新時期高校教學檔案的信息化管理方案分析

倪佳

摘? 要：近年來，互聯網+這一新時期管理背景給各行各業的管理工作都提出了新的要求和新的挑戰，電子信息資源的利用率逐年提升、智能化管理模式的開發與使用、高校教育教學模式的升級與創新等，都為高校教學檔案信息化管理提供了發展的先決條件。信息技術對信息管理的變革影響日益成為理論界和實物界共同關注的話題，從高校發展現代化技術表現中可以發現，每一項管理決策的提出、每一個管理方案的制訂，都是為了提高管理效率和表現而服務。

關鍵詞：新時期? 高校? 教學檔案? 信息化管理

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）07（b）-0049-03

Analysis on the Information Management Scheme of Teaching Archives in Colleges and Universities in the New Period

NI Jia

（Heilongjiang University Library of Chinese medicine， Harbin， Heilongjiang Province， 150040 China）

Absrtact： In recent years， the Internet+，a new era management background， has put forward new requirements and new challenges to the management of all walks of life， the improvement of the utilization rate of the electronic information resources， the development and use of the intelligent management mode and the upgrading and innovation of the teaching mode in colleges and universities all provide the preconditions for the development of the informationization management of teaching archives in colleges and universities. The impact of information technology on the transformation of information management has increasingly become a topic of common concern in the theoretical and physical fields. From the performance of the development of modern technology in colleges and universities， we can find that every management decision is made and every management plan is formulated， it's all about management efficiency and performance.

Key Words： New period; University; Teaching file; Information management

對于高校來說，教學檔案既是高校教育的寶貴財富，也是每一名學生的學習履歷，它記載著教育教學的歷史，也承載著每個學子孜孜不倦學習、每個老師鉆研教育的辛苦。為了幫助高校教學檔案更加合理、高效、科學的管理，高校應當重視新時期、信息化時代對當前教學檔案管理工作的有利影響，從不足中吸取教訓，找到好的管理模式、推行好的服務方法。

1? 新時期高校教學檔案管理的不足與困境

1.1 管理信息冗雜，信息應用率低

高校教學檔案的內容是比較龐雜的、資源使用也是比較分散的，如多個學科、多個專業、多種檔案信息都需要不同的檔案載體來承載，且這些資源的記錄者、使用者也并不常用這些信息。實踐表明，過去通過傳統的檔案歸檔方式和檔案整理工具已經不能滿足現在的檔案管理需求，高校負責檔案管理的人員對檔案管理信息的掌握程度、應用使用能力是極為有限的，可以說在互聯網背景下，仍沒有建立信息化管理系統的檔案管理工作基本上“形同虛設”，一方面，檔案信息沒條理的存放會讓它的使用功能大大降低;另一方面，檔案信息資源無法及時分析，也讓教學檔案失去了原有的研究價值[1]。

1.2 管理方式陳舊，無法實現高效管理

在互聯網背景下，雖然高校在調整它的教學檔案管理體系，但是在信息管理平臺上還是比較保守的，一方面考慮到了信息安全及保障問題，另一方面考慮到平臺系統建立所需要的硬件設施、人力資源的投入成本。目前，高校運用的檔案管理資源大多是紙質版的，電子版、圖像、音頻視頻等資源信息有限，如果使用傳統方式來管理的話，信息的管理效率會明顯下降，再加上“局域網”“安全網關”下互聯網網速的局限性，導致很多時候高校信息平臺上的教學檔案是無法及時調取、使用的。有時，高校因為網絡技術不過關，還可能出現系統沒法自我修復，信息超載、服務器無法負荷等管理短板。

1.3 高校教學檔案管理信息安全未保證

當前，各大高校也紛紛嘗試信息化管理平臺，在大數據、云等技術和平臺的助力之下，教學檔案的管理也開始慢慢實現了現代化。但是實踐證明，落實信息化管理的教學檔案其安全性也依然存在問題，例如：教學檔案是由多個部門、多個人來完成記錄和整理的，如果訪問權限過低，則教學檔案的保密性也會跟著降低，如果訪問權限過高，則會加大管理難度，可謂存在很大矛盾。又如：教學檔案會涉及到學科研究成果、教師學生隱私、教育工作等保密問題，檔案教學的信息化管理雖然可以提高管理效率，但對于保密工作的管理要限制、監管的難度就大了很多。

