基于信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務研究

魏文娟

摘 要：文印管理在高校管理中占據的位置非常重要，文印管理的質量會直接影響教師的教學科研工作與學生學習生活的水平，目前很多學校文印管理內容和過程依然存在不足之處，特別是一些高校的文印管理工作無法適應信息化時代要求，在管理信息化及自助服務存在漏洞，該文從實踐出發，以提升效率、成本控制及隱患排除為目標，探索針對管理信息化及自助服務的文印管理策略。

關鍵詞：信息化時代? 高校管理? 文印管理? 自助服務

中圖分類號：G647? ?文獻標識碼：A

Abstract： At present， there are still deficiencies in the content and process of document management in many schools， especially the document management in some universities cannot adapt to the requirements of the information era， and there are loopholes in the management of information technology and self-service. This paper explores the management strategies for informationization and self-service from a practical point of view， with the objectives of improving efficiency， cost control and eliminating hidden problems.

Key Words： Information age; University management; Document printing management; Self-service

文印管理是現代高校管理中極為重要的內容，受到高校管理者的密切關注。但在信息化時代，如何做好印管理信息化及自助服務，依然有很多工作要做。目前，還存在服務效率不高、成本居高不下等問題，在一定程度上限制高校管理質量水平提升[1]。因而，高校有必要增加在信息化方面重視程度，并使應用力度得到同步發展，逐步產生理想的文印管理信息化和自助服務效果，便以此為突破口，使高校管理向高質量發展階段邁進。

1 高校文印管理信息化及自助服務平臺研究

現在很多學校都可以滿足最基本文印信息化與自助服務的管理要求，學校所普遍應用的信息化系統平臺，通常會涉及服務器、控制端、復印機、刷卡器等環節。根據學校工作重點的區別，在管理方面已經實現了不同程度的自助化服務。部分學校基于學生所持有的一卡通或者教師所的手機，開發了自助數碼復印打印等應用場景，廣大教師和學生可以通過一卡通刷卡、手機微信掃碼等形式，使用數碼復印打印一體機，完成掃描、打印等操作，費用結算采取直接系統扣除的形式。目前自助服務式復印打印機已經具有無人管理的初步形態，能夠有效節省文印管理方面的成本[2]。此外，信息化文印系統平臺的使用，能夠有益于文檔打印及網絡傳輸達到理想效果。教師和學生可以把需要打印或傳輸的相關文檔進行掃描，在掃描后自動保存于網絡平臺中，方便其他用戶基于現實需求，自行于信息化平臺中下載、打印、復印或分享該文檔，并通過手機等形式支付。

2信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務方向

信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務，包括競爭機制、外包服務引入兩個可行方向。

2.1有序文印競爭機制的倡導

在符合國家法律與學校規章制度的前提下，可倡導透明有序的文印競爭，這種競爭方式的直接受益者是用戶。對于競爭而言，不應當只停留于價格方面，而是要在文印質量、完成時間、服務便捷度等方面都能有所突破。一般從屬于高校圖書館的文印中心，同學校所經管的中心書店文印業務會有重合之處，然而它們在人員體制方面存在區別，業務面向對象及服務項目也有差異[3]。所以，可以在學校中形成文印工作良性的、能夠互相補充的競爭狀態，以便更好地為管理信息化及自助服務提供便利。例如：圖書館的讀者自助文印系統若有無線文印系統的支持，以及無需人員值守的便捷支付手段，則可以刺激學校整個文印體系的革新，突出競爭機制的價值。

2.2合理文印外包方案的形成

一些研究認為，作為一種新興綠色辦公文印服務模式，如果能夠將高校文印服務進行外包，則可突顯出節約、高效、環保、安全等方面的優勢，因此是值得高校給予重點關注與支持的[4]。而另有研究結果表明：政府采購始終會給具有環保節能特點的產品以關照，而這些產品如果引入外包形式，在市場表現上也確有提升工作效率與降低能耗的雙重優勢，所以高校高重視合理文印的外包方案，從不同模式著眼展開探索，其一是全外包模式，即全部硬件、耗材、維護與服務均納入到外包體系，不擁有設備所有權，在出現設備老舊等問題時，也可以統一由外包服務提供者收購，這可以免除固定資產管理麻煩，有效節約文件處理成本[5]。其二是高校自己購買機器，而將耗材外包，或者自己購買機器、耗材，而將維修服務外包，不同外包模式在費用上存在差別，高?？梢砸暻闆r需要做出選擇。具體操作時，高?？梢赃x擇那些在外包服務方面有先進運營管理經驗的公司，以及有先進維護工作水平的服務商，與之簽訂協議，讓其量身制訂科學的文印辦公管理方案，并參與到辦公文印系統建設中。另一方面，高校需要給外包方提供相應的配合工作，基于實際需求給予相應的支持，以方便高校文印管理信息化及自助服務的發展，提高工作效率。

