中的不足，也要從自身做起，轉變管理觀念，加強人員隊伍建設，更要充分利用信息技術、完善的工作機制來推動檔案管理的信息化建設，構建檔案管理工作的新格局，讓它的作用和價值得到充分的發揮。

參考文獻

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