2? 新時期高校教學檔案的信息化管理建設

2.1 完善高校管理信息化體系

上文提到了互聯網背景下信息資源儲備及編輯管理優勢，依靠這種信息資源優勢，高校可以大幅度建立其他功能服務平臺，以重組高校在信息服務上的內容及性質。例如：“云端”儲存，數字電子信息的儲存不需要耗費過多的精力去維護，只要保證它的安全性就可以了，所以在不斷擴充信息資源的同時，云計算可以將對應的信息同步灌輸到對應的功能服務當中[2]。以教案為例，每個老師的教案可以按照教案的專業、學科及教學時間為記錄特征，輸入系統中后就可以被系統所管理記憶，當有管理需要的時候，在信息系統中調取就可以了。信息化管理系統還可以對教學檔案進行分門別類，設立自動服務機器，利用“檢索功能”，篩除冗余信息，找到符合財務檢索標準的信息資源，這個信息資源總量與服務臺的總量是相當的。同時，在完善信息化體系方面還也可以通過一個功能性的界面來切入，分析、論述管理人員人員及其他負責教學檔案編輯和整理人員檢索信息的真實性和可靠性，給出系統最佳、最高效的信息傳送平臺。

2.2 構建信息化智能管理平臺

在新時期背景下，信息化管理服務要發生本質性的改變，例如：程序管理，更傾向于依靠服務中心平臺組建信息、傳播信息、優化信息，當信息處理完成后，教學檔案管理的管理信息也會被記錄，進而形成智能化管理的操作記憶。以調取某個學生檔案為例，信息被輸入電腦之后，學生檔案的記錄和修改是由多個端口來編輯和記錄的，但編輯管理的歷史是可以記錄的，所以當學生檔案管理存在疑問的時候，管理信息也可以作為管理依據為管理工作提供信息保障。同時，高校還可以將教學檔案管理以“信息分類”的方式進行分區域、分責任管理、分段管理，數據信息是儲存在后臺的數據系統中的，通過分區、分責任、分段管理，教學檔案會實現高效操作的同時，信息的準確性、及時性、高效處理性還可以完整保留。

在構建信息化職能管理平臺方面，高校可以尋求系統和平臺的智能化管理優勢和特征，結合高校教育教學現狀、管理特征及管理需求，對信息資源進行編輯、對信息管理程序和要求進行設計，讓管理平臺更適合學校教學檔案的管理現狀。例如：設置業務信息處理系統，將信息、業務信息、管理信息以及決策方向信息輸入到系統中，系統便會自動識別，并根據最終成型的結論信息模板，把信息發送給指定的部門或工作人員。如此一來，教學檔案及相關管理信息便可以在互聯網平臺下實現有效傳輸，信息的運算、處理和分析完全依靠系統來代替，也可以節省一部分人力和物力。

2.3 建立安全機制

高校需要重視安全機制的建立，如：計算機服務、云計算、區域網、互聯網環境以及系統平臺等安全條件都需要做出針對性的改變，針對部門、管理者、教師學生都給予不同安全屏障及訪問權限的信息服務能力，制定有針對性的管理方案，通過云端的虛擬化私有云部署模式來實現，從而構建一個私有館藏空間給每一個教學檔案的管理端口，使之面對不同層級的服務者擁有不同的訪問權限和操作權限，從而為其提供一座安全的“私有”信息數據系統。同時，利用安全技術，巧妙地規避掉不安全的計算機管理因素或問題，建造符合高校信息管理安全要求的安全防火墻，制作安全量級相對高的安全軟件，重視信息功能開發的同步安全功能升級與優化等。管理安全功能的開發，其功能的開發重點在于快速識別病毒、檢索病毒、屏蔽病毒，通過病毒信息、垃圾信息的高效處理，可以確保高校信息管理始終在一個安全、高效的環境下、水平下進行。

3? 結語

通過對新時期高校教學檔案管理工作的研究可以發現，確定引入互聯網信息管理模式和資源模式是對高校教學檔案管理工作未來變革發展的一項有利對策想法，這一技術革命和管理創新，鼓舞了高校管理在教學檔案信息使用上的優化與完善，拓寬了高校在高校管理機信息管理應用方面的創新思路，也迎合了當代高校管理工作的需求標準，可以說其發展價值很高、意義深遠。

參考文獻

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