加快醫院檔案管理信息化建設

周學榮

摘 要：現代化醫院擁有極高的智能化水平，對其進行管理的難度隨之降低。文章以此為背景，在對信息化管理價值進行概括的基礎上，結合醫院檔案所表現出特點，從信息化建設的角度出發，對切實可行的工作策略進行了提煉，例如，重視安全防護，希望能夠給相關人員以啟發。

關鍵詞：信息化建設;現代化醫院;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.096

醫院檔案是醫院運營所形成資料的統稱，其中，病案資料占較大比重，從醫院的角度來看，檔案不僅記錄了自身發展的過程，還為科研工作的開展提供了依據，使醫院管理獲得更為理想的成績。現階段，持續發展的技術，促使檔案管理朝著信息化的方向前進，如何使信息技術得到充分利用，成為人們熱議的話題。

1 信息化管理價值

1.1 符合社會發展趨勢

在多媒體、新媒體技術獲得持續發展的當下，編輯和存儲信息所適用方式，自然與過去存在較大差異，具體表現為：傳統管理通常以文字為主要載體，現階段，檔案管理所依托載體，逐漸由文字向聲音和視頻轉化，這也做所帶來積極影響，主要表現在兩個方面，其一是使信息內容得到直觀呈現，其二是為檔案的利用助力。由此可見，信息化管理與社會發展趨勢高度契合，要想實現持續發展的目標，加大信息化建設力度很有必要。

1.2 提高工作質效

醫院檔案的價值，除了記錄醫院發展歷程，還包括為科研、醫療教育助力，作為醫院管理不可或缺的重要一環而存在?；卺t院檔案所開展信息化管理工作，可使信息共享的設想成為現實，后續的檔案整理和歸集環節，通常也會擁有更為理想的表現[1]。除此之外，信息化管理還可降低醫院對檔案信息進行查詢的難度，向人們所提供服務的質量，自然會得到顯著提高。

1.3 增強服務內容

信息時代的來臨，為信息技術提供了融入各行各業的機會，檔案管理也在此列。對信息技術加以運用，既能夠降低管理和搜索檔案的難度，還可使內容更加多元且豐富，服務范圍得到擴展是必然結果。以互聯網技術為依托，共享檔案信息，一方面可使信息接觸范圍得到擴大，另一方面也為醫院提供了更多的服務途徑，信息傳遞給成本帶來的損耗隨之降低。當然，信息化管理還增加了管理人員獲取信息的方法，在條件允許的情況下，管理人員可綜合運用類比及篩選等方法，完成對檔案價值進行深入挖掘的工作。

2 醫院檔案信息化管理存在的問題

2.1 管理制度不夠精細化

現階段，醫院檔案信息化管理中尚且未能構建統一全面的管理制度標準，對各項工作缺乏細化與指導。相關問題存在不利于檔案科學有序管理與使用，是影響醫院檔案管理工作的重要因素，相關人員應對此提高重視力度，研究科學有效的管理制度體系。實踐過程中，造成管理制度精細化程度不足的主要原因分析如下：一是，檔案管理人員職責劃分存在問題，造成檔案收集和整理工作開展不夠及時，檔案信息化建設存在不足。二是，在醫院檔案管理中，信息化管理模式不先進，缺乏與醫院實際發展水平相適應的管理制度體系。分析目前問題，發現各醫院檔案管理缺乏統一標準，使得管理過程較為分散，影響檔案管理信息化實現。

2.2 檔案安全防護能力不足

檔案安全防護工作主要關注管理平臺運行和檔案安全建設等等。醫院檔案的信息化管理是目前工作重點，對相關方面存在的問題進行明確具有重要意義?，F階段，受到技術方面的局限性，檔案管理平臺運行保證作用未能完全發揮，影響檔案建設的科學性與完整性。醫院檔案信息化管理是未來發展趨勢，應認識到檔案安全防護能力不足具體原因，例如，安全系統中防火墻更新頻率不夠，系統故障未能及時解決等等。

此次，檔案安全防護中，也應關注互聯網開放問題，對網絡惡意攻擊事件提高重視力度。在醫院檔案信息化管理中，由于相關人員的安全防護意識不足，對管理平臺未能進行升級和維護，為木馬病毒的侵入等安全事故發生留下安全隱患，因此，提升醫院檔案安全防護能力是工作重點和主要方向。

