淺析數(shù)字化檔案室建設(shè)及數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用

摘要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，在諸多行業(yè)領(lǐng)域中融合應(yīng)用，悄然改變了社會生產(chǎn)生活環(huán)境。在檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)開始廣泛應(yīng)用，與傳統(tǒng)檔案管理融合改革，可以有效改善傳統(tǒng)檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法和內(nèi)容創(chuàng)新優(yōu)化，降低工作量的同時，切實(shí)提升檔案管理水平。因此，新時期大力推動數(shù)字化檔案室建設(shè)是必然選擇，通過數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用長期安全保存檔案資料，為后續(xù)相關(guān)工作開展提供支持。本文就數(shù)字化檔案室建設(shè)展開分析，基于實(shí)際情況提出合理的數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用，便于推動我國檔案事業(yè)高水平發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù) 檔案管理 檔案室 電子檔案

社會主義現(xiàn)代化事業(yè)飛速進(jìn)步和發(fā)展，我國的檔案事業(yè)受重視程度進(jìn)一步提升，電子檔案的出現(xiàn)，極大地促進(jìn)了檔案資料的開發(fā)和應(yīng)用，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料高效采集、整理、保管和利用。因此，新時期推動數(shù)字化檔案室建設(shè)是必然選擇，也是自動化辦公體系不可或缺的構(gòu)成部分，為了提升數(shù)字化檔案室建設(shè)水平，應(yīng)積極融合數(shù)字化檔案管理技術(shù)，完善配套基礎(chǔ)設(shè)施和管理制度，以便于提升檔案管理有效性，全方位保障檔案數(shù)據(jù)信息安全。

一、數(shù)字化檔案室建設(shè)的必要性

數(shù)字化檔案室是傳統(tǒng)檔案管理機(jī)構(gòu)的升級轉(zhuǎn)型產(chǎn)物，圍繞電子檔案，通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料收集、整理、保管和共享利用，是一種新型的檔案管理模式。信息時代背景下，推動數(shù)字化檔案室建設(shè)是必然選擇，也是網(wǎng)絡(luò)時代下檔案管理業(yè)務(wù)升級的有效途徑。[1]

1.便于檔案資料的開發(fā)和保護(hù)。數(shù)字化檔案相較于傳統(tǒng)檔案資料而言，借助專門的技術(shù)設(shè)備掃描、數(shù)據(jù)壓縮轉(zhuǎn)換等方法處理后，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，錄入數(shù)據(jù)庫中，可以規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料容易丟失、破損的缺陷，降低檔案管理工作強(qiáng)度，全面保障檔案資料的安全性。

2.檔案利用高效化。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變到電子檔案，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的支持，可以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。通過建立數(shù)字化檔案室，構(gòu)建專門的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)檢索功能搜索關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)檔案資料快速定位，滿足讀者信息需求。[2]此種方式對傳統(tǒng)檔案服務(wù)流程進(jìn)一步精簡化，省略了紙質(zhì)檔案的煩瑣查詢和使用流程，也可以突破時空限制，隨時隨地為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

3.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享。新時期加強(qiáng)數(shù)字化檔案室建設(shè)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料不再是主要服務(wù)對象，通過掃描技術(shù)和計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并且通過建立數(shù)據(jù)庫分類存儲。檔案資料持續(xù)采集，便于檔案資料豐富化，資源高效整合，優(yōu)化數(shù)字化檔案管理流程，切實(shí)提升檔案管理的有效性。[3]

4.檔案形式多樣化。數(shù)字化檔案管理技術(shù)的融合應(yīng)用，在推動數(shù)字化檔案室建設(shè)的同時，可促使檔案承載形式逐漸多樣化，除了單一的紙質(zhì)載體以外，還包括聲音、錄像檔案資料，可以更加生動形象地記錄檔案資料，在數(shù)字化檔案中有著重要地位。建立數(shù)字化檔案室，通過聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案資料查詢和下載，提升聲像檔案資料的檢索效率，海量知識重復(fù)開發(fā)和利用，對于檔案資料利用率提升有著積極作用。[4]

