醫院耗材采購流程的內部控制研究

張琳琳

[摘要] 長期以來，我國部分醫院缺乏完善的耗材采購管理機制，導致這些醫院在耗材采購過程中存在一些不規范、不合理的現象，給醫院利益造成了嚴重損害，也使得醫院管理出現較大漏洞。基于此，該文在闡述醫院耗材采購一般流程的基礎上，分別從醫院耗材采購的請購、采購、驗收、付款4個環節對醫院耗材采購流程的內部控制策略進行了詳細論述，希望能為提升我國醫院耗材采購的內部控制水平提供一些有益的借鑒。

[關鍵詞] 醫院耗材;采購流程;內部控制;請購環節;驗收環節

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）09（c）-0089-03

[Abstract] For a long time， some hospitals in our country lack a perfect consumables procurement management mechanism， which leads to some irregular and unreasonable phenomena in the consumables procurement process of these hospitals， which has caused serious damage to the interests of the hospitals and made the hospital management more loopholes. Based on this， on the basis of explaining the general process of hospital consumables procurement， this article discusses the internal control strategy of hospital consumables procurement process in detail from the four links of hospital consumable procurement， purchase， acceptance， and payment， hoping to improve the internal control level of hospital consumables procurement in our country and to provide some useful references.

[Key words] Hospital consumables; Procurement process; Internal control; Requisition link; Acceptance link

在我國，醫院是一個非常重要的單位，事關國計民生，對人民生活穩定和經濟發展都有著很大的影響。為有效發揮醫院職能，提高醫院的社會價值和經濟價值，醫院必須高度重視內部控制工作，充分發揮內部控制的作用，不斷提升醫院醫療水平，控制醫院采購成本，為醫院健康有序發展提供不竭動力。作為醫院開支的大頭，耗材采購向來是內部控制的重點環節，強化對醫院耗材采購流程的內部控制，對于構建醫院耗材陽光采購機制、堵塞醫院耗材采購管理漏洞、促進醫院健康可持續發展具有非常重要的作用。因此，研究分析針對醫院耗材采購流程的內部控制策略非常必要。醫院耗材采購的流程一般包括請購、采購、驗收和付款4個環節。

1? 醫院耗材采購的一般流程

①請購。醫院有關部門應在耗材使用量不足之前提出耗材采購申請，經部門負責人簽字同意后，報醫院管理人員，經管理人員簽字后，把申請耗材數量交給招標采購中心進行采購。②采購。按照耗材采購審批表的內容，采購部門到市場上進行采購。為確保采購活動的合理性和科學性，醫院應建立健全職能分離制度，保證不相容職位間的獨立性，有效提高耗材采購質量。③驗收。耗材采購完后，交由醫院專門人員對耗材質量進行驗收，采購耗材的質量必須完全符合醫院采購標準，耗材質量不符合要求的應辦理退貨手續。④付款。醫院財務部門按照財務政策規定，在耗材驗收入庫以后進行付款。付款前，財務部門應仔細核對被采購企業的簽字情況和采購發票情況，在所有手續齊全、有效、達標的情況可以付款。付款環節應重點完善不相容職務分離制度，復核付款金額，確保采購耗材與付款金額相匹配，避免給醫院造成不必要的損失。

2? 醫院耗材采購流程的風險分析

醫院耗材采購涉及的資金數額大、耗材類型多，采購環節也較多，這導致風險可以出現在多個節點。例如，在請購環節中，單價不高的耗材的采購審核較為寬松，引進后存在一定的使用風險。采購部門的計劃編制是基于以前的采購記錄和對未來病人需求的預測，但這也可能面臨供給與需求矛盾的風險;又如，在選擇供應商時，若供應商選擇失當，就可能面臨交貨延期、貨物質量不高、不能提供發票等風險;又如，在驗收時，可能存在驗收工作缺少依據、出現無效驗收等風險。

針對醫院耗材采購風險點多面廣的現狀，采購人員必須從各個環節著手，強化全過程內部控制，確保采購質量，嚴防采購風險。

3? 醫院耗材采購流程的內部控制策略

3.1? 請購環節

①明確科室權限。目前，在決定采購耗材的規格方面，醫院科室主任的權力過大，甚至能夠指定耗材的供應商，嚴重影響了對耗材采購的管理。所以，需要對醫院科室請購的范圍和權力進行詳細規定，明確科室請購的權限，且以制度的形式固定下來。另外，請購單需對采購耗材的類別、規格、質量等級、數量、到貨時間、有關標準和要求等事項進行明確說明。