2.3 專業管理組織建設問題

信息化管理過程中，檔案工作人員專業性不強，相關人員未能接受專業培訓，使得檔案管理人員技術應用能力不足，影響信息檔案管理工作進步。同時，在醫院檔案管理中，部分人員由護工人員或其他行政人員轉崗組成，人員變動較大，不利于醫院檔案管理水平提升。專業管理組織建設問題成為醫院檔案管理中面臨的主要難題。此外，檔案管理組織人員自己計算機技術和管理經驗不足，也使得醫院檔案信息化管理滯后，檔案管理內容混亂的重要因素。

2.4 管理設備與技術的落后

將先進技術引入醫院檔案信息化管理中，對提升檔案管理能力作用明顯，也是促使醫院內部管理工作有序化的重要表現。實踐管理中，存在管理設備與技術落后問題，對先進技術和管理理念未能進行充分利用，影響醫院檔案管理現代化、信息化發展。造成這一問題的主要原因是資金投入不足，對檔案管理信息化平臺和先進管理模式未能構建，影響檔案管理工作能力提升。同時，在醫院檔案管理日常工作中，相關人員未能對信息化技術進行應用，自身思想觀念落后，影響檔案管理工作進步與發展。

3 信息化建設策略

為有效改善上文提到的醫院檔案管理中存在的不足問題，在細化檔案管理制度、重視安全防護技術應用、構建專業化管理人員組織和更新管理設備方面，對醫院檔案信息化建設進行總體部署，致力于推進醫院檔案管理現代化進程。

3.1 細化管理制度

對檔案進行信息化管理所強調重點為實效性與安全性，只有建構完善制度，使管理工作擁有更為理想的規范化、科學化水平，才能確保管理人員對自身權責有準確認知，檔案數據所表現出安全性和完善性，通常會得到相應保障。

在確定管理制度時，管理人員所遵循原則為法治，以此為基礎，從創新化、規范化的角度出發，賦予管理制度更符合實際的內容。

長久以來，檔案管理的核心都是人為管理，即便有較為完善的制度，其所發揮作用仍十分有限，要想使上述問題得到解決，前提是做到制度至上，利用制度給人以約束。此外，在落實信息化管理工作時，醫院還要做到適應化與同步化，從三個方面出發，確保所建構制度，具備應有的實效性：首先，對管理流程進行細化，確保各項工作的開展，均有完善的步驟作為參考;其次，綜合多方因素，提出可使檔案安全性得到強化的策略，為電子檔案及文檔完整提供必要保護;最后，對管理標準進行整合，降低分類及歸檔難度，隨著工作量的減少，工作質效自然會得到提高[2]。

在信息化檔案管理制度的細化中，檔案管理工作應貫徹落實國家有關醫療領域改革與建設的最新理念與精神，在分析醫院檔案管理目前問題的基礎上，對目前檔案管理制度體系進行健全，使得醫院檔案管理工作更加規范化與科學化。同時，相關制度體系應用，使得檔案管理工作有據可依，切實提升了醫院檔案管理的現代化與信息

化[4]。實踐中，醫院檔案管理相關人員應認真閱讀《檔案法》，根據檔案法律法規中有關規定，對醫院檔案管理制度進行豐富，促使檔案管理工作內容更加具有先進性，與醫院檔案部門實際發展水平相一致。此外，在醫院檔案管理制度構建中，可參考的法律制度也包括《保密法》和《醫院檔案管理制度》。

對相關文件的應用是檔案管理制度建設的重要環節，相關人員可依據《檔案法》、《保密法》等文件，制定適合醫院檔案管理實際的規章制度體系，相關檔案管理主要包括了檔案的收集、歸檔、存儲、借閱和保密等等一系列模塊，同時，對檔案管理中的信息化建設內容進行設計，使得檔案管理的目標更加明確、管理職責與內容更加具有實踐意義。同時，醫院檔案管理制度細化中，應制定規范化的考核制度體系，對獎勵和懲罰制度進行完善，促使醫院檔案管理人員更加具有積極性，重視對先進管理技術應用，切實保證醫院檔案信息化管理過程的安全性，致力于在醫院內部管理中形成較為完善的制度體系。

