如何提升機關事業單位檔案管理信息化水平

李雪琴

摘 要：在機關事業單位中，檔案管理工作內容繁雜并且其重要性也不言而喻，必須要投入更多的成本，充分引進信息化，提高檔案管理的效率和水平，給機關事業單位的長效發展帶來保障。同時，在機關事業單位中，檔案管理信息化建設能夠確保內容的安全性，保障檔案的利用效率。然而在機關事業單位中，其檔案管理信息化還存在一些問題和不足，必須要提高重視，確保檔案管理信息化的正常推進，提高機關事業單位的效率。

關鍵詞：提升;機關事業單位;檔案管理;信息化;水平

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.095

在機關單位中，檔案管理工作是我國國家檔案管理的一部分，同時也是日常的管理工作核心內容。在當前新時代發展背景下，做好檔案管理信息化建設尤為重要。因此，在檔案管理實踐中，檔案管理部門需要充分使用現代化的信息技術和設備，規范化采集檔案信息資源，并且加強對檔案信息的整理，做好檔案的存儲。在機關單位中，檔案管理信息化是向數字化管理轉型的必然要求，顯著提高檔案管理的質量，提高機關單位的檔案管理實效性。

1 機關單位檔案管理信息化的發展問題

1）機關單位檔案管理信息化意識不足。在當前，信息化快速發展和普及，這也使得機關單位的檔案管理信息化成為重要的研究可以。在檔案管理信息化建設的實踐中，常常面臨著管理層和工作人員缺乏信息化意識的問題。在機關單位中，要保障檔案管理信息化就需要經常召開會議，做好工作部署，同時從思想上提高認識。在這個基礎上，要做好對檔案的系統化管理。在機關單位中，因為檔案管理信息化意識的缺乏，造成檔案管理信息化建設十分落后，難以將信息化工作落到實處，這就使得多數的機關單位的檔案管理工作停滯不前。

2）機關單位檔案管理軟件和硬件比較落后。在機關單位中，硬件和軟件環境對于檔案管理的信息化建設有著重要的作用，同時也是機關單位開展檔案信息化管理的基礎。在當前，科學技術的發展使得檔案管理中必須要充分使用管理軟件，從而保證檔案管理的有效進行。然而，在機關單位檔案管理實踐中，一些單位也引進了信息化的硬件設備，但是卻沒有做好維護管理，這也使得管理軟件沒有充分發揮其價值。同時，一些引進管理軟件和機關單位的檔案管理工作沒有必然關系，這就影響了檔案管理工作作用的發揮。

3）缺乏完善的機關單位檔案管理模式。在我國，檔案信息化建設的起步相對比較晚，并且其理論基礎也比較薄弱，在管理經驗方面也存在著很多的不足和問題。缺乏充分的理論基礎，這就使得難以建立完善的管理模式，對機關單位的檔案管理信息化管理造成了嚴重的制約，甚至使得一些機關單位的檔案信息化管理工作十分混亂。在最近幾年中，我國信息化技術快速發展，并且信息化的應用也不斷成熟，然而在機關單位檔案管理中，信息化技術應用依然比較少，這就影響了檔案信息化的管理方式，因為實踐經驗不足，造成了管理模式的混亂，這也是當前面臨的重要問題。

4）機關單位缺乏專業的檔案工作人才。在一些機關單位中，檔案管理工作都是專門的檔案管理工作者進行。但是在實際的工作中，缺乏對檔案管理者的培訓，這就使得機關單位的檔案管理工作者的綜合水平難以符合信息化建設的需要。另外，在當前的多數機關單位中，其檔案管理工作者年紀都偏高，有的是從其他部門調過來的，他們雖然有著豐富的工作管理經驗，但是他們的年齡偏大，檔案管理信息化低，同時他們的工作能力參差不齊。只有高素質的檔案管理專業人才，才能夠給檔案管理工作的開展帶來保障，因此，機關單位檔案管理的信息化建設急需要專門的具有信息化意識和能力的檔案工作人員。

2 機關單位檔案管理信息化建設的對策研究

1）提高對機關單位檔案信息化管理的重視。在機關單位中，要提高對檔案管理信息化的重視，并且構建完善的管理機制，給檔案管理信息化開展奠定基礎，同時也帶來有效的保障。在信息技術快速發展的今天，檔案管理也需要與時俱進，不斷進行創新，對管理制度和模式不斷調整和優化，加強制度化建設。在機關單位檔案信息化管理實踐中，要明確指出其保存的時間方式，明確信息公開的程度等等，從而保障科學地規范地開展檔案管理工作。同時，要不斷完善和修改機關單位的檔案管理制度，不斷彌補空白領域，確保檔案管理工作的有效開展。

2）構建完善的機關單位檔案信息化機制。在機關事業單位中，有效的檔案信息化管理機制是工作的保障。在檔案信息化建設的實踐中，必須要不斷提高檔案工作和信息化的充分融合，并且及時發現工作中存在的問題，構建完善的管理機制。在要機關單位中，不斷增強其檔案信息化的程度，針對不同單位檔案信息系統比較分散的問題，加強對管理硬件和軟件的控制，構建完善的管理體制，保證信息化建設的整體性。

3）增加事業單位的信息化建設投入。在事業單位的檔案管理信息化中，硬件設施和軟件設施是確保檔案管理信息化開展的基礎和保障。然而在很多事業單位中，缺乏對檔案管理信息化的重視，并且沒有給予充足的資金支持，導致一些檔案建設的基礎設施落后，應用軟件不能滿足實際的需要。因此，在事業單位中，要做好硬件設施的采購，并且能夠按照實際的需要和業務狀況，不斷進行應用軟件的開發和引進，建設好檔案資源數據庫，給以后的檔案查詢提供幫助。

4）做好檔案信息資源的信息共享。在當前，機關單位檔案信息化管理在硬件管理和軟件功能發揮方面，還存在較多的問題。針對軟件應用環境混亂和硬件設施管理不到位的發展現狀，需要在實際的機關單位檔案信息化管理中加強對檔案信息共享的開發程度。通過信息資源的共享，打破傳統檔案管理模式中，各個部門的檔案信息管理各自為營的現狀。進一步明確檔案信息化管理的內容和范圍，明確的規范檔案管理過程中各項工作環節的注意事項和工作重點。實現檔案信息管理的現代化發展，保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

5）加強機關單位檔案管理信息數據庫建設。在機關單位中，加強檔案管理信息化建設是必然的要求和發展方向。為了實現信息化管理，就需要構建檔案管理的信息數據庫，這也是檔案信息管理工作的核心。同時，機關單位的檔案管理數據庫構建也是一項系統性的工程，是個長期的過程，因此，在開展相關工作時，必須要循序漸進，有序推進，要充分將信息技術和結合檔案管理內容結合起來，不斷協調合作，構建網絡開發式的數據庫和分布式數據庫，不斷提高檔案管理的實效性。

6）加強機關單位檔案管理工作人員隊伍建設。在機關單位檔案管理工作中，工作者的綜合素質和能力直接決定了檔案管理工作的效果。因此，在單位檔案信息化建設中，必須要加強人才隊伍建設，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質，提高他們的信息化技能，保障員工能夠符合信息化檔案管理的需要，才能夠確保檔案管理的規范化開展。另外，要不斷提高機關單位檔案管理工作者的責任心，增強他們的工作積極性，這樣才能給機關單位開展檔案管理信息化帶來保障。

3 結束語

綜上所述，在當前機關事業單位中，檔案管理十分重要，因此，機關事業單位要不斷創新，充分使用互聯網技術，加強檔案管理的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平，給機關事業單位的長效發展帶來保障。

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