②明確審批職責。因科室部門間的運作是獨立的，不同部門同時請購往往會出現重復審批的情況。另外，為防止出現不合理或過量采購，避免資源浪費，提升科室部門利用資源的效率，需對審批部門的職責和權限進行明確。審批部門應根據預算計劃及相關規定，考慮合理性、必要性和適當性，對科室提出的請購給予審批。審批的基本原則是在保證科室合理需求的基礎上，有效避免和控制不必要的采購。審批流程為：科室部門按照權限申請耗材采購，將請購表提報設備處、招標采購中心對規定權限內和年度預算內的申請予以審批，對于超出該范圍的申請，交由分管副院長進行審批。

③請購審批分離。審批和請購是互不相容的兩個職務，假如這兩個職務由同一個部門或同一個人負責，不但容易出現錯誤行為，而且可能出現掩蓋舞弊事實的行為。把審批和請購業務分別交由不同的人員和部門來管理，可有效實現內部的相互牽制，大大減少采購過程中舞弊風險發生的可能性。一般來說，應由需求科室提出請購申請，經由設備處、分管副院長審批之后，招標采購中心的采購流程才可繼續。

④緊急請購或臨時采購的處理。緊急請購或臨時采購屬于預算外采購，應當特事特辦，開辟采購綠色通道。比如面對突發公共衛生事件時，如果再按常規審批流程操作，往往會對工作造成一定程度的影響。因此，在特殊時期醫院耗材采購應遵循以下3個方面的原則：第一，構建采購綠色通道;第二，提高效率，保證時效;第三，全程留痕，存檔備查。

3.2? 采購環節

①招標文件的編寫。招標文件一般由商務條款和技術條款兩部分組成。商務條款主要決定采購的價格、供貨時間以及付款方式等，商務條款不合理會對醫院日常運營造成很大影響，導致醫院出現資金方面的壓力。技術條款主要決定采購耗材的質量，一般根據需求科室提報的技術規格說明書進行制定。所以，醫院招標采購中心需要與設備處、財務部門以及其他部門加強協作，結合醫院具體實際編寫耗材招標文件。

②對供應商評價系統的完善。招標采購中最為關鍵的一環就是對供應商的確定，只有確定好供應商，才可有效減少采購策劃成本、確保采購耗材的質量。所以，醫院應構建完善的供應商評價指標體系，從組織運用情況、產品情況、信息溝通交流情況等多個方面構建對供應商的全面評價指標。另外，對這些評價指標要最大限度地進行量化，特別是一些關鍵性的指標，例如：準時交貨率、價格優勢、退貨處理時間、批次退貨率等。

③招標文件與評標文件分離。編制評標文件和招標文件為兩個不相容的職務工作，應當由不相關的部門或人員擔任，從而有效減少內部舞弊帶來的風險，降低出現采購回扣的概率。另外，明確分工可大大提升招標的效率，減少決策的失誤。一般情況下由招標采購中心負責編制醫院耗材招標文件，并設立單獨的評審委員會來評審各招標文件。為提高評價過程的準確性、全面性，通常評審委員會要由財務處、設備處、審計處、需求科室等涉及采購的各部門代表組成。護理、臨床等方面的人員參加比例要在2/3以上，評標人員數量應為單數，一般為5～11人，應隨機從專家備選庫中抽選以上人員，必要的情況下可從院外聘請相關專家參加評審工作。

另外，對于特殊時期的耗材采購應有特殊規定，例如在疫情防控期間，醫院耗材緊急采購可實施采購項目電子化操作，最好在線提供采購文件、在線提交投標文件，并實行電子評審、電子開標等。

3.3? 驗收環節

①入庫登記。庫管員在耗材到貨后，應按照隨貨憑證認真檢查貨物的外形和數量，經檢查無誤后，全面登記耗材的情況，并給驗收小組、設備處出具入庫通知單，給供貨商出具供貨單。