3.2 重視安全防護

信息化管理所強調重點，主要是平臺運行與檔案安全。

3.2.1 平臺運行

處于運行狀態下的數字平臺，受系統錯誤或其他問題影響，極易出現導入錯誤、訪問攔截的情況，上述情況雖然不會給平臺帶來嚴重威脅，卻會使管理效率持續降低。要想使維護工作發揮出應有作用，醫院應從實際出發，通過對反饋機制進行建立的方式，確保系統故障均可得到高效排除。綜上，管理人員應對安全管理引起重視，將更多精力用于檔案處理，通過定期檢修并更新防火墻的方式，將安全漏洞出現的概率降至最低。

3.2.2 檔案安全

安全問題與管理系統存在密切聯系，信息化管理所依托載體，通常是開放的互聯網，要想使檔案利用更為便捷，被泄密的情況難以避免，若管理系統有漏洞存在，極易使系統面臨被惡意攻擊或篡改的問題，一旦信息泄露，給醫院所帶來后果，通常極為嚴重且難以逆轉。由此可見，嚴格限定并管理檔案與身份認證很有必要，這樣做可使信息安全性得到較為全面的保護。

3.3 建設專業組織

無論是檔案還是其他資料，要想獲得科學的信息化管理，均要有專業組織作為支持。而對專業組織進行建設的切入點，主要表現為：其一，重視管理系統的選擇。信息化管理的本質是利用先進系統，存儲所分類檔案，不同醫院往往對應不同運營方式與結構，因此，要想使所選用系統具備滿足預期的功能，管理人員應對醫院現狀和發展方向加以了解，確保信息系統與管理系統充分融合。其二，對專業團隊進行聘請。眾所周知，醫院檔案屬性和所涵蓋內容均較為繁雜，只有將前期工作交由專業團隊負責，由專業團隊完成數據處理、系統維護等工作，才能使各項工作表現出理想功能。其三，對檔案管理及相關工作而言，信息化建設是富有挑戰性與創新性的一項任務，因此，要想盡快將管理體系投入運行，定期組織人員培訓很有必要，詳細來說，就是由醫院為管理人員提供實操平臺，確保每位管理人員都擁有平等的機會和途徑，對自身能力進行鍛煉[3]。當然，信息化素質也是培養的重點，在條件允許的情況下，醫院可加大專業人才的引進力度，定期更新隊伍構成，為信息化管理注入前進的動力。

在專業化檔案管理隊伍建設中，應對基礎工作進行完善，通過檔案管理內容完善，使得醫院方案信息化水平提升。檔案管理人員應對各項活動進行精確記錄，并且通過計算機檔案管理軟件和平臺對相關資料進行歸檔與存儲，同時，管理過程中，應對信息化檔案應用方式進行明確，使得醫院檔案管理工作更加安全可靠。實踐工作中，應重視對醫院信息化檔案進行設計，對檔案管理人員在日常工作中出現的問題和錯誤進行指正，切實提升醫院檔案管理的信息化與現代化。在電子檔案管理中，應注重完善檔案資料，對相關檔案管理工作進行設計，使得檔案管理形式更加先進，改善以往檔案管理中無序混亂的局面。同時，在醫院檔案的現代化建設中，應對電子檔案進行統一的錄入與管理，使得檔案管理集中化與系統化，與醫院最新發展理念相

符合[5]。

實踐管理中，醫院檔案管理組織人員應重視對信息資源進行建設，通過對計算機硬件和軟件資源的利用，使得醫院檔案管理工作更加高效合理，與此同時，根據檔案管理實際情況，選擇合適的檔案管理技術方法，完成對醫院檔案資源數據庫的構建，使得醫院檔案真正意義上實現共享，方便醫院內部對檔案的調取與使用，信息數據庫是檔案信息化建設的主要形式。

3.4 更新管理設備

對檔案進行信息化管理所依靠主體，除了上文提到的先進理念和技術，還有專業設備與工具，由此可見，更新管理設備，同樣是信息化管理的準備工作。

在社會發展速度極快的當下，針對醫院檔案所開展管理工作，正面臨著與過去不同的嚴峻挑戰，無論是整理檔案，還是開發檔案，均以自動化、智能化為前提，此外，不斷增加的檔案數量，使得大量管理人員選擇以信息化設備為依托，完成日常工作。事實證明，趨于完善的信息技術，還有通訊設備的出現，均使工作效能的提高成為可能，采購并更新管理設備，可使無紙化辦公的設想成為現實，基于此所開展工作，通常能夠在技術方面獲得有力保障。