二、數(shù)字化檔案室建設(shè)內(nèi)容

（一）完善數(shù)字化檔案室基礎(chǔ)設(shè)施

推動數(shù)字化檔案室建設(shè)，需要整合資源，積極完善配套的基礎(chǔ)設(shè)施和軟件，包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲器、掃描儀和打印機(jī)等設(shè)備，并將海量檔案資料分類存儲和利用。建立檔案管理軟件系統(tǒng)，在持續(xù)更新和完善下豐富軟件功能，形成性能優(yōu)良、安全可靠和方便使用的數(shù)字化檔案應(yīng)用系統(tǒng)，夯實(shí)技術(shù)保障，對于檔案資料的收集、整理、保管和利用具有積極作用。

（二）數(shù)字化檔案室網(wǎng)站建設(shè)

目前網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透到人們?nèi)粘Ｉ睢W(xué)習(xí)和工作各個環(huán)節(jié)，并且成為人們獲取和傳輸信息的主要途徑，可以為信息檢索、查詢和使用提供支持。通過數(shù)字化檔案室網(wǎng)站建設(shè)可以提升檔案資料檢索效率，線上和線下共同建設(shè)，設(shè)計(jì)合理、美觀和功能豐富的網(wǎng)頁，為用戶查詢檔案資料提供便利，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資料高效開發(fā)和利用。

（三）加快數(shù)字化檔案室安全建設(shè)

數(shù)字化檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料，可以創(chuàng)設(shè)更加安全可靠的檔案管理環(huán)境，改善紙質(zhì)檔案資料受潮、蟲蛀和破損等問題，但數(shù)字化檔案室需要連接互聯(lián)網(wǎng)，伴隨一定的數(shù)據(jù)丟失和病毒破壞的安全隱患。所以，加強(qiáng)安全管理十分必要，遵循信息安全等級靈活選擇前沿的安全保障方法和技術(shù)，便于助力數(shù)字化檔案室建設(shè)和運(yùn)行安全。

（四）建立數(shù)字化檔案室制度體系

數(shù)字化檔案室建設(shè)，離不開完善的制度體系支持，從以往紙質(zhì)檔案資料過渡到電子檔案分類存儲，不同存儲方式，在一定程度山?jīng)Q定了不同的檔案收集方式。因此，需要結(jié)合檔案資料特點(diǎn)建立較為完善的規(guī)章制度和管理體系，借助前沿技術(shù)手段來滿足檔案資料采集、文件掃描、圖像處理、文字識別、文件合成等多樣化的需求，提升數(shù)字化檔案建設(shè)質(zhì)量。

三、數(shù)字化檔案室建設(shè)和數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用存在的問題

（一）數(shù)字化檔案管理的意識較為薄弱

信息時代背景下，數(shù)字化技術(shù)手段廣泛應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料逐漸過渡到電子檔案，盡管電子檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大，但紙質(zhì)檔案仍然十分重要，不可丟失。加強(qiáng)數(shù)字化檔案室建設(shè)，主要對象是電子檔案，除了紙質(zhì)檔案，還有錄音、圖像和錄像等檔案資料需要進(jìn)行數(shù)字化加工。[5]紙質(zhì)檔案過渡到電子檔案，載體變化的同時，需要積極跟進(jìn)和轉(zhuǎn)變管理工作。但從實(shí)際情況來看，還有部分單位電子檔案生成、歸檔、保管工作缺乏完善的管理制度，致使后續(xù)的電子檔案管理工作不規(guī)范，存在很大的欠缺，亟待完善。

（二）數(shù)字化檔案信息安全性不足

數(shù)字化檔案室建設(shè)，需要依據(jù)實(shí)際情況靈活運(yùn)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)，在推動配套基礎(chǔ)設(shè)施完善的同時，檔案類型逐漸多樣化，一定程度上決定了形色各異的數(shù)字化檔案室。但是，大力推動數(shù)字化檔案室建設(shè)的同時，卻也伴隨著一系列的安全隱患，影響到電子檔案的實(shí)用性。數(shù)字化檔案可能受到黑客攻擊和病毒入侵，導(dǎo)致重要檔案數(shù)據(jù)丟失，造成一系列連鎖反應(yīng)。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

數(shù)字化檔案室建設(shè)，大量數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提出了新的要求。檔案管理人員在具備扎實(shí)檔案管理工作能力的同時，也要熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段。而實(shí)際上，檔案管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)，專業(yè)培訓(xùn)缺失，未能熟練運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)開展工作，不可避免地弱化數(shù)字化檔案管理技術(shù)積極效應(yīng)的發(fā)揮，為后續(xù)檔案資料使用帶來不良影響。