②貨物檢驗。醫院各部門派出聯合驗收小組，按照耗材驗收入庫制度的相關規定，認真對照經批準的耗材請購單、訂購單的相關內容，對耗材的規格、品種、質量、數量以及其他有關內容及時進行審核驗收，經驗收合格后，出具驗收報告。另外，根據收到的耗材訂購單編制驗收單，一式三聯，醫院設備處、財務處、招標采購中心各留存一份。

3.4? 付款環節

①編制付款憑單。為確保順利開展采購的后續工作，醫院設備處應在收到貨物驗收單以后及時付款給供應商。另外，為有效防止采購員發生徇私舞弊行為，應對有關申請付款文件進行嚴格要求。設備處應當對供應商的發票以及有關的訂購單、驗收單、采購合同、請購單等進行獨立的審核，在對這些單據的合法性、真實性、完整性和合規性確認無誤的基礎上，填寫預先編好的付款憑單，同時要對付款憑單數額、單據填寫的正確性進行仔細核對檢查，然后把以上文件交給審計處進行審核，由審計處確認無誤后，再向財務處申請付款。

②審核發票。財務處應重點對訂購單、驗收單、合同協議、請購單等有關憑證進行審核，主要審核驗收單上是否有設備處保管人員和驗收人員的簽字，請購單上是否有設備處保管人員和相關科室人員的簽字，訂購單上是否有設備處采購人員的簽字;發票上的耗材名稱是否與請購單、驗收單、訂購單上的耗材名稱相一致;應進行集中招標采購的耗材，是否有合同協議;有關支付款項是否經過了集體簽字或經具備審批權限的人員簽字同意等。經財務處審核通過后，方可進行貨物付款，同時財務處要對耗材采購事項進行會計記賬，財務處與需求科室每月要對耗材采購賬目進行核對，以確保賬實相符。

與此同時，為加強對耗材采購各個環節的監督，醫院應當建立獨立的內部審計部門，通過紀委和審計部門定期或不定期地對醫院各耗材采購環節進行檢查，監督耗材采購各環節的行為是否合法合規，防止出現徇私舞弊、弄虛作假、收受回扣等不法行為，最大限度地發揮紀委和審計部門的監督職能，確保醫院耗材采購各環節中會計信息的合法性和真實性，保證醫院采購耗材的質量，有效控制醫院的成本費用。在審計過程中，一旦發現違紀違法行為，要嚴肅追究相關責任人的責任，做到違法必究。對于審計人員在工作中存在不恪盡職守、不遵守審計原則等行為的，要及時將其調離審計崗位，確保審計工作的真實性和有效性，從而不斷完善醫院內部控制制度及內部監督體系，切實發揮醫院內部審計部門的監督職能。

4? 醫院耗材采購內部控制的保障措施

4.1? 優化內控環境

醫院應建立耗材采購管理小組，由財務部、采購部、物資供應維護部、監察審計部等部門共同組成物資采購小組，負責對耗材采購進行組織領導，提出質疑和建議。同時，還應明確各個部門在執行、監督方面的職責，分解業務流程，把責任落實到具體人和科室。見表1。

4.2? 加強采購人員管理

醫院應加強對采購人員的技能培訓，強化其內部控制意識，督促采購人員熟練掌握好采購的制度與紀律。可通過邀請專業人士授課的方式提升采購人員的法制觀念，并通過執業許可制度激勵員工參與繼續教育，提升自身專業技術水平。其次，醫院應建立耗材采購內控評價機制，評價采購產生的經濟效益，以采購時間、采購質量和采購效果3個指標衡量采購人員的績效，通過目標績效考核來增強采購人員的內生動力。

4.3? 建立風險評估體系

醫院應建立采購業務風險評估小組，小組要涵蓋采購部、物資供應維護部、監察審計部等部門，還可以邀請外部專家學者，小組應持續關注耗材采購的可持續性，通過流程圖分析、問卷調查、研討會等方式識別采購風險，吸取經驗教訓，分析可能出現的風險和可能引起的后果，提出針對性的風險防范策略。

5? 結語

綜上所述，醫院只有高度重視內部控制體系建設，才可有效提高對耗材采購的管理水平，采取針對性措施對耗材采購過程中的突出問題實施有效管理。因此，醫院應從耗材采購的請購、采購、驗收、付款等各個環節入手，加強內部控制，確保耗材采購的質量，有效控制耗材采購成本，更好地促進醫院實現可持續發展的目標。

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（收稿日期：2020-06-26）