3信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務對策

在上述兩個方向變革的過程中，高校文印管理信息化及自助服務還有對應對策的配合，作為在尚未完全達到競爭機制理想狀態以及尚未真正做到全部服務外包時的方法支持。

3.1良好環境的創設

高校需要創建友好程度更高的信息安全環境，以便讓管理信息化和自助服務處在理想的狀態。對于在現時階段高校文印管理的突出問題，特別是信息安全方面的問題，負責高校文印管理工作部門還有其具體人員，可以利用給有特殊安全需求人員提供更優安全環境的方式來處理。例如：高校內某一科研部門要完成涉密工作，那么便可以使其引入相關的文件安全管理軟件，用于保障有關的信息安全[6]。對于這類軟件所提要求是能夠產生對文檔調用即時監控、及時預警的效果，若出現有人調用文印設備進行文檔調取活動情況，則軟件可以有效監測關鍵詞，若涉密文件的關鍵詞出現在提示區，便可以在第一時間把檢索監測信息發送至管理者處，這將有效增加調用的合規性與安全性[7]。另外文印信息化管理和自助服務時，身份識別功能的引入極有必要，例如：為了防止校園一卡通的遺失與被盜用問題，可以采取刷卡同輸入密碼相關聯的策略實施預防，此時文印信息化管理與自助服務將有更高的安全性，如果和取消過期、掛失補辦、凍結解凍等形式有機結合起來，便可以成為使用者方便、快捷與安全的重要保障。

3.2 硬件技術的支持

在開展信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務時，一定要注意對有關硬件設備和軟件技術進行革新，從而使環境創設工作做到更好。在具體的操作過程中，除了相關硬件設備的革新以外，應把工作重點放在特定關鍵技術方面，例如：文字識別技術、圖形掃描技術、數碼印刷技術等，這些都是實現高校文印信息化管理與自助服務理想效果的必要技術，應當引起足夠的重視。借助掃描技術的變革，能夠通過前期預設必要參數的做法，達到網絡共享文件夾內各項資源檢索的效果，像重點知識、參考書籍、關聯文獻等均能夠做到資源檢索[8]。對于掃描技術而言，利用使用元數據記錄的做法，可以更好地進行系統整體集成管理，給高校系統間資源信息共享提供可能性。文印管理服務者可以從實際情況出發，再參考資源信息內容，設計保密系統，支持包括隱藏與只讀模式的文件的發送模式，為系統間整合推動提供支持。

3.3文印管理的成本控制

針對前文多次提及的高校文印管理的成本較高且利用不善問題，建議利用文印信息化管理契機給予及時解決。管理者可以適時引入復合機內置的、具有兼容功能的讀卡器，讓信息讀取速度更快，更利于平時使用與維護。這樣的做法能夠直接獲取高校內的一卡通信息，避免外置客戶端設置的繁瑣問題，可以節約很多資源?？傊P注文印管理的成本控制問題，可以使更多資源導向有效管理與服務，不但可以給高校師生提供更為智能、多樣、便捷、安全的文印服務，而且也利于高校文印硬件設備與軟件技術的統籌管理，避免重復購買與重復研究。

3.4身份方案的結合設定

在高校教學與科研的各項工作中，輸出資料文檔成為一種信息保存和信息交流的主要方式，而以現在的文印管理與服務情況來考察，師生的滿意度普遍不高，其原因一般在于廣大師生因為工作學習方向不同、需要不同，在資料檔案輸出、印刷方面的差異化要求也是客觀存在的，因此由使用印刷設備時的專人操作看起來是必要的。在探索自助文印服務時，又可以注意到它的必然趨勢及重要意義[9]。為了解決客觀存在的這種矛盾，應當突出身份與方案的結合設定，可以用校園一卡通確認使用者身份，并利用文印終端形成面對不同身份使用者的合理方案，這樣即便在撤離專人服務后，依然可以讓設備擁有結合使用者身份而進行恰當的功能選擇。

4結語

文印管理對于現代高校管理工作意義重大，這一點已經取得了普遍共識，然而文印管理存在實踐中存在諸多問題，如管理成本的居高不下、管理效率的差強人意、服務工作的舉措失當等，這便要求高校要以現代信息技術手段為依托，有意識地提升文印管理質量水平，并使管理角度向服務方向傾斜，逐步達到管理的信息化和人性化效果，真正做到方便教師與學生的工作和學習。因而，高校有必要增加在信息化方面重視程度，并使應用力度得到同步發展，逐步產生理想的文印管理信息化和自助服務效果，便以此為突破口，使高校管理向高質量發展階段邁進。

參考文獻

[1]劉艷超，王徽，王鑫.智能文印管理系統研究[J].中國設備工程，2021（13）：43-44.

[2]孫瑩波.基于精益管理理念的企業文印一體化建設淺析[J]. 企業文化（中旬刊），2020（4）：243.

[3]自助打印綁定校園卡系統? 破解高校打印服務難題——佳能校園自助文印管理解決方案服務校園師生[J].中國教育信息化，2014（2）：86-87.

[4]李翠超，付宇卓，徐巍.國家雙創示范基地3D打印服務中心建設和服務模式探索[J].實驗室研究與探索，2020，39（5）：143-148.

[5]劉麗鳳.二級預算管理背景下高校文印改革發展路徑探討[J].市場論壇，2019（12）：25-28.

[6]湯銘春.試論高校文印信息化管理的思考與探索[J].求知導刊，2018（33）：153-154.

[7]劉艷超.淺議高校文印管理工作[J].產業創新研究，2020（15）：188-189.

[8]秦霞.高校文印管理信息化系統開發研究——以廣西機電職業技術學院為例[J].廣西教育，2019（31）：189-192.

[9]孫羽.基于指紋識別的文印管理系統身份認證研究[D].廣州：廣東工業大學，2019.