四、數(shù)字化檔案室建設(shè)和數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

（一）整合多類型檔案資源，推動數(shù)字化檔案室標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)字化檔案室建設(shè)，需要相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)干部予以高度重視，遵循標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)原則，增加數(shù)字化檔案室建設(shè)資金投入力度。積極整合各類型的檔案資料，集中存放和管理，配備溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)、空氣除濕機(jī)、磁介質(zhì)檔案防磁柜、智能電動檔案密集架、消毒滅菌劑等設(shè)施，配備掃描儀、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)和激光打印機(jī)等設(shè)備。在數(shù)字化檔案管理技術(shù)支持下，依據(jù)檔案館特色優(yōu)化設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)，定期更新軟件漏洞，豐富軟件功能，提升軟件系統(tǒng)的運(yùn)行可靠性，切實(shí)提升數(shù)字化檔案管理水平。

（二）基于檔案影響系統(tǒng)掃描檔案資料，建立數(shù)字化檔案管理平臺

提升數(shù)字化檔案管理水平，需要靈活運(yùn)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)手段，輔助檔案管理工作高效展開。結(jié)合檔案館館藏資源情況，分析哪種類型檔案資料查詢利用率較高，有針對性地進(jìn)行掃描錄入，通過數(shù)字化形式安全保管存儲，提升檔案數(shù)字化水平。基于檔案影響系統(tǒng)，無論是文字還是圖紙等檔案資料，均可以通過掃描儀和檔案影響系統(tǒng)掃描錄入到系統(tǒng)中，形成圖像文件，并且對檔案資料質(zhì)量檢查后，分析其是否具有保存實(shí)用價值。在此基礎(chǔ)上，設(shè)立數(shù)據(jù)庫，通過檔案代號索引形式來形成電子檔案。此種方式便于提升數(shù)字化檔案管理水平，具備豐富的檔案管理、檢索和利用等功能。結(jié)合目前實(shí)際情況來看，數(shù)字化檔案管理平臺初具規(guī)模，取得了較為理想的成果。

（三）系統(tǒng)內(nèi)建立檔案索引目錄，計(jì)算機(jī)管理檔案庫房

將檔案資料掃描錄入到系統(tǒng)后，基于計(jì)算機(jī)來管理檔案庫房，查詢更加便捷，可以大大降低人工強(qiáng)度。檔案庫房管理中，可以將檔案密集架層作為橫向坐標(biāo)，密集架號為縱向坐標(biāo)，二者交叉點(diǎn)即不同檔案卷位置。充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案資料存放位置精準(zhǔn)、快速定位，為檔案信息查詢提供支持，避免人工檢索時間長、工作量大的弊端。另外，在網(wǎng)絡(luò)上可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程借閱和還書，管理人員可以通過系統(tǒng)遠(yuǎn)程進(jìn)行日常管理，切實(shí)提升數(shù)字化檔案管理效率和質(zhì)量。在引進(jìn)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的同時，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)化檔案管理人才培養(yǎng)力度，結(jié)合單位工作實(shí)際情況，定期組織檔案管理人員崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)，提升其檔案管理業(yè)務(wù)能力和計(jì)算機(jī)操作水平。所以，檔案館應(yīng)堅(jiān)持請進(jìn)來、走出去的原則，引進(jìn)復(fù)合型人才，打造一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)提升數(shù)字化檔案室服務(wù)水平。

五、結(jié)語

總而言之，面對新時期數(shù)字化檔案室建設(shè)和發(fā)展要求，需要正確看待數(shù)字化檔案管理技術(shù)手段的融合應(yīng)用，挖掘數(shù)字化檔案潛在價值，完善配套制度體系。在增加資金投入和培養(yǎng)人才基礎(chǔ)上，推動數(shù)字化檔案管理理念和方法轉(zhuǎn)變創(chuàng)新，增強(qiáng)檔案管理安全意識和責(zé)任意識，在經(jīng)驗(yàn)積累中穩(wěn)步提升數(shù)字化檔案管理水平。

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[4]閆冬俠.高職院校檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定與數(shù)字化檔案室建設(shè)的思考[J].網(wǎng)友世界·云教育，2014（17）：268.

[5]孟慶華.淺析數(shù)字化檔案室建設(shè)及數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用[J].卷宗，2020，10（23）：84.

（作者簡介：王威威，女，本科，吉林省社會保險檔案管理中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 葛星星）